మీరు కార్యాలయంలో పనిచేసినట్లయితే, ఎప్పుడైనా, సమావేశాలు పని పనుల యొక్క నల్ల గొర్రెలు అని మీకు తెలుసు. మేము వారిని ద్వేషించటానికి ఇష్టపడతాము మరియు వాటిని శాశ్వతంగా తొలగించడానికి మేము ప్రయత్నిస్తాము, అయినప్పటికీ మనం వాటిలో ఎక్కువ సమయం ఎందుకు గడుపుతున్నామో అని ఆలోచిస్తున్నంత వరకు వాటిని పదే పదే కలిగి ఉంటాము.
సమావేశాల యొక్క గమ్మత్తైన ప్రకృతి దృశ్యాన్ని నావిగేట్ చేయడానికి ప్రతి ఒక్కరికీ వారి రహస్యాలు ఉన్నాయి (మరియు కొన్ని ఇతరులకన్నా మంచివి.)
కాబట్టి, నలుగురు విజయవంతమైన సంస్థ నాయకుల నుండి మీ సమావేశ భారాన్ని తగ్గించడానికి (మరియు మీ ఉత్పాదకతను పెంచడానికి) నేను వ్యూహాలను రూపొందించాను. ఎవరికి తెలుసు, మీరు మీ స్వంత కార్యాలయంలో ఈ వ్యూహాలలో ఒకదాన్ని ప్రయత్నించవచ్చు!
1. “సమావేశం లేదు” టైమ్స్లాట్లను సృష్టించడం
హెడ్స్-డౌన్ పనిని షెడ్యూల్ చేయడానికి కష్టపడే ఎవరికైనా ఇది పుస్తకంలోని పురాతన మరియు సులభమైన ట్రిక్.
ఫోటోషెల్టర్లో CEO అయిన ఆండ్రూ ఫింగర్మాన్ కోసం ఇది పని చేసింది:
“కేవలం ఒక సంవత్సరానికి, నేను మధ్యాహ్నం ముందు సమావేశాలు నిర్వహించడానికి నిరాకరించాను. నా ఉత్పాదకతపై ప్రభావం ఆశ్చర్యపరిచింది. ADHD ఉన్న వ్యక్తిగా, నా అత్యున్నత స్థాయి విమర్శనాత్మక ఆలోచన అవసరమయ్యే పనికి ఉదయం తప్పనిసరి అని నేను కనుగొన్నాను. కాబట్టి, ఎవరైనా ఉదయాన్నే నాతో కలవవలసిన అవసరం ఉంటే, నేను మధ్యాహ్నం సమయాన్ని ఎంచుకోగలనా అని నేను ఎప్పుడూ నిరాకరిస్తాను. సమావేశం నా అగ్ర ప్రాధాన్యతలతో సరిగ్గా సరిపోలితే నేను గుహ చేసే ఏకైక షరతు. ”
ది మ్యూజ్లో, “విన్నింగ్ బుధవారాలు” అమలు చేయడం ద్వారా మేము ఇదే విధమైన వ్యూహాన్ని స్వీకరించాము, ఇక్కడ, బుధవారం ఉదయం 9 నుండి మధ్యాహ్నం 1 గంటల వరకు, సంస్థలో ఎవరినీ సమావేశాలను షెడ్యూల్ చేయడానికి అనుమతించరు.
"చాలా సాధారణమైన ఫిర్యాదులు ఏమిటంటే, ప్రజలకు తగినంత స్థిరమైన ఆలోచనా సమయం లేదు, ఎందుకంటే సమావేశాలు తరచూ అంతరాయం కలిగిస్తాయి" అని మా VP ఆఫ్ పీపుల్ అండ్ టాలెంట్, టోని థాంప్సన్ చెప్పారు. "వారు ఆపలేరని ప్రజలు నాకు చెప్పిన రెండు సమావేశాలు ఉన్నాయి, కాని ఈ ప్రయత్నం 70% ఉత్పాదకత లేని సమావేశాలను తగ్గించి, ఉత్పాదకత, సృజనాత్మకత మరియు ఉద్యోగుల చిత్తశుద్ధి ఉన్నవారిని భర్తీ చేస్తే, అది విలువైనదే."
2. సమావేశాలు వారానికి ఒక రోజు మాత్రమే
మట్టన్ గ్రిఫెల్ వన్ మంత్ సహ వ్యవస్థాపకుడు మరియు CEO. తన సొంత సమావేశ సమస్యలను పరిష్కరించడానికి, అతను కొన్ని సమయాలను నిరోధించకుండా, ప్రతిరోజూ ఒకటి తప్ప ప్రతిరోజూ బ్లాక్ చేయాలని నిర్ణయించుకున్నాడు.
ది మ్యూస్ యొక్క సొంత వ్యవస్థకు విరుద్ధంగా, గ్రిఫెల్ బుధవారం మాత్రమే సమావేశాలను నిర్వహిస్తాడు: “నేను పెద్దగా చేయను. మంగళవారం ఎవరైనా కాఫీ పట్టుకోమని అడిగితే, బదులుగా బుధవారం పనిచేస్తుందా అని అడుగుతాను. ఆ బుధవారం పూర్తిగా బుక్ చేయబడితే, నేను తరువాతి బుధవారం గురించి అడుగుతాను (కొన్నిసార్లు నేను రెండు లేదా మూడు బుధవారాలు బుక్ చేసుకోవాలి), ”అని ఆయన ఇటీవలి ఫోర్బ్స్ కథనంలో చెప్పారు. ఆశ్చర్యకరంగా సరళమైనది, సరియైనదా?
ఫలితం, అతను కనుగొన్నాడు, ఇతర పనులపై దృష్టి పెట్టడానికి పెద్ద సమయం మాత్రమే కాదు, కానీ “బుధవారం వరకు ప్రజలను వేచి ఉండడం చాలా ముఖ్యమైన సమావేశాలను ఫిల్టర్ చేస్తుంది. ఇది మీ సమయాన్ని కోరుకునే వ్యక్తులను తొలగిస్తుంది, కానీ దాని కోసం వేచి ఉండటానికి లేదా మీ షెడ్యూల్లో పనిచేయడానికి ఇష్టపడదు. ఏమైనప్పటికీ నేను ఆ వ్యక్తులతో కలవడానికి ఇష్టపడనందున ఇది నాకు చాలా బాగుంది. ”
3. క్యాలెండర్ను క్రమం తప్పకుండా సందర్శించడం
"అవసరమైన చోట సమావేశ షెడ్యూల్లను తిరిగి పని చేయడానికి మేము త్రైమాసిక ప్రాతిపదికన సమావేశాలను క్రమం తప్పకుండా తిరిగి అంచనా వేస్తున్నాము" అని గ్రీన్హౌస్ కమ్యూనికేషన్స్ డైరెక్టర్ దీనా అలోబీడ్ చెప్పారు. దీని అర్థం ప్రతి త్రైమాసికంలో, సంస్థలోని ప్రతి ఒక్కరూ వారి క్యాలెండర్ను చూస్తారు మరియు కొన్ని చర్చలను మరొక ఛానెల్కు తరలించవచ్చో నిర్ణయిస్తారు.
మీరు దీన్ని మీ స్వంత షెడ్యూల్తో సులభంగా చేయవచ్చు. ఏ సమావేశాలు జరుగుతాయో మరియు జరగకూడదో తగ్గించడంలో సహాయపడటానికి, అలోబీడ్ సమయ వ్యవధిని తగ్గించమని సూచించాడు: “30 నిమిషాల సమావేశాలతో ప్రారంభించండి మరియు సాధ్యమైనప్పుడు వాటిని 20 నిమిషాలకు తగ్గించండి; అదే 60 నిముషాల పాటు కొనసాగుతుంది, 45 ని ఎందుకు ప్రయత్నించకూడదు? ”మీరు ఇమెయిల్ లేదా గూగుల్ డాక్యుమెంట్ ద్వారా కాకపోతే తక్కువ సమయంలోనే ఎక్కువ సాధించగలరని మీరు కనుగొనవచ్చు.
అలాగే, "ఈ వారంలో మీరు ఏమి సాధించాలనుకుంటున్నారో మ్యాపింగ్ చేయడానికి సోమవారం సమయం కేటాయించండి మరియు పనిని పూర్తి చేయడానికి మరియు కొన్ని ప్రాజెక్టులను ముందుకు తీసుకెళ్లడానికి ఏ సమావేశాలు జరగాలి" అని ఆమె చెప్పింది. మీ ప్రాధాన్యతలకు అనుగుణంగా వారు భావించకపోతే, తీసివేయండి వాటిని.
4. మీటింగ్ ప్రక్షాళన పట్టుకోవడం
హెల్త్ఫైలో చీఫ్ ఆపరేటింగ్ ఆఫీసర్ అలెక్స్ విల్లా తన సంస్థలో “మీటింగ్ ప్రక్షాళన” నిర్వహించడం ద్వారా పైన పేర్కొన్న వాటిని మరింత ముందుకు తీసుకువెళతాడు:
"ఇది ప్రతి ఆరు నుండి తొమ్మిది నెలలకు ఒక నిర్దిష్ట సమయం, ఇక్కడ మేము 100% పునరావృత సమావేశాలు మరియు ఇన్స్టిట్యూట్ నియమాలను తొలగిస్తాము, వీటిని తిరిగి జోడించవచ్చు."
కాబట్టి, విల్లా మరియు అతని బృందం కోసం క్యాలెండర్లో సమావేశాన్ని తిరిగి తీసుకురావడం ఏమిటి? “పునరావృతం కాని మరియు క్లయింట్ ఎదుర్కొంటున్న సమావేశాల కోసం, మీరు మీ అభీష్టానుసారం సమావేశాన్ని ఉంచవచ్చు లేదా తొలగించవచ్చు. తొలగించిన సమావేశాలను కనీసం రెండు వారాల పాటు తిరిగి జోడించలేరు. ఆ రెండు వారాల తరువాత, హాజరైన వారిలో ఎక్కువమంది దానిని తిరిగి తీసుకురావాలని ముందుగానే కోరితే మాత్రమే మీరు సమావేశాన్ని తిరిగి జోడించవచ్చు (మీ స్వంత సమావేశాల కోసం లాబీయింగ్ నిషేధించబడింది!) ”
అటువంటి బెదిరింపు అభ్యర్థన ఉన్నప్పటికీ, అతని సంస్థలో ప్రతిస్పందన చాలా సానుకూలంగా ఉంది: “ప్రతి ఒక్కరూ దీన్ని ఇష్టపడతారు మరియు ప్రతిదీ తొలగించడానికి వేచి ఉండలేరు. సమస్యను అంగీకరించకుండా, 'ఈ సమావేశం ఉపయోగపడదు, మేము దానిని రద్దు చేయగలమా?' అంతిమంగా మేము సరైన పనితీరు యొక్క చక్రాల ద్వారా వెళ్తాము, అక్కడ ప్రజలు తమ వ్యక్తిగత పని చేయడానికి సమయం ఉన్నప్పుడే సహకరించగల మంచి సమతుల్యతను కలిగి ఉంటారు. ”
ఈ ప్రణాళికతో మీ బృందంలోని ప్రతి ఒక్కరినీ బోర్డులోకి తీసుకురావడం కష్టమే అయినప్పటికీ, చిన్న సమావేశాల కోసం పరీక్షించడం విలువ. మీ సహోద్యోగులతో రెండు వారాల పాటు ఏవైనా చెక్-ఇన్లను తొలగించడం గురించి మాట్లాడండి మరియు ఇది మీ పనిని ప్రతికూలంగా ప్రభావితం చేస్తుందో లేదో చూడండి.
సమావేశ ఓవర్లోడ్ను పరిష్కరించడం నిజంగా మీ పనిభారానికి ప్రాధాన్యత ఇవ్వడానికి వస్తుంది, అందుకే పై వ్యూహాలు చాలా ప్రభావవంతంగా ఉంటాయి.
