నేను మొదట ఇతరులను నిర్వహిస్తున్నప్పుడు, నా బృందంలోని ఒక విశ్లేషకుడు ఆమె కంప్యూటర్లో నాకు అవసరమైన పత్రాన్ని కనుగొనడానికి ప్రయత్నించినప్పుడు నేను ఓపికగా నిలబడి ఉన్నాను. - ఐదు నిమిషాల తరువాత - ఆమె దానిని కనుగొనలేకపోయిందని మరియు ఆమె ఫైల్ను కనుగొన్న వెంటనే నాకు ఇమెయిల్ చేస్తానని చెప్పినప్పుడు, అది నాపై చాలా తక్కువ అభిప్రాయాన్ని మిగిల్చింది (మరియు ఆమె ఏ ఇతర బంతులను పడేస్తుందో నాకు ఆశ్చర్యం కలిగించింది ).
కాబట్టి, నా నుండి తీసుకోండి: మీ ఫైల్లు మరియు ఫోల్డర్లకు పేరు పెట్టడం మరియు నిర్వహించడం నేను కవర్ చేసిన సెక్సీయెస్ట్ టాపిక్ కాకపోవచ్చు (మీకు బడ్జెట్ మరియు ఎక్సెల్ చిట్కాలను తెచ్చిన మహిళ చెప్పింది), నేను మీకు మాట ఇస్తున్నాను, ఇది ముఖ్యమైనది. క్రమబద్ధీకరించిన ఆన్లైన్ నిల్వ వ్యవస్థను కలిగి ఉండటం మీ జీవితాన్ని సులభతరం చేస్తుంది మరియు మీకు ఎక్కువ సమయాన్ని ఆదా చేస్తుంది, ఇది మిమ్మల్ని మరింత వ్యవస్థీకృతంగా మరియు మీ విషయాల పైన మీ యజమాని మరియు సహోద్యోగులకు కనిపించేలా చేస్తుంది. జీవించడానికి మీ మార్గదర్శకాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి.
1. మీ డెస్క్టాప్ మీ వర్చువల్ డెస్క్
మీ యజమాని మీరు స్లాబ్ అని అనుకోని విధంగా మీ డెస్క్ను స్పష్టంగా ఉంచమని ప్రజలు ఎలా చెబుతారో మీకు తెలుసా? ఇది మీ కంప్యూటర్ డెస్క్టాప్కు కూడా వర్తిస్తుంది. ఈ వారంలో మీరు పనిచేస్తున్న ఫైల్లను ఉంచే స్థలం ఇది, మీరు అందుకున్న ప్రతి అటాచ్మెంట్ను లాగవలసిన ప్రదేశం కాదు.
మీ డెస్క్టాప్ను వీలైనంత తక్కువ ఫోల్డర్లకు తగ్గించమని నేను సిఫార్సు చేస్తున్నాను. మీరు ప్రస్తుతం పనిచేస్తున్న ప్రతి పెద్ద ప్రాజెక్ట్ కోసం ఒకదాన్ని కలిగి ఉండండి, అలాగే మీ మాస్టర్ వర్క్ ఫోల్డర్ను కలిగి ఉండండి, ఇక్కడ మీరు మిగతావన్నీ సులభంగా యాక్సెస్ చేయవచ్చు. మీరు ఇంకా లేకపోతే, మీ డెస్క్టాప్ను గ్రిడ్కు సెట్ చేయండి (కాబట్టి మీ చిహ్నాలు ఎప్పుడూ అతివ్యాప్తి చెందవు) మరియు సత్వరమార్గాల యొక్క గొప్ప ఆనందాన్ని కనుగొనండి.
మీ హోమ్ స్క్రీన్కు నిర్మాణాన్ని తీసుకురావడానికి మీకు కొంత అదనపు సహాయం అవసరమైతే, డెస్క్టాప్ ఆర్గనైజింగ్ అనువర్తనాలను ప్రయత్నించండి, మాక్స్లో క్లీన్ లేదా డ్రాగ్ థింగ్ లేదా పిసిలలో కంచెలు.
2. ఫోల్డర్లకు వ్యూహం ఉండాలి
చాలా మంది ప్రజలు ఓవర్-ఫోల్డర్ లేదా అండర్-ఫోల్డర్ అని నేను గమనించాను, కాని కొద్దిమంది దానిని సరిగ్గా పొందుతారు. మీరు ఎక్కడ పడిపోతారో తెలుసుకోవడం ఎలా? మీ సర్వసాధారణమైన లేదా ఇటీవల ఉపయోగించిన ఫోల్డర్లలో కొన్నింటిని చూడండి మరియు వాటిలోని పత్రాలను లెక్కించండి. డజన్ల కొద్దీ మరియు డజన్ల కొద్దీ ఫైళ్లు ఉంటే, మీరు బహుశా కొంచెం ఎక్కువ నిర్మాణాన్ని ఉపయోగించవచ్చు; అయితే వర్క్ ఫైల్స్> క్లయింట్ ఎ> 2012> నవంబర్> సేల్స్ రిపోర్ట్ క్రింద ఒక పత్రం మాత్రమే ఉంటే, మీరు ఖచ్చితంగా దీర్ఘకాలిక ఓవర్ ఫోల్డరర్.
నేను కట్టుబడి ఉండటానికి ప్రయత్నించే కొన్ని నియమాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:
3. ఫైల్ పేర్లకు ఒక ఉద్దేశ్యం ఉంది
మీరు ఫైల్కు పేరు పెడుతున్నప్పుడు, ఏదో అర్థం ఉన్న పదబంధాన్ని ఎంచుకోండి. నాకు DSC1045.jpg లేదా డ్రాఫ్ట్ ఐడియా.డాక్ అనే అటాచ్మెంట్ లభిస్తే , అది ఏమిటో తెలుసుకోవడానికి నాకు సులభమైన మార్గం లేదు - లేదా మరీ ముఖ్యంగా, తరువాత వెతకడం. మంచి పరీక్ష: కొన్ని నెలల తర్వాత మీ డెస్క్టాప్లో ఫైల్ను కనుగొనడం గురించి ఆలోచించండి. అది ఏమిటో మీరు సులభంగా చెప్పగలరా? కాకపోతే, పేరు మార్చండి.
నెలవారీ బోర్డు సమావేశాల నోట్స్ వంటి మీరు క్రమం తప్పకుండా సృష్టించే పత్రాల కోసం, టాపిక్ కాకుండా మీటింగ్ డేట్ ద్వారా పత్రాలను వేరు చేయడం సులభం. నెల-రోజు-సంవత్సరాన్ని ఎప్పుడూ ఉపయోగించవద్దు, ఎందుకంటే ఇది మొదట నెలకు, తరువాత రోజుకు, తరువాత సంవత్సరానికి క్రమబద్ధీకరిస్తుంది. బదులుగా, సంవత్సర-నెల-తేదీని (నెల సంఖ్యలతో) ఉపయోగించండి, తద్వారా మీరు కాలక్రమానుసారం సులభంగా క్రమబద్ధీకరించవచ్చు. ఉదాహరణకు: అక్టోబర్ 27-12 బోర్డ్ ప్రెజెంటేషన్.పిడిఎఫ్ లేదా 10-27-2012 బోర్డ్ ప్రెజెంటేషన్ పిడిఎఫ్ బదులు 2012-10-27 బోర్డ్ ప్రెజెంటేషన్ పిడిఎఫ్ ఉపయోగించండి. తరువాత బ్రౌజ్ చేసేటప్పుడు మరియు శోధించేటప్పుడు ఇది మీకు టన్నుల సమయాన్ని ఆదా చేస్తుంది.
4. వెర్షన్ కంట్రోల్, వెర్షన్ కంట్రోల్, వెర్షన్ కంట్రోల్
ఫైల్ నామకరణ గురించి మీకు ఏదైనా గుర్తుంటే, అది సంస్కరణ నియంత్రణగా ఉండనివ్వండి. ఇది సులభం. మీరు మొదట పత్రాన్ని సృష్టించినప్పుడు, అది v1 తో ముగుస్తుంది. ఉదాహరణకు, నేను ఒక ప్రతిపాదనకు పేరు పెడతాను : ClientA Proposal_v1.ppt . మీరు మార్పులను సేవ్ చేసి, ఖాతాదారులకు లేదా సహోద్యోగులకు పంపిన ప్రతిసారీ, దానిని వెర్షన్ 2, 3, 4 కు నవీకరించండి. పత్రం పూర్తయిన తర్వాత, మీరు తరువాత సులభంగా యాక్సెస్ కోసం ClientA Proposal_vf.ppt లేదా ClientA Proposal_final.ppt ని సేవ్ చేయాలనుకుంటున్నారు. ఎందుకంటే సంస్కరణ 14 ఉందా, లేదా వెర్షన్ 13 నిజంగా చివరిది కాదా అని ఆశ్చర్యపడటం కంటే దారుణంగా ఏమీ లేదు.
