"అన్ని కాగితాలను వదిలించుకోండి."
నేను న్యూయార్క్ సిటీ మేయర్ కార్యాలయంలో పనిచేస్తున్న ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ని, మరియు ఇది నెరవేర్చడానికి నాకు అప్పగించిన పని. వందల వేల మంది ఉద్యోగులు, వేలాది కాగితం ఆధారిత ప్రక్రియలు మరియు కొత్త సాంకేతిక పరిజ్ఞానం కోసం పరిమిత బడ్జెట్ ఉన్న బ్యూరోక్రసీలో, ప్రతిదాని గురించి డిజిటలైజ్ చేయడానికి ఒక ప్రణాళికను అభివృద్ధి చేయమని నన్ను అడిగారు.
నేను ఎప్పుడైనా చూసినట్లయితే ఇది చాలా కష్టమైన ప్రాజెక్ట్. వాస్తవానికి, నేను పనిచేస్తున్న అడ్డంకులను చూస్తే ఇది అసాధ్యం పక్కన ఉంది. కానీ నేను నా చేతులను పైకి విసిరి, చెప్పలేను. నాకు చేయవలసిన పని ఉంది మరియు నేను ఎక్కడో ప్రారంభించాల్సి వచ్చింది.
ప్రాజెక్ట్ పేపర్ ఎలిమినేషన్ అర్హత లేని విజయం కాదు. నిజానికి, ఇది అర్హత లేని వైఫల్యానికి దగ్గరగా ఉంది. మీరు ఈ రోజు ఏదైనా న్యూయార్క్ నగర కార్యాలయంలోకి వెళితే, డెస్క్లపై, ఇన్బాక్స్లు మరియు అవుట్బాక్స్లలో మరియు రీసైకిల్ డబ్బాలలో పేపర్ను మీరు ఖచ్చితంగా కనుగొంటారు.
అయినప్పటికీ, నేను సాధించిన విజయాల కంటే అధిక పనిని ఎలా ప్రారంభించాలో ఈ ప్రాజెక్ట్ నాకు మరింత నేర్పింది. అధిగమించలేనిదిగా అనిపించడం మరియు కాటు-పరిమాణ ముక్కలుగా పరిష్కరించడం నేను ఎలా నేర్చుకున్నాను.
1. బిగ్ పిక్చర్ యొక్క స్టాక్ తీసుకోండి
న్యూయార్క్ నగరంలో డజన్ల కొద్దీ విభాగాలు ఉన్నాయి, వీటిలో ప్రతి ఒక్కటి డజన్ల కొద్దీ విభాగాలు ఉన్నాయి, వీటిలో ప్రతి దాని స్వంత అంతర్గత ప్రక్రియలు ఉన్నాయి. ఫైల్ క్యాబినెట్లు మరియు పెట్టెల్లో ఇప్పటికే ఉన్న కాగితం ఉంది మరియు కస్టమర్లు మరియు ఉద్యోగులు ఫారమ్లు మరియు దరఖాస్తులను నింపినప్పుడు కాగితం ఇంకా సృష్టించబడుతుంది. కాగితం సృష్టించే అన్ని ప్రక్రియల స్టాక్ను తీసుకునే ముందు ఎక్కడ ప్రారంభించాలో నాకు తెలుసుకోవడం అసాధ్యం. ఏవి ఎక్కువ కాగితాన్ని ఉత్పత్తి చేశాయి? ఏవి డిజిటలైజేషన్కు తమను అప్పుగా ఇచ్చాయి మరియు డబ్బును అంగీకరించాల్సిన అవసరం వంటి క్లిష్ట కారకాలు ఏవి? ఏది తక్కువ బక్ కోసం అతిపెద్ద బ్యాంగ్ను ఉత్పత్తి చేస్తుంది?
ప్రయత్నం యొక్క పరిధిని అనుభూతి చెందడానికి ప్రతి విభాగాన్ని కాన్వాస్ చేయడానికి నేను కొన్ని వారాలు గడిపాను. ఈ ప్రాధమిక అంచనా వేయడం మీ పరిధిని నిర్వచించటానికి సహాయపడుతుంది, అలాగే దాని లోపల మరియు వెలుపల ఉన్నది. ఇది మీ ఉన్నత స్థాయికి పని యొక్క వెడల్పుతో కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మరియు వారు ఎక్కువగా శ్రద్ధ వహించే వాటి గురించి వారి అభిప్రాయాన్ని పొందడానికి మీకు సహాయపడుతుంది. మరియు ఇది మీ మార్గాన్ని తార్కిక ప్రారంభ స్థానానికి నావిగేట్ చేయడానికి మీకు సహాయపడుతుంది.
2. చిన్న స్థాయిలో విజయానికి ఉదాహరణను కనుగొనండి
ప్రాజెక్ట్ పేపర్ ఎలిమినేషన్ విషయంలో, ఆరోగ్య శాఖ ఇటీవల కార్యాలయ చర్య ద్వారా ప్రాంప్ట్ చేయబడిన కాగితం తగ్గింపు ప్రాజెక్టును చేపట్టింది. వారు లేకపోతే వారి కాగితపు రికార్డులన్నింటినీ వారితో తీసుకెళ్లడానికి వారు ఇష్టపడలేదు, కాని ఏది తీసుకోవాలో మరియు ఏది వదిలివేయాలో వారికి తెలియదు. అందువల్ల వారు బహుళ-దశల ప్రాజెక్టును అమలు చేశారు: చట్టబద్ధంగా నిలుపుకోవాల్సిన వాటిని నిర్వచించండి, చేయని వాటిని నాశనం చేయండి మరియు హార్డ్ కాపీ అవసరం లేని దేనినైనా స్కాన్ చేయండి. వారు సాంకేతిక పరిజ్ఞానం మరియు సిబ్బందిని అమలు చేయడానికి అమలు చేసారు మరియు దాని కోసం చూపించే ఫలితాలను వారు కలిగి ఉన్నారు.
ఒక పరిమాణం ఎల్లప్పుడూ అన్నింటికీ సరిపోదు మరియు మీరు ఒక నిర్దిష్ట ప్రాజెక్ట్ యొక్క స్థాయిని పెంచినప్పుడు క్రొత్త పరిశీలనలు తలెత్తుతాయి. కానీ విజయానికి ఉదాహరణ మీరు సాధించిన అదే లక్ష్యాన్ని సాధించడానికి నిరూపితమైన పద్ధతులను అందించడమే కాక, ఇతరుల వైఫల్యాల నుండి నేర్చుకోవడానికి కూడా ఇది మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. ఇది మీరు ప్రారంభ బిందువుగా ఉపయోగించగల నమూనాను అందిస్తుంది. మీరు మీ స్వంత లక్ష్యాలకు తగినట్లుగా దీన్ని సవరించడం, విస్తరించడం లేదా స్వీకరించడం అవసరం కావచ్చు, కానీ పూర్తిగా ఖాళీ కాన్వాస్ నుండి ప్రారంభించడం కంటే ఏదో ఒకదానికి ప్రతిస్పందించడం సులభం.
3. తక్కువ ఉరి పండ్లను గుర్తించండి
అవును, “తక్కువ-వేలాడే పండు” తప్పనిసరిగా ఎక్కడో అధికంగా ఉపయోగించిన కార్యాలయ పరిభాష జాబితాలో ఉంటుంది, కాబట్టి దాన్ని ఏమిటో పిలుద్దాం: సులభమైన విషయం. తక్కువ ఖర్చు మరియు తక్కువ సమయం తీసుకునే అంశాలు. ప్రాజెక్ట్ పేపర్ ఎలిమినేషన్ విషయంలో, వాడుకలో లేని వ్రాతపనిని వదిలించుకోవడం, సరళమైన ఆన్లైన్ ఫారమ్లను సృష్టించడం మరియు వాటి గడువు తేదీలకు మించి రికార్డులను పారవేయడం వంటివి దీని అర్థం.
సులభమైన విషయాలతో ప్రారంభించడానికి కొన్ని కారణాలు ఉన్నాయి. మొదట, ఇది మీ బెల్ట్లో కొన్ని నోట్లను ఇస్తుంది. ఫార్వర్డ్ కదలిక యొక్క ఈ భావన, అది కనిష్టంగా ఉండవచ్చు, ఇది ఒక ముఖ్యమైన మానసిక విజయం. ఇది మరింత సవాలు చేసే పనికి మీకు moment పందుకుంటుంది, ఇంధనం ఇస్తుంది. రెండవది, ఇది ప్రాజెక్ట్ యొక్క వాటాదారులకు పురోగతిని ప్రదర్శించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది, భవిష్యత్ దశల పనిని అందించే మీ సామర్థ్యంపై విశ్వాసాన్ని కలిగిస్తుంది.
4. మీ అతిపెద్ద అడ్డంకులను తొలగించండి
మీరు చిన్న విజయాలను ఎంచుకున్నప్పటికీ, అసాధ్యమైన దూసుకొస్తున్న సవాలు యొక్క భావనను తీసుకొని దానిని కాంక్రీట్ అడ్డంకులుగా విడదీయడం చాలా ముఖ్యం. వాటిని పేరు పెట్టకుండా, వాటిని అధిగమించడానికి వ్యూహాలను అభివృద్ధి చేయడం చాలా కష్టం. కాగితం తొలగింపు ప్రపంచంలో, ఆన్లైన్ రూపంలోకి ప్రవేశించిన డేటాను సంగ్రహించడంలో సంక్లిష్టత ఒక అడ్డంకి, మరియు మరొకటి ఎలక్ట్రానిక్ సంతకాల కోసం చట్టపరమైన అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉంటుంది.
ఈ అడ్డంకులను వేయడం మీరు మొదట్లో as హించినట్లుగా గ్రహించిన అడ్డంకి పెద్ద సవాలు కాదని కనుగొన్నందుకు దారితీయవచ్చు. ఇది ప్రత్యామ్నాయంగా, మీరు ఇంతకు ముందు చిన్నదిగా భావించిన ప్రధాన రోడ్బ్లాక్ను వెలుగులోకి తెస్తుంది. ప్రారంభంలో ఉన్న అవరోధాలు ఏమిటో తెలుసుకోవడం, మీరు ఇప్పటికే మోకాలి లోతులో ఉన్నప్పుడు కళ్ళుమూసుకోకుండా నిరోధిస్తుంది. రాజకీయ మద్దతు, నిధులు లేదా నిపుణుల మార్గదర్శకత్వం అయినా మీరు వాటిని పరిష్కరించడానికి అవసరమైన వనరులను సమం చేయడానికి ఇది మీకు సహాయపడుతుంది.
5. దశ దశ పని
చైనా తత్వవేత్త లావో త్జు, "వెయ్యి మైళ్ళ ప్రయాణం ఒకే దశతో మొదలవుతుంది" అని ప్రముఖంగా చెప్పారు. వెయ్యి మైళ్ళ ప్రయాణంలో 250 మైళ్ళ నాలుగు చిన్న ప్రయాణాలు లేదా 100 మైళ్ళ 10 ప్రయాణాలు ఉంటాయి. మీ నిరుత్సాహపరిచే ప్రాజెక్ట్ను నిర్వహించదగిన దశలుగా విడగొట్టడం చాలా తక్కువ నిరుత్సాహపరుస్తుంది. దశ ఒకటి మరియు దశల మధ్య లక్ష్యంగా ఉండటానికి ఇది మీకు వాస్తవిక మధ్యంతర మైలురాళ్లను ఇస్తుంది.
న్యూయార్క్ నగర ప్రభుత్వంలో కాగితం ఆధారిత ప్రక్రియలను డిజిటలైజ్ చేయడానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు, పనిని దశలవారీగా తొలగించడానికి అనేక ఎంపికలు ఉన్నాయి. ఒక విధానం నిర్దిష్ట సంఖ్యలో విభాగాలను ఒకేసారి పరిష్కరించడం. మరొకటి, ఏ కాగితాన్ని తొలగించవచ్చో నిర్ణయించడం ద్వారా ప్రారంభించడం, దానిని డిజిటలైజ్ చేయడానికి సాంకేతిక పరిజ్ఞానాన్ని అమలు చేయడం ద్వారా కొనసాగించడం మరియు సిబ్బందికి శిక్షణ ఇవ్వడం మరియు వినియోగదారులకు కొత్త సాంకేతికతను ప్రకటించడం ద్వారా ముగించడం. అధిక మొత్తంలో పనిని దశలవారీగా చేయడానికి చాలా తార్కిక మార్గం పని యొక్క స్వభావాన్ని బట్టి మారుతుంది, కానీ మీరు చాలా లోతుగా ప్రవేశించే ముందు దాన్ని పరిష్కరించడం ఎల్లప్పుడూ విలువైనదే.
6. అంచనాలను సెట్ చేయండి
మీరు ఏమి చేసినా, మీరు బట్వాడా చేయగలరని మీకు నమ్మకం లేదు. మీరు దాన్ని ఏమి చేయాలో అడగండి. మీరు దాన్ని పొందలేకపోతే-అది వ్యక్తులు, డబ్బు లేదా సాంకేతికత అయినా-మీ టైమ్లైన్ను ప్రభావితం చేసే మార్గాలను వివరించండి. కొన్నిసార్లు ఒక ఎగ్జిక్యూటివ్ దానిని సాధించడానికి అవసరమైన పని గురించి సూక్ష్మ అవగాహన లేకుండా ఏదైనా అడుగుతారు, కానీ ఒకసారి మీరు మీ అంచనాను ఒకచోట లాగి అడ్డంకులను గుర్తించిన తర్వాత, మీరు ఈ స్వల్పభేదాన్ని కమ్యూనికేట్ చేసే స్థితిలో ఉన్నారు.
మీ తల వణుకుట మరియు ఇతర దిశలో పరుగెత్తటం అనేది ఒక సాధారణ, మరియు కొన్నిసార్లు సమర్థించదగిన, అత్యంత అధిక ప్రాజెక్టులకు ప్రతిస్పందన. కానీ మిమ్మల్ని ఎక్కడా పొందలేము. చాలా భయంకరమైన పని కూడా సరైన దృక్పథంతో, ముందుకు సాగే పనిపై దృ understanding మైన అవగాహనతో మరియు మీ దారిలో తనిఖీ చేయడానికి వాస్తవిక మరియు సాధించగల మైలురాళ్ళతో పోరాడవచ్చు.
