ఉద్యోగం దొరికింది? కంప్యూటర్, ఇంటర్నెట్ కనెక్షన్ మరియు డెస్క్ ఉన్నది?
రోజుకు సుమారు 100 ఇమెయిల్లతో వ్యవహరించేటప్పుడు మీరు ఈ సంవత్సరం ఒక నవల విలువైన ఇమెయిల్ను వ్రాయబోతున్నారు.
మనమందరం అంగీకరించగలమని నేను అనుకుంటున్నాను: ఇమెయిల్ ఓవర్లోడ్ జ్వరం పిచ్కు చేరుకుంటుంది. (మరియు డిస్కో లేదా కౌబెల్ వంటి మంచి జ్వరం కాదు. చెడు జ్వరం. టైఫాయిడ్ లాగా.)
చాలా మంది వ్యక్తుల మాదిరిగానే, నేను ఇమెయిళ్ళను ఎలా నిర్వహించాలో, ఇమెయిళ్ళకు ప్రాధాన్యత ఇవ్వడం మరియు ఇమెయిళ్ళకు వేగంగా స్పందించడం గురించి ఆలోచిస్తూ చాలా సమయం గడిపాను. కానీ ఇటీవల, నేను మరింత ఆసక్తికరమైన ప్రశ్నను పరిశీలిస్తున్నాను: మొదటి స్థానంలో నాకు తక్కువ ఇమెయిళ్ళను పంపడానికి నేను ప్రజలను (సున్నితంగా మరియు ప్రేమగా) ఎలా శిక్షణ ఇవ్వగలను?
నాకు ఇష్టమైన మూడు పద్ధతులు ఇక్కడ ఉన్నాయి.
అవి విప్లవాత్మక భావనలేనా? నిజంగా కాదు. అవి తెలివిగలవి, సరైన రిమైండర్లు? నేను అలా అనుకుంటున్నాను. మీరు అంగీకరిస్తే, మీరు నాకు ఇమెయిల్ పంపండి మరియు దాని గురించి నాకు చెప్పండి. (తమాషా. పూర్తిగా.)
1. ప్రతి ఇమెయిల్కు వెంటనే సమాధానం ఇవ్వవద్దు (లేదా అస్సలు)
ఇది ప్రతికూలమైనదిగా అనిపించవచ్చు, కానీ మీరు దీన్ని నిజంగా త్రవ్వినప్పుడు, చాలా “అత్యవసర ఇమెయిల్లు” మీ సహాయం లేకుండా తమను తాము పరిష్కరించుకుంటాయి.
సందర్భం: రోజుకు ఒకసారి, నేను ఒక సుందరమైన క్లయింట్, సహోద్యోగి లేదా కస్టమర్ నుండి ఒక ఉన్మాద ఇమెయిల్ను పొందుతాను:
"అలెక్స్! సహాయం! నేను _________ చేయడానికి ప్రయత్నిస్తున్నాను కాని _________ గురించి మీరు ఏమి చెప్పారో నాకు గుర్తులేదు. మళ్ళీ నన్ను గుర్తు చేయగలరా? ”
సుమారు 90% సమయం, నేను ఒక గంట లేదా రెండు గంటలు వేచి ఉండి ఏమీ చేయకపోతే, అదే వ్యక్తి తిరిగి వ్రాసి ఇలా అంటాడు:
"అలెక్స్! హుర్రే! నేను దాన్ని కనుగొన్నాను. నా దురదృష్టం. పర్వాలేదు!"
తక్షణమే స్పందించకూడదని ఎంచుకోవడం ద్వారా, మీరు ఎంత త్వరగా ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వగలరనే దాని గురించి తెలివిగల, వాస్తవిక అంచనాలను సృష్టించేటప్పుడు మీరు ప్రజలను మరింత స్వావలంబనగా ఉండటానికి “శిక్షణ” ఇస్తున్నారు.
వాస్తవానికి, ఇక్కడ ఇంగితజ్ఞానాన్ని ఉపయోగించండి. మీరు కస్టమర్ సేవా స్థితిలో పనిచేస్తుంటే-మరియు మీ ఉద్యోగం యొక్క ముఖ్య అంశం మీ సహాయం అవసరమైన వ్యక్తులకు వెంటనే స్పందించడం-అప్పుడు స్పష్టంగా, “నా సహాయం ఎవరికి కావాలి” అనే మీ నిర్వచనం వేరొకరి కంటే భిన్నంగా ఉంటుంది.
మీకు ఎలాంటి ఉద్యోగం ఉన్నా, మీరు ఈ తదుపరి దశను ప్రయత్నించవచ్చు.
2. తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలకు సహాయకరమైన సమాధానాలతో ఆటో-రెస్పాండర్ను సృష్టించండి
ప్రజలు మీకు ఇమెయిల్ పంపే తరచుగా అడిగే ప్రశ్నల జాబితాను తయారు చేయండి. అప్పుడు, మీ సమాధానాలను ఆటో-రెస్పాండర్లో ఉంచండి, అది ప్రజలకు అవసరమైన వాటిని ఖచ్చితంగా ఇస్తుంది.
ఇది చాలా సమర్థవంతమైనది, మరియు మళ్ళీ, ఇది తమకు తాము సహాయం చేయడానికి సిద్ధంగా ఉన్న వ్యక్తులను మీరు అభినందిస్తున్న ఒక సూక్ష్మ సందేశాన్ని పంపుతుంది.
ఇక్కడ ఒక సాధారణ ఉదాహరణ:
హే అక్కడ!
రాసినందుకు చాలా ధన్యవాదాలు.
మీరు ఈ పదాలను చదువుతుంటే, నేను పెద్ద, ఉత్తేజకరమైన ప్రాజెక్ట్లో మోకాలి లోతులో ఉన్నానని అర్థం - మరియు నేను చాలా గంటలు నా ఇమెయిల్ను తనిఖీ చేయను.
కానీ ఇమెయిల్ యొక్క మాయాజాలానికి ధన్యవాదాలు, ఇప్పుడే నేను మీకు సహాయం చేయగలను!
సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేయడానికి మీరు ఇమెయిల్ చేస్తుంటే:
దయచేసి ఇక్కడ నా ఆన్లైన్ షెడ్యూలింగ్ సాధనాన్ని ఉపయోగించండి. సమయాన్ని లాక్ చేయడానికి ఇది ఉత్తమ మార్గం.
ప్రాజెక్ట్ XYZ లో స్థితి నవీకరణ పొందడానికి మీరు ఇమెయిల్ చేస్తుంటే:
దయచేసి ఇక్కడ నవీనమైన కాలక్రమం చూడండి.
మీకు చాలా సమయం-సున్నితమైన ప్రశ్న ఉంటే:
దయచేసి నా సెల్ను ### - ### - #### వద్ద రింగ్ చేయండి. లేదా మూడవ అంతస్తులోని నా డెస్క్పైకి వెళ్లండి. నేను చుట్టూ ఉంటాను.
3. డిక్లరేషన్లతో స్పందించండి, ఎక్కువ ప్రశ్నలు కాదు
ఇలాంటి ఓపెన్-ఎండ్ ప్రశ్నలతో మీరు మీ ఇమెయిల్లను ముగించినట్లయితే:
"మేము ఏ సమయంలో భోజనం చేయాలి అని మీరు అనుకుంటున్నారు?"
"వెబ్సైట్ను ఎలా అప్డేట్ చేయాలో మీకు గుర్తుందా, లేదా మీకు సహాయం అవసరమా?"
"మేము ఇక్కడ నుండి ముందుకు సాగాలని మీరు ఎలా అనుకుంటున్నారు?"
మీ ప్రశ్నలు మరింత ఇమెయిళ్ళను మాత్రమే సృష్టిస్తాయి, ఇంకా ఎక్కువ ప్రశ్నలతో, మీ నిరంతర ఆలోచన మరియు శ్రద్ధ అవసరం.
కాబట్టి, ఓపెన్-ఎండ్ ప్రశ్నకు బదులుగా, మీ ఇమెయిల్లను స్పష్టమైన ప్రకటనతో ముగించడానికి ప్రయత్నించండి,
“మధ్యాహ్నం 12:30 గంటలకు భోజనం చేద్దాం. కేఫ్ లూనాలో కలుద్దాం. ”
“మీరు వెబ్సైట్ను నవీకరించడానికి సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు, ఇక్కడ ఒక WordPress ట్యుటోరియల్ మరియు మా కంపెనీ బ్రాండింగ్ మార్గదర్శకాలకు లింక్ ఉంది. మీకు మరింత సహాయం అవసరమైతే నేను ఇక్కడ ఉన్నాను. ”
“ఒక వారంలో తిరిగి కనెక్ట్ చేద్దాం. వచ్చే సోమవారం ఉదయం 10 గంటలకు మిమ్మల్ని పిలుస్తాను. ”
మీరు ప్రతిపాదిస్తున్నది మీ గ్రహీతలకు పని చేయకపోతే, వారు మీకు తెలియజేస్తారు! కానీ ఎక్కువ సమయం, వారు మీ ఖచ్చితత్వానికి కృతజ్ఞతలు తెలుపుతారు. మీరు వారి కోసం మానసిక లెగ్వర్క్ను తొలగిస్తున్నారు-అనవసరమైన బ్యాక్ అండ్ ఫోర్తింగ్ యొక్క సుదీర్ఘ స్ట్రింగ్ గురించి చెప్పలేదు.
ఇవన్నీ సంకలనం చేయాలా?
మీకు తక్కువ (మరియు మంచి) ఇమెయిల్లను పంపడానికి ప్రజలకు శిక్షణ ఇవ్వాలనుకుంటే: మీరు ప్రపంచంలో చూడాలనుకునే ప్రవర్తనను మోడల్ చేయండి.
మీరు గూగుల్కు చేయగలిగే విషయాలపై సలహాలు అడుగుతూ స్నేహితులు మరియు సహోద్యోగులకు ఇమెయిల్ పంపడం అలవాటు చేసుకుంటే, ఇతరులు కూడా మీకు అదే చేస్తారు.
మీరు పొడవైన, చిందరవందరగా, జా-పజిల్-ఎస్క్యూ ఇమెయిళ్ళను వ్రాస్తే, మీరు సమానంగా రహస్యంగా స్పందించే ప్రతిస్పందనలను పొందుతారు.
కానీ, మీరు ఆలోచనాత్మకంగా మరియు సంక్షిప్తంగా ఉంటే, మీరు మీ సర్కిల్లోని ప్రతిఒక్కరికీ బార్ను పెంచుతారు-మీరు ఎలా వ్యవహరించాలనుకుంటున్నారో ఇతరులకు ఖచ్చితంగా బోధిస్తారు.
కాబట్టి, స్పష్టమైన మరియు స్థిరమైన గురువుగా ఉండండి. మీ ఇన్బాక్స్ (మరియు మనస్సు) మీకు కృతజ్ఞతలు తెలుపుతుంది.
