ఉత్తమంగా, ఇమెయిల్ అనేది కమ్యూనికేషన్ యొక్క అత్యంత సమర్థవంతమైన రూపాలలో ఒకటి-ఇది మీ ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి లేదా మీ సందేశాన్ని అంతటా పొందడానికి చిన్న, తీపి మరియు ప్రయాణంలో పంపవచ్చు.
అర్ధంలేని, సంక్షిప్త ప్రతిస్పందనకు బదులుగా, మీ ఇన్బాక్స్ పరిష్కరించే దానికంటే ఎక్కువ సమస్యలను కలిగిస్తుంది, మీకు ఒక వాక్య సమాధానం వస్తుంది, అంటే తప్పనిసరిగా ఏమీ అర్థం కాదు. ఫోన్ కాల్ మాదిరిగా కాకుండా, అదే ప్రశ్నను కొత్త మార్గాల్లో అడగడం కొనసాగించడానికి మీరు సంభాషణ యొక్క ప్రవాహాన్ని మరియు ప్రవాహాన్ని ఉపయోగించవచ్చు-ఇమెయిల్ ద్వారా క్రొత్త సమాచారం కోసం నొక్కడం కష్టం.
శుభవార్త ఏమిటంటే, నిగూ email ఇమెయిళ్ళు సాధారణంగా రెండు వర్గాలలో ఒకటిగా వస్తాయి మరియు ప్రతి రకానికి ప్రతిస్పందించడానికి ఒక వ్యూహం ఉంది. సాధారణ నేరస్థుల కోసం చదవండి మరియు ప్రతి ఒక్కరికీ ఉత్తమమైన విధానం.
1. “నేను ఇమెయిల్ చదవలేదు” ప్రతిస్పందన
మొదటి రకమైన నిగూ email ఇమెయిల్ మీరు మొదటి స్థానంలో రాయడానికి ఎందుకు ఇబ్బంది పెట్టారో మీకు ఆశ్చర్యం కలిగిస్తుంది. మీ ఫ్లైట్ గ్రౌన్దేడ్ అని మీరు మీ యజమానికి ఇమెయిల్ చేస్తారు, మరియు అతను మిమ్మల్ని "కొద్ది గంటల్లో" ఆఫీసులో చూస్తానని తిరిగి వ్రాస్తాడు. లేదా, మీరు నవీకరించబడిన చిరునామాల కోసం ఒక సమూహాన్ని అడుగుతారు మరియు వారిలో సగం మంది మీకు అన్నింటినీ పంపుతారు వారి సమాచారం మరియు మిగిలిన సగం వారి ఫోన్ నంబర్లను మీకు పంపుతాయి.
హాగ్. ఇమెయిల్ చదవడం ఎంత కష్టం?
అసలైన, ఇది మీ ప్రారంభ స్థానం. వారు చెప్పినట్లు, ఇతరులను మార్చడం కంటే మిమ్మల్ని మీరు మార్చుకోవడం సులభం. కాబట్టి, మీరు చేయవలసిన మొదటి విషయం మీ ఇమెయిల్లను నిష్పాక్షికంగా సమీక్షించడం. ఐదు-పేరా ఇమెయిల్లో ప్రశ్నను పాతిపెట్టడం ద్వారా వాటిని చదవవద్దని మీరు ప్రజలకు శిక్షణ ఇస్తున్నారా? పై ఉదాహరణ గురించి ఆలోచిస్తే, మీ వ్యాపార యాత్ర యొక్క రెండు పేజీల సారాంశం చివరలో మీ ఆలస్యం అయిన విమానాన్ని మీరు ప్రస్తావించారా (మీ యజమాని తరువాత సమీక్షించాలని అనుకుంటున్నారు)? మీ ఇమెయిల్లు చదివినట్లు మరియు ప్రతిస్పందించినట్లు నిర్ధారించుకోవడానికి మా మార్గదర్శకాలను ప్రయత్నించండి.
స్పష్టమైన ఇమెయిళ్ళను రాయడం అన్నింటికీ మంచిది మరియు తదుపరి సారి మంచిది, అయితే మీరు ప్రస్తుతం మీ రీడర్ కానివారికి ఎలా స్పందించాలి? సమాచారం యొక్క ముఖ్య భాగాన్ని “క్రొత్త సమాచారం” (మీరు ఎందుకు తిరిగి వ్రాస్తున్నారో ఇది వివరిస్తుంది) గా ప్రదర్శించడం ఉత్తమ విధానం.
పై ఉదాహరణల విషయంలో, మీరు ప్రయత్నించవచ్చు, “వైమానిక సంస్థ నుండి క్రొత్త సమాచారం: ఉదయం వరకు ఫ్లైట్ బయలుదేరదు. నేను చికాగోలో సాయంత్రం గడుపుతున్నట్లు అనిపిస్తోంది ”లేదా“ మీ ఫోన్ నంబర్ పంపినందుకు ధన్యవాదాలు; మీకు అవకాశం వచ్చినప్పుడు మీరు నవీకరించిన చిరునామాను కూడా పంపగలరా? ”మీకు కావలసినదాన్ని మర్యాదపూర్వకంగా పునరుద్ఘాటిస్తూ, సాధ్యమైనంత తక్కువగా ఉంచండి (ఒకటి లేదా రెండు పంక్తులు, కాబట్టి ఏమీ మిస్ అవ్వదు).
2. “ఇది నాకు ప్రాధాన్యత కాదు” ప్రతిస్పందన
మీరు ఒక సీనియర్ సహోద్యోగిని మీరు A లేదా B విధానాన్ని తీసుకోవాలా అని అడిగే పరిస్థితిని మీరు నిర్దేశిస్తారు మరియు అతని సమాధానం “అదృష్టం.” లేదా, కనెక్ట్ అవ్వడానికి మంచి సమయం వచ్చినప్పుడు మీరు క్రొత్త పరిచయాన్ని అడుగుతారు మరియు ఆమె ప్రేమిస్తుందని ఆమె చెప్పింది to - కానీ ఏదైనా వాస్తవ సమయాన్ని చేర్చడంలో నిర్లక్ష్యం చేస్తుంది.
సుపరిచితమేనా? నాకు కొన్ని చెడ్డ వార్తలు వచ్చాయి: మీరు అనుగుణంగా ఉన్న వ్యక్తి ఇప్పుడే మీకు సమాధానం ఇవ్వడం కాదు.
వాస్తవానికి, మిమ్మల్ని ఫ్లాట్ అవుట్ చేసే ఇమెయిల్ మరియు మీ పరిచయం మరింత అందుబాటులో ఉండే సమయాన్ని ఇచ్చే ఇమెయిల్ మధ్య వ్యత్యాసం ఉంది-ఉదాహరణకు, “నేను కాఫీ కోసం కలవడానికి ఇష్టపడతాను, కాని నేను చిత్తడినేలల ద్వారా నెల ముగింపు ”కొన్ని వారాల్లో తిరిగి ప్రదక్షిణ చేయడం సహజంగానే ఉంటుంది.
కానీ అదనపు సమాచారం లేని తొలగింపు ప్రతిస్పందన - ఉదా. “నేను కొన్ని సంఖ్యలను ఎప్పుడు చూడగలను?”; “తప్పకుండా.” - మీకు అవసరమైన సమాచారాన్ని పొందడం మీ రీడర్కు ప్రాధాన్యత కాదని సూచిస్తుంది.
ఇది ఖచ్చితంగా మీకు ప్రాధాన్యత అయితే, అతని లేదా దృష్టిని ఆకర్షించే సమయం ఇది. ఈ సూత్రంతో ప్రతిస్పందించడానికి ప్రయత్నించండి:
- మీకు అవసరమైన సమాచారం
- సంస్థ గడువు
- ప్రశ్న ద్వారా ధృవీకరిస్తోంది.
ఉదాహరణకు: “ఈ వారాంతంలో మీకు కొన్ని సంఘటనలు ఉన్నాయని నాకు తెలుసు, కాని నాకు బుధవారం నాటికి సవరించిన క్యాటరింగ్ అంచనా అవసరం then అప్పటికి మీరు దానిని అందించగలరా?” లేదా, “నా క్లయింట్ సమావేశం శుక్రవారం ఉదయం 10 గంటలకు షెడ్యూల్ చేయబడింది; అప్పటికి ముందు నా ప్రదర్శనపై సంక్షిప్త గమనికలను ఇవ్వడం సాధ్యమేనా? ”మీకు కావాల్సిన వాటిని లక్ష్యంగా చేసుకోవడం పాఠకుడిపై దృష్టి పెడుతుంది; ఒక నిర్దిష్ట తేదీతో సహా (“వచ్చే రెండు వారాలలో” కాకుండా “వచ్చే మంగళవారం”) మీకు ప్రాధాన్యత జాబితాను పెంచుతుంది; మరియు ప్రశ్నతో ముగుస్తుంది అంటే గ్రహీత మిమ్మల్ని తిరిగి వ్రాయాలి.
ఎవరైనా ప్రతిస్పందించడానికి సమయం తీసుకుంటే అది మీకు నిరాశ కలిగించేది కాని మీకు అవసరమైన సమాచారాన్ని మీకు ఇవ్వడానికి ప్రయత్నం చేయదు. సమస్యను గుర్తించడానికి పై చిట్కాలను ఉపయోగించండి మరియు పనిని పూర్తి చేయడంలో మీకు సహాయపడే విధంగా స్పందించండి.
