ఇది ఎలా జరుగుతుందో మీకు తెలుసు. మీరు మీ యజమాని, సహోద్యోగి, క్లయింట్ లేదా హెచ్ ఆర్ డైరెక్టర్కు సరైన గ్రీటింగ్తో ఇమెయిల్ ప్రారంభించండి. మీరు మీ Ts ను దాటి, మీ ఇస్ డాట్, మరియు మీరు సందేశాన్ని “ఉత్తమ” లేదా “హృదయపూర్వకంగా” వంటి అధికారిక సంతకంతో ముగించారు.
ఇమెయిల్ గ్రహీత అదే ఫార్మాలిటీతో ప్రతిస్పందిస్తాడు, మిమ్మల్ని ప్రామాణిక గ్రీటింగ్లో సంబోధిస్తాడు, ఆపై అదే సంతకంతో నోట్ను చుట్టే ముందు కొన్ని వ్యాకరణపరంగా ధ్వని పేరాగ్రాఫ్లు వ్రాస్తాడు; బహుశా ఇది “అభినందనలు” లేదా మరింత సాధారణం, “చీర్స్.”
ఆ సందేశానికి మీ నుండి ప్రతిస్పందన అవసరం కాబట్టి, మీరు వృత్తిపరమైన మార్గం అని మీరు అనుకునే దానితో పాటు ఆడటం కొనసాగిస్తారు-పూర్తి గ్రీటింగ్ (మళ్ళీ) టైప్ చేయడం, సందేశం యొక్క శరీరాన్ని కంపోజ్ చేయడం, ఆపై “ఆల్ ది బెస్ట్, ” తో ముగుస్తుంది. చివరికి పూర్తిగా అర్ధం మరియు కొంచెం ఇబ్బందికరంగా అనిపించినప్పటికీ, మీరు బహుళ వెనుకకు మరియు వెనుకకు వెళ్ళిన తర్వాత కూడా దీన్ని కొనసాగిస్తున్నారు.
మీరు ఆశ్చర్యకరమైన పాయింట్లు కూడా కోపంగా ఉన్న ఒక సూపర్ దృ Corporate మైన కార్పొరేట్ కార్యాలయంలో పని చేయకపోతే, మీరు లాంఛనప్రాయంగా మాట్లాడటం మంచిది, ప్రత్యేకించి పనిదినం అంతటా మీ యజమాని లేదా సహచరులతో కమ్యూనికేట్ చేయడం తరచుగా జరిగే సంఘటన.
“హలో, ” ఆహ్లాదకరమైనవి మరియు అనవసరమైన “ధన్యవాదాలు, ” వీడ్కోలు స్క్రాప్ చేయడం సహజంగా అనిపించిన వెంటనే దీన్ని చేయండి. వాస్తవానికి దీన్ని చేయడం సరే అనిపిస్తుంది (మరియు మర్యాద రాక్షసుడిలా కాదు), నేను కొన్ని మార్గదర్శకాలతో ముందుకు వచ్చాను.
1. సూట్ను అనుసరించడానికి సంకోచించకండి
అన్ని ఎక్స్ఛేంజీలను మీరు అలవాటు చేసుకుంటే అది లాంఛనప్రాయంగా ఉంటుంది లేదా ఇది మీకు ఎలా నేర్పించబడిందో, చాలా సమయం, ఇది అవసరం లేదు. మీ కార్యాలయ సూచనలపై శ్రద్ధ వహించండి లేదా మీరు అతుక్కుపోతారు. మీ యజమాని మీకు ఆసక్తి ఉందో లేదో చూడటానికి ఒక గమనిక కంటే మరేమీ లేని ఇమెయిల్ను ఫార్వార్డ్ చేస్తే, మరియు మీరు ఒక అధికారిక సందేశంతో ప్రత్యుత్తరం ఇస్తే, నేను మీకు మాట ఇస్తున్నాను, మీరు ఏ సంబరం పాయింట్లను గెలుచుకోలేదు - మీరు మాత్రమే అడ్డుపడుతున్నారు అతని లేదా ఆమె ఇన్బాక్స్ పైకి మరియు మీ బృందం సాధారణం కరస్పాండెన్స్ను ఎలా నిర్వహిస్తుందో విస్మరిస్తుంది. లేదా, మీ సహోద్యోగి మీతో సాధారణం గా కమ్యూనికేట్ చేయడం ప్రారంభించినట్లయితే (మిమ్మల్ని పేరు ద్వారా పరిష్కరించకుండా లేదా అధికారిక సైన్ ఆఫ్తో సహా), దయతో స్పందించడానికి మీ సంకేతంగా అంగీకరించండి.
2. దాన్ని మార్చండి (మీరు ఎవరితో మాట్లాడుతున్నారో బట్టి)
అనధికారిక స్వరాన్ని స్వీకరించడం అసహనమని మీ చివరి బాస్ స్పష్టం చేసినా ఫర్వాలేదు; మీరు ఇకపై ఆమె కోసం పని చేయడం లేదు. అయినప్పటికీ, జాగ్రత్తగా ఉండండి, మీరు మీ మేనేజర్తో "ఉత్తమమైనది" ను వదిలివేసే దశకు చేరుకున్నందున, మీ పదజాలం నుండి ఈ పదాన్ని పూర్తిగా రద్దు చేయాలని కాదు. మీరు ఎన్నడూ కలుసుకోని వారితో మీతో క్రమం తప్పకుండా మాట్లాడుతుంటే మరియు మీ సంబంధం చాలా లాంఛనప్రాయంగా ఉంటే, సరైన ముగింపును చేర్చకుండా సైన్ ఆఫ్ చేయడానికి అంత తొందరపడకండి, ప్రత్యేకించి మీరు ఎలా కొనసాగాలి అనే దానిపై కంచెలో ఉంటే. జాగ్రత్త వైపు తప్పిదం ఎల్లప్పుడూ మంచి సలహా ఉంటుంది.
ఇది తెలుసుకోండి: దీన్ని మార్చడం వేర్వేరు వ్యక్తులకు వర్తించదు. ఒక వ్యక్తితో కరస్పాండెన్స్ అధికారికంగా ప్రారంభమైనప్పటికీ, మీరు ఏదైనా శుభాకాంక్షలు లేదా సైన్-ఆఫ్లతో బాధపడకుండా, సుదీర్ఘ ఇమెయిల్ థ్రెడ్లో ఒక అంశాన్ని చర్చిస్తున్నప్పుడు మీరు అంశం యొక్క మాంసంలోకి దూకడానికి అనుమతిస్తారు.
3. టైమింగ్ పరిగణించండి
మీరు ఒక వారం సెలవులకు వెళ్లి, మీ యజమాని కోసం ప్రశ్నల జాబితాతో కార్యాలయానికి తిరిగి వస్తే, మీరు వెళ్లినప్పటి నుండి మీరు మాట్లాడలేదు లేదా చూడలేదు, ఆ మొదటి ఇమెయిల్ను తిరిగి ఆహ్లాదకరంగా ప్రారంభించడం మంచిది. “గుడ్ మార్నింగ్, ” “మీరు బాగానే ఉన్నారని ఆశిస్తున్నాము, ” లేదా, మీ మేనేజర్ సెలవుదినం అయినట్లయితే, “తిరిగి స్వాగతం” - మీరు మరియు మీ పర్యవేక్షకుడు సాధారణంగా గ్రీటింగ్ లేదా చిన్న చర్చను దాటవేస్తే. బయటి క్లయింట్లు లేదా అమ్మకందారులతో మార్పిడి చేయడానికి సమయం తగ్గడం కూడా ముఖ్యం. మీరు వారానికి ఒకసారి లేదా నెలకు రెండుసార్లు సన్నిహితంగా ఉంటే, గో-టు పరిచయంతో మరియు తగిన ముగింపు సంతకంతో కొంత సమయం గడిచిన తర్వాత ప్రారంభ సందేశాన్ని ప్రారంభించడం సముచితం.
మీ విభాగం యొక్క సీనియర్ సభ్యుడితో నెలవారీ టచ్-బేస్ కూడా మీరు మరింత సాంప్రదాయికంగా వ్రాయడానికి మొగ్గు చూపవలసి ఉంటుంది. ఆ ప్రారంభ సందేశం కొన్ని రోజులలో వెనుకకు మరియు వెనుకకు గణనీయమైన ఫలితాన్ని ఇస్తే, అధికారిక కారకాన్ని తగ్గించడం మంచిది, ప్రత్యేకించి ఇతర పార్టీ అలా చేసి ఉంటే.
అంతిమంగా, మీరు మీ అవుట్గోయింగ్ సందేశాల స్వరం మరియు నిర్మాణాన్ని నిర్ణయించాల్సి వచ్చింది. నేను మీకు ఒక విషయం చెప్పగలను, నేను క్రమం తప్పకుండా మాట్లాడే ఎవరైనా ప్రామాణిక ప్రారంభ మరియు ముగింపును వదులుకోవాలని నిర్ణయించుకున్నప్పుడు నేను వ్యక్తిగతంగా ఎప్పుడూ సమస్యాత్మకంగా లేను; వాస్తవానికి, మేము ఆన్లైన్లో ఏమి చెప్పాలో చెప్పడం ద్వారా మనం పొందగలిగే ఉపశమనం నాకు ఉంది. ఇమెయిల్ను ప్రాప్యత చేయడం తరచుగా ఒక బిందువుకు మాత్రమే సరిపోతుంది - మరియు ఫార్మాలిటీని ఎప్పుడు తొలగించాలో మీకు తెలుస్తుంది.
