“వావ్, మేము ఎక్కడికీ రాలేదా ?” అని ఆలోచిస్తూ ఎప్పుడైనా సమావేశానికి బయలుదేరారు.
సమూహాన్ని ఒకచోట చేర్చుకోవడం అనేది పెద్ద నిర్ణయం లేదా ప్రణాళికపై ముందుకు సాగడానికి చాలా సమర్థవంతమైన మార్గం. సమావేశాన్ని సరిగ్గా ఏర్పాటు చేస్తేనే అది పనిచేస్తుంది.
కాబట్టి, మీరు దారి తీసేటప్పుడు, మీ సమావేశాన్ని విజయవంతం చేయడానికి ఈ ఐదు దశలను ఉపయోగించండి-మీరు తలుపులో నడవడానికి ముందు.
1. సరైన వ్యక్తులను ఆహ్వానించండి
గదిలో తప్పు వ్యక్తులను కలిగి ఉండటం వంటి సమావేశానికి ఏదీ రైల్ చేయలేరు. సమావేశం ముగిసే సమయానికి సమూహం నిర్ణయం తీసుకోవడమే మీ లక్ష్యం అయితే, ఆ నిర్ణయంపై ప్రధాన వాటా లేదా వీటో అధికారం ఉన్న ప్రతి ఒక్కరూ పట్టికలో ఉన్నారని నిర్ధారించుకోండి. ఉత్పత్తి కోసం కొత్త అమ్మకాల వ్యూహాన్ని చర్చిస్తున్నారా? మీరు బహుశా అమ్మకపు నాయకులు మరియు ఉత్పత్తి నిర్వాహకులు ఉండాలని కోరుకుంటారు, లేదా ఏమీ నిర్ణయించబడదు.
మరోవైపు, చాలా మంది "అదనపు" వ్యక్తులను కలిగి ఉండటం-లేదా గదిలో అందరికంటే ఎక్కువ సీనియర్ లేదా ఎక్కువ జూనియర్ ఉన్న వ్యక్తులు-డైనమిక్ను విసిరివేయవచ్చు. ఉత్పాదక మార్పుపై మీకు పిఆర్ హెడ్ అవసరం లేకపోతే, అతన్ని ఆహ్వానించవద్దు. ప్రతి ఒక్కరూ CFO చేత బెదిరిస్తే, ఆమెను ప్రాధమిక కలవరపరిచే సమావేశం నుండి వదిలివేయండి.
2. హోంవర్క్ ఇవ్వడం గురించి ఆలోచించండి
ప్రజలు శుభ్రమైన స్లేట్ నుండి ప్రారంభించాలని మీరు కోరుకుంటున్నారా, లేదా ప్రతి ఒక్కరూ కొంత నేపథ్య సమాచారంతో సమావేశానికి వెళ్లడం సహాయకరంగా ఉంటుందా? మీరు ఇన్పుట్ చేయదలిచిన ఒక ప్రణాళికను మీరు ప్రదర్శిస్తుంటే, ముందు రోజు రాత్రి (గంట ముందు కాదు) పంపించండి, కాబట్టి హాజరైన వారిలో కొంతమందికి దాన్ని పరిశీలించి జీర్ణించుకోవడానికి సమయం ఉంటుంది.
ప్రజలు సమావేశానికి ఆలోచనలను తీసుకురావాలని మీరు కోరుకుంటే వారికి చెప్పండి.
3. ఎజెండాను సెట్ చేయండి
మీరు సమావేశాన్ని నిర్వహిస్తుంటే, మీరు ఎజెండాను సెట్ చేయాలి. మీరు సమావేశాన్ని ప్రారంభిస్తే, “మేము మా సోషల్ మీడియా వ్యూహాన్ని చర్చించడానికి ఇక్కడ ఉన్నాము. ఎవరికి ఆలోచనలు ఉన్నాయి? ”- అలాగే, మీరు గందరగోళం కోసం అడుగుతున్నారు.
బదులుగా, మీరు వాటిని కవర్ చేయాలనుకుంటున్న క్రమంలో, సమూహాన్ని చర్చించటానికి మీరు ప్లాన్ చేసిన అంశాలను హ్యాండ్ అవుట్ చేయండి లేదా వైట్ బోర్డ్ లేదా ఫ్లిప్ చార్టులో రాయండి. ఉదాహరణకు, మీ ఎజెండా ఇలా ఉండవచ్చు:
ప్రతి ఒక్కరికి ప్రణాళిక తెలిసినప్పుడు, వారు అంశంపై ఉండటానికి ఎక్కువ అవకాశం ఉంది. అదనంగా, ఎజెండా మీకు తిరిగి రావడానికి ఒక నిర్మాణాన్ని ఇస్తుంది: చర్చ టాపిక్ లేదా స్టాల్స్ నుండి బయటపడితే, మీరు చర్చించాల్సిన వాటిని గదిలోని ప్రతి ఒక్కరికీ గుర్తు చేయవచ్చు.
4. ప్రజలకు లక్ష్యాలను చెప్పండి
లక్ష్యాలు ఎజెండాతో సమానం కాదు. ఎజెండా అంటే మీరు మాట్లాడబోయేది. లక్ష్యాలు మీరు సాధించాలనుకోవడం లేదా సమావేశానికి లక్ష్యాలు: పట్టిక వద్ద తీసుకోవలసిన నిర్ణయాలు, అంగీకరించాల్సిన తదుపరి దశలు.
ఉదాహరణకు, పై hyp హాత్మక సమావేశం యొక్క లక్ష్యాలు కావచ్చు:
5. ఆశ్చర్యాలు లేవు: మీ పెద్ద ఆలోచనలను “ముందే అమ్మండి”
మీరు పెద్ద ప్రణాళిక లేదా సిఫారసును ప్రదర్శిస్తుంటే, గదిలోని వ్యక్తులు ఎలా స్పందిస్తారో తెలుసుకోవడం ఎల్లప్పుడూ మీ ప్రయోజనమే. మీకు ఎవరు మద్దతు ఇస్తారు? మిమ్మల్ని ఎవరు సవాలు చేసే అవకాశం ఉంది మరియు వారు ఏ అభ్యంతరాలను లేవనెత్తుతారు?
సమావేశానికి ముందు, అభిప్రాయం ఉన్న ముఖ్య వ్యక్తులను గుర్తించండి మరియు మీ ప్రణాళిక లేదా సిఫార్సును వారితో పంచుకోండి. ఇన్పుట్ కోసం అడగండి. పెద్ద సమావేశానికి ముందు మీ ఆలోచనను “అమ్మండి”. వారు లేవనెత్తిన ఏవైనా ఆందోళనలను గమనించండి మరియు ఆ సమస్యలను పరిష్కరించడానికి మీ ప్రణాళికను మీరు ప్రదర్శించే విధానాన్ని అనుసరించండి.
మీ లాంచ్ ప్లాన్ చాలా ఖర్చు అవుతుందని ఫైనాన్స్ VP భావిస్తున్నారా? మీరు బడ్జెట్ అంచనాను సిద్ధం చేశారని నిర్ధారించుకోండి మరియు ఇతర ప్రయోగాల ఖర్చును తెలుసుకోండి, తద్వారా మీరు మీ ప్రతిపాదిత బడ్జెట్ను దృష్టికోణంలో ఉంచవచ్చు. ఆ విధంగా, మీ ప్లాన్ “ఖరీదైనదిగా అనిపిస్తుంది” అని ఆమె చెప్పినప్పుడు సంభాషణ డి-రైల్ కాదు.
మరోవైపు, ప్రతి ఒక్కరూ మీ ప్రణాళిక యొక్క సోషల్ మీడియా భాగాన్ని ప్రేమిస్తే-గొప్పది. సోషల్ మీడియా ఎందుకు ముఖ్యమో సమర్థిస్తూ 20 నిమిషాలు వృథా చేయకండి, మీ వాస్తవ ప్రణాళిక వివరాలలోకి దూసుకెళ్లండి లేదా మీరు తీసుకోవలసిన నిర్ణయాలు ఉన్న ఇతర ప్రాంతాలపై సమూహం దృష్టిని కేంద్రీకరించండి.
మీరు సమయానికి ముందే మిమ్మల్ని మీరు నిర్వహించుకుంటే, సరైన సమూహాన్ని ఒకచోట చేర్చుకోండి మరియు ఆశ్చర్యాలను నివారించండి, మీరు సమూహ సమయాన్ని ఎక్కువగా ఉపయోగించుకునేలా మీరే ఏర్పాటు చేసుకోండి. అదనంగా, మీ సంసిద్ధతతో గదిలోని ప్రతి ఒక్కరినీ ఆకట్టుకోవడం మరియు నాయకుడిగా ప్రకాశించే అవకాశం మీకు లభిస్తుంది.
