సమావేశాలు ఖరీదైనవి. మీరు హాజరు కావాలని ప్రజలను వసూలు చేస్తున్నందున కాదు (స్పష్టంగా), కానీ వారు ప్రజల సమయాన్ని ఉపయోగిస్తున్నందున; ఇతర ఆదాయ-ఉత్పాదక పనులను చేయడం కోసం ఖర్చు చేసే సమయం. వాస్తవానికి, ఒక అధ్యయనం ప్రకారం, మధ్య స్థాయి నిర్వాహకుల పునరావృత సమావేశం ఒక సంస్థకు సంవత్సరానికి million 15 మిలియన్లు ఖర్చు అవుతుంది.
సంవత్సరానికి million 15 మిలియన్లు!
ప్రత్యేకంగా చెప్పనక్కర్లేదు, మీరు ప్రిపరేషన్ సమయం అలాగే కాంటెక్స్ట్-స్విచింగ్ సమయాన్ని కూడా పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి. కాలిఫోర్నియా విశ్వవిద్యాలయంలో ప్రొఫెసర్ గ్లోరియా మార్క్, ఇర్విన్ ఒక కార్మికుడు అంతరాయం తరువాత వారి అసలు పనికి తిరిగి రావడానికి సగటున 25 నిమిషాలు పడుతుందని కనుగొన్నాడు.
ఈ గణాంకాలను తెలుసుకోవడం అంటే, నేను సమావేశాన్ని పిలవవలసిన అవసరం ఉందా అని చర్చించేటప్పుడు, దాని విలువ ఏమిటో నేను అడుగుతాను (అక్షరాలా). ఇది ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని ఉత్తమంగా ఉపయోగించుకుంటుందా? మరియు చాలా అరుదుగా కాదు, సమాధానం “వద్దు.”
కాబట్టి, అప్పుడు ఏమి చేయాలి? సులువు! ప్రతి ఒక్కరికీ సమాచారం ఇవ్వడానికి మరియు ట్రాక్ చేయడానికి సరళమైన కానీ క్లిష్టమైన ఇమెయిల్ పంపండి.
ఏమి చేర్చాలి
మీరు కవర్ చేయవలసిన మూడు ముఖ్య విషయాలు ఉన్నాయి:
- లాజిస్టిక్స్ : సమావేశం ఎందుకు రద్దు చేయబడింది మరియు ఇది పునరావృత సమావేశం అయితే, తదుపరిసారి ఏమి ఆశించాలి
- చర్య : ఏదైనా క్లిష్టమైన చర్య అంశాలు పూర్తయ్యాయి లేదా పెండింగ్లో ఉన్నాయి
- సమాచారం : సమూహం కోసం ఏదైనా నవీకరణలు లేదా సాధారణ FYI లు
గమనిక: చర్య అంశాలు మరియు లాజిస్టిక్లను చివరిగా ఉంచే ఉచ్చులో పడకండి. మీ సహోద్యోగులు వారి ఇమెయిల్ను దాటవేసినప్పుడు ఇది చాలా క్లిష్టమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉందని నిర్ధారిస్తుంది. ఓహ్, మరియు మీ కోసం బోనస్ చిట్కా: ట్రిపుల్ వారు గమనించేలా చేయడానికి ఏదైనా చేయాల్సిన అవసరం ఉంటే ప్రజల పేర్లను బోల్డ్లో ఉంచండి.
ఇమెయిల్ నమూనా ఒక సమావేశాన్ని ఇమెయిల్లోకి ఎలా మార్చాలి
- డిజైన్లపై అభిప్రాయం కోసం ఐదు క్లయింట్లకు చేరుకోండి- మరియా
- ఆమోదం కోసం తుది మార్కెటింగ్ ప్రణాళిక సమయాన్ని పంపండి- జాసన్
- మార్కెటింగ్ కాపీ లాక్ చేయబడింది
- క్లయింట్ షార్ట్లిస్ట్ ఖరారు చేయబడింది
- బడ్జెట్ అభ్యర్థనను ఫైనాన్స్ బృందానికి పంపారు
- ప్రారంభ తేదీ నిర్ధారించబడింది (నవంబర్ 14!)
ఇది చాలా సరళంగా అనిపించవచ్చు, కానీ మీ వృత్తిపరమైన బ్యాగ్కి మీటింగ్-మారిన ఇమెయిల్ను జోడించడం మీ బృందంలో దృష్టి మరియు ఉత్పాదకతను పెంచడానికి గొప్ప మార్గం. మీరు ఇతరుల సమయాన్ని గౌరవిస్తున్నప్పుడు మరియు తదుపరి దశలు స్పష్టంగా ఉన్నాయని ఎల్లప్పుడూ నిర్ధారించుకున్నప్పుడు, మీ చుట్టూ ఉన్న ఇతరులు కూడా అదే విధంగా చేస్తారు. బిజీగా ఉన్న రోజు పని పూర్తి చేయడానికి ఒక గంట వెనక్కి ఎవరు ఇష్టపడరు?
