మీ అందరికీ ఇప్పుడు తెలిసినట్లుగా, నేను భారీ ఇమెయిల్ గీక్. మీ ఇన్బాక్స్ను ఎలా నిర్వహించాలో తెలుసుకోవాలనుకుంటున్నారా, వారాంతంలో దాన్ని క్లియర్ చేయాలా, లేదా పూర్తిస్థాయిలో వసంత శుభ్రపరచడం చేయాలా, నేను మీ గల్. మేము ఇంకా మాట్లాడని ఒక విషయం ఉంది: వ్యక్తిగత ఇమెయిల్లు వచ్చినప్పుడు వాటిని ఎలా ఎదుర్కోవాలి.
ఇక్కడ స్కూప్ ఉంది. మీ ఇన్బాక్స్పై నియంత్రణ సాధించడానికి ఉత్తమ మార్గం ఏమిటంటే, ప్రతి ఇమెయిల్ను మీరు చూసిన మొదటిసారి ఏమి చేయాలో నిర్ణయం తీసుకోవడమే కాకుండా, దాన్ని చూడటం మరియు తరువాత వ్యవహరిస్తామని హామీ ఇవ్వడం. దీనికి రెండు ప్రయోజనాలు ఉన్నాయి: ఇది మీ ఇన్బాక్స్ మొదటి స్థానంలో చిందరవందరగా మారకుండా చూస్తుంది మరియు ఒకే ఇమెయిల్ను ఒకటి కంటే ఎక్కువసార్లు చూడకుండా మీ సమయాన్ని ఆదా చేస్తుంది.
ఇది కఠినంగా అనిపిస్తుంది, కానీ ఇది కాదు-దీనికి కొంత ప్రణాళిక మరియు కొన్ని సాధారణ ప్రశ్నలు పడుతుంది. ప్రారంభిద్దాం.
సమయం ఎంచుకోండి
మొదట, మీ ఉద్యోగానికి మీరు ఇమెయిల్లకు వెంటనే స్పందించాలని కోరితే తప్ప, ప్రతిరోజూ కొన్ని సెట్ సమయాల్లో మీ అన్ని కొత్త మెయిల్లను చూడాలని నేను సిఫార్సు చేస్తున్నాను. ఈ సమయం ప్రతిరోజూ భిన్నంగా ఉంటుంది, ఇది ఉద్దేశపూర్వకంగా ఉండాలి: ఉదాహరణకు, ఈ రోజు నేను నా ఇన్బాక్స్ ద్వారా వెళ్ళడానికి 9-10 AM నుండి పక్కన పెడతాను, అప్పుడు నేను 4-5 నుండి మళ్ళీ చూస్తాను. ఈ మధ్య, నేను ముఖ్యమైన ఇమెయిల్ల కోసం స్కాన్ చేస్తాను, కాని మిగిలిన వాటిని విస్మరిస్తాను.
ఇది చేయటం చాలా కష్టమని నాకు తెలుసు (మరియు అవును, నేను చుట్టూ వెళ్లే GIF పై క్లిక్ చేసినట్లు తెలిసింది!), కానీ మీరు ఈ షెడ్యూల్కు కట్టుబడి ఉంటే, మీ ఇన్బాక్స్ ద్వారా వెళ్ళడం చాలా తక్కువ అని మీరు కనుగొంటారు. ప్రత్యేకంగా చెప్పనక్కర్లేదు, వాస్తవానికి నిజమైన పని పొందడానికి మీకు ఎక్కువ సమయం ఉంటుంది.
ఇది మీరే ప్రశ్నించుకోండి
తదుపరి దశ మీ ఇన్బాక్స్ ద్వారా వెళుతుంది, ప్రతి ఇమెయిల్ను ఒక్కొక్కటిగా చదవడం మరియు ప్రతి సందేశానికి సంబంధించిన శీఘ్ర ప్రశ్నల జాబితాను మీరే అడగండి:
1. నేను ఈ ఇమెయిల్ పొందాల్సిన అవసరం ఉందా?
నేను విరిగిన రికార్డ్ లాగా ఉన్నానని నాకు తెలుసు, కాని మీరు ప్రతిసారీ మీరే ప్రశ్నించుకోవాలి. మీకు అవసరం లేని జాబితాలు మరియు వార్తాలేఖల నుండి చందాను తొలగించడం, ఫిల్టర్ చేయడం మరియు తొలగించడం మంచి రిమైండర్. ఇమెయిల్ను తగ్గించడం ఎల్లప్పుడూ నా పుస్తకంలో విజయం.
2. దీనికి నేను సమాధానం చెప్పాల్సిన అవసరం ఉందా?
ఆశ్చర్యకరంగా, సమాధానం ఎల్లప్పుడూ అవును కాదు. ఇది మీ ప్రతిస్పందన అవసరం లేని సమాచార ఇమెయిల్ లేదా సమూహ ఇమెయిల్ అయితే, దాన్ని చదవండి, ఏదైనా ఉపయోగకరమైన సమాచారాన్ని గమనించండి, ఆపై ఆర్కైవ్ చేయండి లేదా దాన్ని ఫైల్ చేయండి.
3. నేను దీనితో వ్యవహరించడానికి సరైన వ్యక్తిని, లేదా నేను దానిని అప్పగించాలా?
ఇదే తరహాలో, మీ కోసం కోరిన ప్రతిదాన్ని చేసే భారాన్ని మీరు మోయవలసిన అవసరం లేదని గుర్తుంచుకోండి. నా ఉద్దేశ్యం మీకు తెలుసు: వారు జూనియర్ విశ్లేషకుడిని నియమించే వరకు మీరు లాగేవారు, కానీ మీ యజమాని బదులుగా మిమ్మల్ని అడుగుతూనే ఉంటారు, ట్రావెల్ షెడ్యూలింగ్ నిజంగా వేరే విభాగం ద్వారా వెళ్ళాలి, మీరు అడిగిన సంఖ్య క్రంచింగ్ ఇది మీ ఉద్యోగ వివరణలో లేనప్పటికీ. ఆ పరిధీయ పనులను సరైన వ్యక్తికి అప్పగించండి మరియు మీరు మీ ఇన్బాక్స్ను క్లియర్ చేయడమే కాదు, మీ ప్రధాన పని చేయడానికి ఎక్కువ సమయం ఇస్తారు.
4. సమాధానం ఇవ్వడానికి నాకు వేరొకరి నుండి సమాచారం అవసరమా?
ఇక్కడ సమాధానం అవును అయితే, ఆ వ్యక్తిని ఇప్పుడు సమాచారం కోసం అడగండి, తద్వారా మీరు ఇమెయిల్ను మీ ప్లేట్ నుండి తరలించవచ్చు. మీరు దానిపై పని చేస్తున్నారని పంపినవారికి తెలియజేయడానికి మీరు ప్రతిస్పందించాలనుకోవచ్చు మరియు కొద్ది రోజుల్లో మీరు వేచి ఉన్న వ్యక్తితో తనిఖీ చేయడానికి గమనిక చేయండి. ఈ సమయంలో, ఇమెయిల్ను దూరంగా ఫైల్ చేయండి లేదా సరైన సమయంలో మీ ఇన్బాక్స్లో తిరిగి పొందడానికి బూమేరాంగ్ను ఉపయోగించండి.
5. నేను ఇప్పుడే ఇమెయిల్కు 5 నిమిషాల కన్నా తక్కువ సమాధానం ఇవ్వగలనా?
ఇక్కడే ఎక్కువ మంది ప్రయాణిస్తారు. మంచి సంఖ్యలో ఇమెయిళ్ళకు మీ నుండి లేదా వేరొకరి నుండి అదనపు సమాచారం అవసరం లేదు మరియు చాలా త్వరగా సమాధానం ఇవ్వబడుతుంది. అదే జరిగితే, వెంటనే ఇమెయిల్కు సమాధానం ఇవ్వండి; ఇది మీకు రెండవసారి తిరిగి చదవడం, ప్రాసెస్ చేయడం మరియు దాని గురించి ఆలోచించే సమయాన్ని ఆదా చేస్తుంది. బోనస్: మీరు ఇమెయిల్కు ఎంత త్వరగా ప్రత్యుత్తరం ఇస్తారో, అంత చిన్న ఆమోదయోగ్యమైన సూపర్ షార్ట్.
6. ఇది అత్యవసరమా?
దురదృష్టవశాత్తు మీ చేతుల్లో లేదు, కాబట్టి ఇమెయిల్ అత్యవసరమైతే, మీరు ఇప్పుడే దాన్ని పరిష్కరించాలనుకుంటున్నారా అని నిర్ణయించుకోండి లేదా మీరు మీ ఇన్బాక్స్ను క్లియర్ చేసిన తర్వాత జాగ్రత్త వహించండి. తరువాతి కోసం నేను వాదించాను, ఎందుకంటే మీరు ప్రతి ఇమెయిల్లో కొన్ని నిమిషాలు గడపడం నుండి ఒకే ఇష్యూలో త్రవ్వటానికి మారినట్లయితే మీరు మీ స్ట్రైడ్ను కొద్దిగా విచ్ఛిన్నం చేస్తారు.
మీ నిబంధనలపై మిగిలిన వారితో వ్యవహరించండి
కాబట్టి మిగిలిన వాటి గురించి ఏమిటి? ఇమెయిల్కు ఐదు నిమిషాల కన్నా ఎక్కువ ప్రతిస్పందన అవసరమైతే మరియు అత్యవసరం కాకపోతే, దాన్ని ఎదుర్కోవటానికి మీకు సరైన సమయం ఎప్పుడు నిర్ణయించండి.
నా ఇన్బాక్స్ స్వీప్ చివరిలో సుదీర్ఘ వ్రాతపూర్వక ప్రతిస్పందన అవసరమయ్యే ఇమెయిళ్ళను నేను సాధారణంగా పరిష్కరించుకుంటాను. లేదా, నేను బిజీగా ఉన్న రోజు అయితే, నేను ఎక్కువ సమయం తీసుకుంటానని అనుకునే రోజుకు నేను వాటిని బూమేరాంగ్ చేస్తాను. ఎక్కువ పని అవసరమయ్యే సందేశాల కోసం (మాక్-అప్ను కలిపి, కొంత ఎక్సెల్ నంబర్ క్రంచింగ్ చేయడం), నేను ఆ పనులను నా చేయవలసిన పనుల జాబితాలో ఉంచాను మరియు నా షెడ్యూల్లో ఇమెయిల్ పంపే సమయం కోసం వాటిని ప్లాన్ చేస్తాను.
ప్రో చిట్కా: ఈ ప్రక్రియ మరింత వేగంగా సాగడానికి, మీ ఇమెయిల్ను సెటప్ చేయండి, తద్వారా మీరు ఒక ఇమెయిల్తో వ్యవహరించి, దాన్ని దాఖలు చేసి లేదా తొలగించిన తర్వాత, మీరు తిరిగి మీ ఇన్బాక్స్లో కాకుండా తదుపరిదానికి తీసుకువెళతారు. ఇమెయిల్ల జాబితా. (Gmail కోసం, మీరు దీన్ని Google ల్యాబ్స్లోని ఆటో-అడ్వాన్స్ ఎంపిక ద్వారా చేయవచ్చు.) ఇది తదుపరి ఏ సందేశానికి శ్రద్ధ వహించాలో నిర్ణయించే సమయాన్ని వెచ్చించే బదులు మీ అన్ని ఇమెయిల్లను పొందేలా చేస్తుంది.
