అందరూ అక్కడ ఉన్నారు: మీకు డబుల్ టేక్ చేసే ఇమెయిల్ వస్తుంది. ఖచ్చితంగా, అవతలి వ్యక్తి స్పష్టంగా నిరాశ లేదా కోపంగా ఉన్నాడు, కానీ మీరు ఇంకా సమాధానం ఇస్తారని భావిస్తున్నారు. మీరు ఏమి చేయాలి? మీరు ఎలా స్పందిస్తారు?
అంతర్గత కార్యాలయ సందేశ సేవలు మరియు టెక్స్టింగ్ ఖచ్చితంగా జనాదరణను పెంచుతున్నప్పటికీ, ఇమెయిల్ ఇప్పటికీ పనిలో చాలా ముఖ్యమైన మరియు విస్తృతంగా ఉపయోగించబడే కమ్యూనికేషన్ సాధనం-కాబట్టి దీన్ని సాధ్యమైనంత ప్రొఫెషనల్ పద్ధతిలో ఉపయోగించగల మీ సామర్థ్యం చాలా ముఖ్యమైనది. అంటే పైన పేర్కొన్న పరిస్థితిలో మీరు ఎలా స్పందిస్తారో మీ కెరీర్ను సానుకూలంగా లేదా ప్రతికూలంగా ప్రభావితం చేసే అవకాశం ఉంది. మీరు ఇదే స్వరంలో స్పందిస్తున్నారని మీరు అనుకున్నా.
అవును, అన్ని సమయాల్లో ప్రొఫెషనల్గా ఉండడం కంటే సులభం అని నాకు తెలుసు. పనిలో ఉన్న ఇమెయిల్లకు సమాధానం ఇవ్వడం అనేది ఒక కళ, మరియు భావోద్వేగ సందేశాలకు ప్రతిస్పందించడం మరొక స్థాయికి తీసుకువెళుతుంది.
ఈ గైడ్ మీ ప్రతిస్పందన ద్వారా మిమ్మల్ని నడిపిస్తుంది, తద్వారా మీరు విభేదాలను నివారించవచ్చు మరియు మీ పనిని పూర్తి చేసుకోవచ్చు.
దశ 1: విరామం తీసుకోండి
మీరు సరిగ్గా అందుకున్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి మీరు అందుకున్న ఇమెయిల్ను మళ్లీ చదవాలని మీరు అనుకోవచ్చు - మీరు దీన్ని చెయ్యవచ్చు - కాని ఇప్పుడే సమాధానం టైప్ చేయడం ప్రారంభించవద్దు. మీ సహోద్యోగి, యజమాని లేదా క్లయింట్ అతని లేదా ఆమె భావోద్వేగాలు అతను లేదా ఆమె వ్రాసిన వాటిని నిర్దేశిస్తాయి. ఈ తప్పును పునరావృతం చేయవద్దు. విశ్రాంతి తీసుకోండి మరియు మీ నిగ్రహాన్ని చల్లబరుస్తుంది.
ఇమెయిల్ చేయడం వల్ల కలిగే ప్రయోజనాల్లో ఒకటి మీరు వెంటనే సమాధానం చెప్పాల్సిన అవసరం లేదు. కొన్నిసార్లు ప్రతిస్పందనను కంపోజ్ చేయడానికి గంటలు పట్టడం సముచితం! దాన్ని పరపతి చేయండి. మీకు ఉద్రిక్తత అనిపించినా, మరియు మరొక వైపు మీ సమాధానం కోసం ఎదురుచూస్తున్నప్పటికీ-మీకు కనీసం రెండు నిమిషాలు ఉండాలి. మీ డెస్క్ నుండి లేచి, మీ మనస్సును చల్లబరుస్తుంది మరియు అల్పాహారం లేదా ఒక గ్లాసు నీరు తీసుకోండి. ఇది మోకాలి-కుదుపు చర్యను నివారించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.
దశ 2: తీర్మానాలకు వెళ్లవద్దు
నిజాయితీగా ఉండండి: మీరు పంక్తుల మధ్య చదువుతున్నందున మీరు మీ విధంగానే స్పందిస్తున్నారా? మీరు మితిమీరిన భావోద్వేగ ఇమెయిల్లతో వ్యవహరిస్తున్నప్పుడు, స్క్రీన్ ద్వారా వెలువడే వ్యక్తి యొక్క కోపం లేదా నిరాశను మీరు అనుభవిస్తారని మీరు అనుకోవచ్చు. మరియు అక్కడ ఇంకా ఎక్కువ ఉందని మీరు to హించవలసి వస్తుంది.
అయితే, ఇతర వైపు నిజంగా అర్థం ఏమిటో మీరు not హించకూడదు. కొన్ని వాక్యాల ఆధారంగా (మరియు మీ స్వంత మెదడు యొక్క వడపోత ద్వారా మరియు మీరు సంభాషించే విధానం ద్వారా) ఇతరుల ఉద్దేశాలను నిర్ధారించడం చెడ్డ ఆలోచన.
ఏదైనా నిర్ధారణకు వెళ్ళే ప్రలోభాలను నిరోధించండి. పదాలను చదవండి, సమాచారాన్ని స్వీకరించండి మరియు వృత్తిపరమైన ప్రతిస్పందనను అందించడానికి సిద్ధం చేయండి.
దశ 3: చిన్నదిగా ఉంచండి
తప్పుడు వ్యాఖ్యానం యొక్క అవకాశాన్ని దృష్టిలో ఉంచుకుని, మీ పని సాధ్యమైనంత ఖచ్చితమైన సమాధానం ఇవ్వడమేనని గుర్తుంచుకోండి more ఇంకేమీ లేదు. అవతలి వ్యక్తి ఉద్దేశించినదానికి కప్పబడిన ప్రతిస్పందనలను విస్మరించండి.
ఒక ప్రధాన సందేశాన్ని మాత్రమే తీసుకువెళ్ళడానికి మీ ఇమెయిల్ను రూపొందించండి. ఇది ఒక వాక్యాన్ని మాత్రమే కలిగి ఉండాలని కాదు, కానీ మీ ప్రెజెంటేషన్ను ఎవరైనా విమర్శిస్తే మరియు మీరు ఉదహరిస్తున్న గణాంకాల కాపీని అడిగితే, మీరు గణాంకాలను అందించడంలో మీ ప్రతిస్పందనను ఆధారపరుస్తారు (మరియు మీ ఆధారాలను సమర్థించడం లేదు ).
ఈ విధంగా, మరొక వైపు మీ ప్రతిస్పందనను చదువుతుందని మరియు మీరు అర్థం చేసుకున్న విధంగానే అర్థం చేసుకుంటారని మీరు అనుకోవచ్చు. మీకు కావలసిన చివరి విషయం ఏమిటంటే, మీ సహోద్యోగి మిమ్మల్ని విమర్శించలేదని తెలుసుకోవడానికి మాత్రమే మిమ్మల్ని మీరు రక్షించుకోవడం; కానీ ఆమె తన అభిప్రాయాన్ని ఇబ్బందికరంగా పదజాలం చేసింది.
దశ 4: సూటిగా ఉండండి
మీ పని ఇమెయిల్లలో వ్యంగ్యం మరియు వ్యంగ్యాన్ని నివారించడం సాధారణంగా మంచి ఆలోచన-ముఖ్యంగా పరిస్థితి ఇప్పటికే వేడెక్కినట్లు అనిపిస్తే. ఉద్రిక్తత నుండి ఉపశమనం పొందడానికి కొన్నిసార్లు మీరు హాస్యాస్పదంగా పరిగణించవచ్చు, కానీ ఈ ప్రణాళిక సులభంగా ఎదురుదెబ్బ తగలదు.
మీ ముఖ కవళికలను లేదా హావభావాలను రీడర్ చూడలేరని గుర్తుంచుకోండి మరియు మిమ్మల్ని బాగా తప్పుగా అర్థం చేసుకోవచ్చు. కాబట్టి, ముఖాముఖి సంభాషణల కోసం మరియు తక్కువ డైసీ మార్పిడి కోసం మీ ట్రేడ్మార్క్ తెలివిని సేవ్ చేయండి.
దశ 5: సహాయం కోసం అడగండి
మీ ఇమెయిల్ గోప్యంగా లేకపోతే సహాయం కోరడం సముచితం. మీ కోపంతో ఉన్న యజమానితో ఎలా వ్యవహరించాలో మీ సహోద్యోగికి బాగా తెలుసు, లేదా మీ మేనేజర్ మీ గందరగోళ క్లయింట్కు సరైన విధానాన్ని కనుగొనడంలో మీకు సహాయపడవచ్చు.
ఒకసారి, మా యజమాని మా ఖాతాదారులలో ఒకరి నుండి నాకు వచ్చిన ఇమెయిల్ను బాగా అర్థం చేసుకోగలిగాడు. నేను ఆమె ప్రతిస్పందనను వ్యక్తిగతంగా తీసుకోకూడదని అతను నాకు హామీ ఇచ్చాడు, ఎందుకంటే ఇతర అంశాలు కూడా ఉన్నాయి. ఆ తరువాత, నేను శాంతించగలిగాను మరియు తగిన ప్రతిస్పందనను వ్రాయగలిగాను.
మీకు కోపంగా ఇమెయిల్ వచ్చినప్పుడు, మనస్తాపం చెందకండి. ప్రజలు ఏదో సంతృప్తి చెందనిప్పుడు, లేదా నిరాశగా లేదా గందరగోళంగా ఉన్నప్పుడు భావోద్వేగ సందేశాలను పంపుతారు. మీతో వ్యక్తిగతంగా ఎటువంటి సంబంధం లేదని మీరు under హించుకుని పనిచేయాలి-అందువల్ల మీ పని చేయకుండా మరియు వృత్తిపరంగా స్పందించకుండా స్వరం మిమ్మల్ని మరల్చనివ్వకూడదు.
