వృత్తి నిపుణులు వారి ఇన్బాక్స్ గురించి వారు ఏమనుకుంటున్నారని మీరు అడిగితే, ఇది చాలా మంది ఫాలో-అప్ సందేశాలు, బాధించే సిబ్బంది కరస్పాండెన్స్లు మరియు వార్లెటర్స్ లేదా పత్రికా ప్రకటనల యొక్క ఆత్మ పీల్చే కాల రంధ్రం అని చెబుతారు. ప్రతిరోజూ వారి మొత్తం ఇన్బాక్స్ ద్వారా తమను తాము ఎప్పుడైనా చూడగలరా అని మీరు కూడా వారిని అడిగితే, చాలా మంది అలాంటి అసాధ్యమైన ఫీట్ యొక్క ఆలోచనను అపహాస్యం చేస్తారు.
ఈ గత వారం అయితే, చాలా మంది నిపుణులను భయపెట్టే సవాలును స్వీకరించాలని నిర్ణయించుకున్నాను: నేను పడుకునే ముందు ప్రతి రాత్రి ఇన్బాక్స్ సున్నాకి చేరుకోవడానికి ఒక ఒప్పందం చేసుకున్నాను.
కాబట్టి, నేను చేశానా? సమాధానం అవును. ఇది సులభం కాదా? హెక్ నం.
నా జీవితంలో ప్రతిరోజూ నేను ఇన్బాక్స్ సున్నాకి దిగగలనని నేను అనుకోనప్పటికీ, నా ఇన్బాక్స్ ముందుకు సాగడాన్ని బాగా నిర్వహించడానికి నాకు సహాయపడే కొన్ని ముఖ్యమైన పాఠాలను నేను నేర్చుకున్నాను.
అతిపెద్దది? నాకు చాలా సహాయపడిన విషయాలు ఏవీ సంచలనాత్మకమైనవి కావు. ఉత్పాదకత నిపుణులు మరియు ఇమెయిల్ మొగల్స్ నుండి నేను సమయం మరియు సమయాన్ని మళ్ళీ వినే వ్యూహాలు అవి-వాటిని వాస్తవంగా అమలు చేయడం మరియు అనుసరించడం.
ఆ గమనికలో, మీ ఇన్బాక్స్ తక్కువ భయంకరంగా ఉండటానికి మీరు నిజంగా చేయవలసిన కొన్ని విషయాలను పంచుకుంటాను.
1. మీ షెడ్యూల్లో “ఇమెయిల్కు సమాధానం ఇవ్వడం” ఉంచండి
నేను దీని గురించి ఇంతకు ముందే వ్రాశాను, కాని ప్రతి రాత్రి ఇన్బాక్స్ సున్నాకి వెళ్ళడానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు నేను చాలా ప్రభావవంతంగా కనుగొన్న వాటిలో ఒకటి నా ఇన్బాక్స్ను నిరంతరం తనిఖీ చేయలేదు. బదులుగా, నేను ఇమెయిల్ కోసం కేటాయించడానికి ప్రతిరోజూ కొన్ని సమయాన్ని అడ్డుకుంటాను: నా కోసం, ఉదయం 30-60 నిమిషాలు, భోజనం వద్ద, మరియు మధ్యాహ్నం విషయాలు దూరంగా ఉండటానికి చాలా సమయం ఉంది.
ఇది ప్రతికూలమైనదిగా అనిపిస్తుంది (నేను ఖచ్చితంగా సందేహాస్పదంగా ఉన్నాను), కానీ ఆ ఒక పనిపై దృష్టి పెట్టడం ద్వారా మరియు మరేమీ కాదు, నేను నా ఇన్బాక్స్ ద్వారా సాధారణం కంటే చాలా త్వరగా పొందగలిగాను. టైమ్లైన్ కలిగి ఉండటం వల్ల ఇమెయిళ్ళ ద్వారా వేగవంతం కావడానికి నన్ను ప్రోత్సహించింది, ఒకదానిపై డిల్లీ డాలీ కాకుండా, సమాధానం ఇవ్వడం లేదా అప్రధానమైన సందేశంతో దాన్ని తొలగించడం కంటే పరధ్యానం చెందడం నాకు అనిపించలేదు.
అదనంగా, నిర్దిష్ట సమయాలలో నా ఇమెయిల్లకు సమాధానం ఇవ్వడం ఎప్పటికీ అంతం లేని పనిలాగా మరియు నా చేయవలసిన పనుల జాబితాలో మరొక విషయం లాగా అనిపించింది, ఇది చాలా సులభం. ఈ వారానికి ముందు, నా ఇన్బాక్స్ ఎల్లప్పుడూ నా మనస్సులో ఉందని నేను గ్రహించలేదు మరియు రోజంతా నా ఇమెయిల్ ఖాతాను తనిఖీ చేసే భయంతో ఉన్నాను. ఇది మిగతా వాటిలాగే నా షెడ్యూల్లో భాగమైనందున, నా తదుపరి ఇమెయిల్ పంపినప్పుడు నేను ప్రశ్నించలేదు; నేను దాని కోసం సమయం కేటాయించాను.
సెషన్ ముగింపులో “సైన్ ఆఫ్” చేయడం మరియు సైబర్స్పేస్ ప్రపంచంలో ఏమి జరుగుతుందో గురించి చింతించకపోవడం కూడా చాలా బాగుంది.
2. చాలా ఇమెయిల్లకు వెంటనే సమాధానం ఇవ్వండి
వ్యక్తిగతంగా, నా ఇన్బాక్స్లోని 65-70% ఇమెయిల్లకు శీఘ్ర ప్రతిస్పందనలు అవసరం, అవి వ్రాయడానికి నాకు ఒక నిమిషం లేదా రెండు కన్నా తక్కువ సమయం పడుతుంది. చాలా తరచుగా, నేను వాటిని నా ఇన్బాక్స్లో వదిలేసి, “ఓహ్, ఇవి చాలా సులభం. నేను తరువాత వారి వద్దకు వెళ్తాను. ”కానీ, నేను గ్రహించినట్లుగా, వాటిని చదవడానికి నాకు ఎక్కువ సమయం మరియు శక్తి పడుతుంది, తరువాత వరకు నిలిపివేయడానికి అవి చాలా తేలికగా ఉన్నాయని నిర్ణయించేంతగా వాటిని ప్రాసెస్ చేయండి, తరువాత తిరిగి వచ్చి ప్రాసెస్ చేయండి ప్రతిస్పందించడానికి వాటిని మళ్ళీ.
నా విలువైన “ఇమెయిల్ ఆన్సరింగ్” సమయంలో ఆ కరస్పాండెన్స్లకు సమాధానం ఇవ్వమని నన్ను బలవంతం చేయడం ద్వారా, నా ఇన్బాక్స్ నుండి మరియు నా మనస్సు నుండి మరిన్ని విషయాలను పొందగలిగాను-మరియు ఆ అంతుచిక్కని ఇన్బాక్స్ సున్నాకి దగ్గరగా వెళ్ళగలను.
3. వ్యూహాత్మక కాలానికి ఇతర ఇమెయిల్లను పంట్ చేయండి
నా బిజీగా ఉన్న ఒక స్నేహితుడు నేను దానిని పొందమని పట్టుబట్టడంతో నేను చివరికి గత వారం Gmail లో బూమేరాంగ్ అనువర్తనాన్ని ఇన్స్టాల్ చేసాను (“ఇది లైఫ్సేవర్!” ఆమె చెబుతూనే ఉంది). మరియు నేను అంగీకరించాలి: ఆమె చెప్పింది నిజమే.
చాలా సరళంగా, మీ ఇన్బాక్స్లో ఇమెయిళ్ళు కనిపించినప్పుడు బూమేరాంగ్ తిరిగి షెడ్యూల్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. తరువాత అన్నింటినీ షెడ్యూల్ చేయడం మోసం అనిపించవచ్చు (“రేపు ఉదయం నా ఇన్బాక్స్లో చూపించడానికి 45 ఇమెయిల్లను షెడ్యూల్ చేయడం ద్వారా నేను ఈ రోజు రాత్రి ఇన్బాక్స్ సున్నాకి వచ్చాను!”), మీరు దాన్ని ఎలా ఉపయోగిస్తారనే దానితో వ్యూహాత్మకంగా ఉండాలి.
ఉదాహరణకు, ఒక ప్రముఖ కళాశాల ప్రవేశ వెబ్సైట్ యొక్క సహ వ్యవస్థాపకుడిగా, హైస్కూల్ సిబ్బంది నిరంతరం కళాశాల వ్యాస చిత్తుప్రతులను సవరించడానికి నాకు పంపుతారు, నేను ఆనందించేది. ఏదేమైనా, ఆ చిత్తుప్రతిని నా ఇన్బాక్స్లో ఒకేసారి రోజులు కూర్చోబెట్టడం సరదా కాదు, మరియు అవి కనిపించిన రెండవ వాటిని సవరించడానికి నాకు సమయం లేదు. బదులుగా, నేను వాటిని సవరించడానికి ఎక్కువ సమయం ఉన్నప్పుడు తిరిగి రావడానికి షెడ్యూల్ చేయడానికి బూమేరాంగ్ను ఉపయోగించాను (నా విషయంలో, అది శుక్రవారం మధ్యాహ్నం).
నా ఉత్పాదకతలో భారీ వ్యత్యాసం ఉన్నప్పుడు నా ఇన్బాక్స్లోకి వచ్చిన వాటిని షెడ్యూల్ చేయగలిగాను మరియు నేను ఎంతవరకు చేయగలిగాను.
దీన్ని చేయడానికి మరొక మార్గం కోసం, ఇన్బాక్స్ మేధావి అలెక్స్ కావౌలాకోస్ లేబుల్స్ మరియు ఫోల్డర్లను ఉపయోగించి వివిధ స్థాయిల ప్రయత్నం అవసరమయ్యే ఇమెయిళ్ళను వ్యూహాత్మకంగా నిర్వహించే వ్యవస్థ గురించి ఇక్కడ వ్రాశారు. దీని గురించి మాట్లాడుతూ:
4. లేబుల్స్ లేదా ఫోల్డర్లను ఉపయోగించండి
నా పదాలను గుర్తించండి: మీ అన్ని ఇమెయిల్లను డంప్ చేయడానికి మీ ఇన్బాక్స్ను ఒక విధమైన పల్లపుగా ఉపయోగించవద్దు; మీరు అందుకున్న ప్రతిదాన్ని సరిగ్గా నిర్వహించడానికి మరియు ఫైల్ చేయడానికి లేబుల్స్, ట్యాబ్లు లేదా ఫోల్డర్లను (మీ ఇమెయిల్ ప్రొవైడర్ వాటిని పిలిచినా) ఉపయోగించండి.
నా ఇమెయిల్ ఖాతాలో నాకు 30 వేర్వేరు లేబుల్స్ ఉన్నాయి, మరియు అది అబ్సెసివ్ లేదా నిర్దిష్టంగా అనిపించినప్పటికీ, నాకు అవసరమైన సందేశాలను త్వరగా తిరిగి పొందటానికి మరియు నేను వాటిని పూర్తి చేసిన తర్వాత వాటిని ఫైల్ చేయడానికి ఇది సహాయపడుతుంది, నా ఇన్బాక్స్ చాలా తక్కువ భయానకంగా అనిపిస్తుంది.
ఉదాహరణకు, ప్రస్తుతం నా ప్రాస్పెక్ట్ నుండి నా ఉద్యోగులలో కొంతమందితో ముందుకు వెనుకకు కరస్పాండెన్స్ జరుగుతోంది. కొనసాగుతున్న ఇమెయిళ్ళను నా ఇన్బాక్స్లో ఎప్పటికప్పుడు వదిలేయడానికి బదులుగా, నేను వాటిని సంబంధిత ప్రాస్పెక్ట్-సంబంధిత ఫోల్డర్ల క్రింద దాఖలు చేశాను, తద్వారా క్రొత్త సందేశం ఉంటే మాత్రమే అవి పాపప్ అవుతాయి. ఇది నేను ఇప్పటికే వ్యవహరించిన విషయాల యొక్క నా ఇన్బాక్స్ను భౌతికంగా క్లియర్ చేస్తుంది, ఇది ఇతర అంశాలను మరింత నిర్వహించదగినదిగా భావిస్తుంది.
5. ఇమెయిల్ జాబితాల నుండి చందాను తొలగించండి
ఈ చిట్కా అందంగా స్వీయ వివరణాత్మకమైనది: అన్ని మెత్తనియున్ని వదిలించుకోండి. కొన్ని వార్తాలేఖలు వచ్చినప్పుడు మీరు మీ ఇన్బాక్స్లోని ట్రాష్ క్యాన్ ఐకాన్కు నేరుగా వెళ్తారా? చందాను తొలగించండి. మరియు “కానీ నేను దీనిని తరువాత చదవవచ్చు!” అని కూడా లాగవద్దు. నా నియమావళి ఏమిటంటే, నేను ఒక వార్తాలేఖను వరుసగా మూడుసార్లు తొలగిస్తే, నేను అక్కడికక్కడే చందాను తొలగించాను.
నేను వివిధ వేదికల కోసం వ్యక్తిగతంగా చాలా వార్తాలేఖలను చదివాను, కాబట్టి స్లాగ్ ద్వారా తెలుసుకోవడానికి, నా ఇన్బాక్స్లో కనిపించడానికి నేను ఇష్టపడిన వార్తాలేఖల కోసం మరింత అనుకూలమైన సమయాన్ని కనుగొనడానికి నేను బూమేరాంగ్ను ఉపయోగించాను మరియు మిగతా వాటి నుండి చందాను తొలగించాను.
ఈ ఇమెయిల్ జాబితాల నుండి నన్ను తీసివేయడం ద్వారా, నేను తప్పనిసరిగా ప్రతిరోజూ అనేక డజన్ల ఇమెయిళ్ళను స్వీకరించకుండా ఉంటాను. ముందు, నా ఇన్బాక్స్ సమయం సగం వార్తాపత్రికలు మరియు ఇతర మాస్ ఇమెయిల్ జాబితాలను తొలగించినట్లు నేను భావించాను, దాని గురించి నేను ఇకపై ఆందోళన చెందాల్సిన అవసరం లేదు. నా ఇన్బాక్స్ నాకు ప్రత్యేకంగా దర్శకత్వం వహించిన వ్యక్తిగత ఇమెయిల్ గురించి అనిపిస్తుంది మరియు నేను ఉంచిన వార్తాలేఖలు నేను చదవడానికి నిజంగా ఎదురుచూస్తున్న విషయాలు.
నా ప్రయోగాన్ని తిరిగి చూస్తే, ప్రతిరోజూ ఇన్బాక్స్ సున్నాకి ప్రయత్నించడం విలువైనదేనా?
చిన్న సమాధానం లేదు అని నేను అనుకుంటున్నాను, ఓహ్-అంత మనోహరమైన “క్రొత్త మెయిల్ లేదు!” చూడటానికి మీరు స్వర్గం మరియు భూమిని తరలించకూడదు. ఏదేమైనా, ఈ ప్రయోగం నా ఇన్బాక్స్లో అన్ని సమయాల్లో కూర్చొని డజన్ల కొద్దీ (వందల కాకపోయినా) ఇమెయిల్లు అవసరం లేదని నాకు రుజువు చేసింది; సందేశాలను తగ్గించడానికి మార్గాలు ఉన్నాయి మరియు అందువల్ల నా ఇమెయిల్-ప్రేరిత ఒత్తిడి స్థాయిలను తగ్గించండి. ఇమెయిళ్ళకు సమాధానం ఇవ్వడం శాశ్వత పని కాదని నాకు ఇప్పుడు బాగా తెలుసు-ఇది నా రోజువారీ చేయవలసిన పనుల జాబితాలో మరొక గీత, దీని గురించి నాకు తక్కువ ఆత్రుతగా అనిపిస్తుంది.
నా ఇమెయిల్ అలవాట్లను మార్చడం ద్వారా, ఇమెయిళ్ళను స్వీకరించే మరియు పంపే మొత్తం ప్రక్రియను నేను చాలా సులభం చేసాను - మరియు నేను సమయం గడపడం ఆదా చేశాను. ఇప్పుడు ఎవరు దానిని ఇష్టపడరు?
