మీరు ఎప్పుడైనా సమావేశానికి నాయకత్వం వహించినట్లయితే, గందరగోళానికి త్వరగా మలుపు తిరిగిన సెషన్ను వెనక్కి తీసుకునే ప్రయత్నం కూడా మీరు అనుభవించారు.
బహుశా మీరు అదనపు మాట్లాడే బంచ్తో వ్యవహరిస్తున్నారు-లేదా నాలుగేళ్ల వయస్సులో ఉన్న వ్యక్తి దృష్టిలో ఉన్నట్లు అనిపిస్తుంది. బహుశా అక్కడ ఉన్న ప్రతిఒక్కరికీ భాగస్వామ్యం చేయడానికి గొప్ప ఆలోచన ఉంది - లేదా చివరకు రాయల్ బేబీ పేరు పెట్టబడి ఉండవచ్చు మరియు ఎవరైనా దీని గురించి మాట్లాడవచ్చు.
కారణం ఏమైనప్పటికీ, సమావేశాలు అదుపు లేకుండా పోతాయి. మీరు సమావేశానికి బాధ్యత వహిస్తుంటే, మీరు విషయాల పైన కనిపించాలని మరియు అసమర్థ సమావేశాలతో ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని వృథా చేయకుండా ఉండాలని కోరుకుంటారు.
సమూహాన్ని ట్రాక్లో ఉంచడం పూర్తి చేయడం కంటే సులభం, కానీ కొన్ని స్మార్ట్ ప్లానింగ్ మరియు కొన్ని రోజుల వ్యూహాలతో, మీరు మరింత దృష్టి కేంద్రీకరించిన బృంద సమావేశాలకు వెళ్తారు.
ప్రణాళికతో ప్రారంభించండి
నియంత్రణను స్థాపించడంలో మొదటి దశ ఎజెండాను సిద్ధం చేయడం. మరియు నా ఉద్దేశ్యం, మంచి, పాత-కాలపు, టైప్-అప్ ఎజెండా, ఇది హాజరైనవారికి ముందుగానే పంపబడుతుంది (ఆపై సమావేశంలో స్నేహపూర్వక రిమైండర్గా ప్రదర్శించబడుతుంది లేదా ఇవ్వబడుతుంది). ప్రతిదీ వ్రాయడం చాలా స్పష్టంగా అనిపించవచ్చు, కాని నన్ను నమ్మండి, కాగితంపై కొన్ని వివరాలు ఉంచడం మిమ్మల్ని ఉంచడానికి సహాయపడుతుంది మరియు మిగతా వారందరూ the సమావేశం నిజంగా దేనిపై దృష్టి పెట్టారు.
మీ ప్రణాళికను సమిష్టిగా ఉంచినప్పుడు, మీరు సమావేశంలో సాధించాలనుకుంటున్న అంతిమ లక్ష్యం గురించి ఆలోచించండి (ఉదా., ఇది కలవరపరిచే సెషన్, లేదా మీరు కొన్ని కీలక చర్య అంశాలను ఖరారు చేయాల్సిన అవసరం ఉందా?). అప్పుడు, ఆ లక్ష్యాన్ని చేరుకోవడానికి ఏమి చర్చించాల్సిన అవసరం ఉంది, ఏ ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వాలి మరియు ఏ బాధ్యతలు కేటాయించాలో నిర్ణయించడానికి వెనుకకు పని చేయండి. ఈ వదులుగా ఉండే చివరలలో ఎజెండాలో చోటు ఉందని నిర్ధారించుకోండి, కాబట్టి వారు రాకముందే ఏమి ఆశించాలో అందరికీ తెలుసు.
ఈ ఎజెండా అంశాలతో పాటు, హాజరయ్యే వ్యక్తుల గురించి కూడా ఆలోచించండి. ఎంత మంది ఉంటారు? వారు ఒకరినొకరు తెలుసా? వారి వ్యక్తిత్వాలు ఏమిటి? సాధారణంగా వాటిని మరల్చేది ఏమిటి? మీరు సెషన్ ప్రారంభంలో ఏదైనా అదనపు సమయంలో నిర్మించాల్సిన అవసరం ఉందో లేదో నిర్ణయించడంలో ఇది మీకు సహాయపడుతుంది. ఉదాహరణకు, మీ సమావేశానికి హాజరయ్యేవారు ప్రారంభించడానికి ముందు వ్యక్తిగత చర్చలో పాల్గొనాలని మీకు తెలిస్తే, ప్రతి ఒక్కరూ వ్యాపారానికి దిగే ముందు వారి వ్యవస్థల నుండి అరుపులు పొందడానికి కొన్ని నిమిషాల సమయం ప్లాన్ చేయండి.
ఫోకస్ కోసం సౌకర్యాలు
మీ తదుపరి దశ పరధ్యానం మరియు అంతరాయాలను నిరుత్సాహపరిచే సమావేశ స్థలాన్ని సృష్టించడం. భౌతిక స్థలంతో ప్రారంభించండి, గది బయటి శబ్దం మరియు సంభాషణల నుండి మూసివేయబడిందని మరియు లూపింగ్ వీడియో స్క్రీన్ లేదా టేబుల్పై ఉన్న పదార్థాలు వంటి దృశ్య పరధ్యానం లేకుండా చూసుకోవాలి. సమావేశం ప్రారంభమయ్యే ముందు, మీ ఫోన్ను దూరంగా ఉంచండి మరియు మీ ల్యాప్టాప్ను మూసివేయండి others ఇది ఇతరులు కూడా చేయాలనే సూక్ష్మ సంకేతం.
అప్పుడు, ఉత్పాదకతకు వేదికను సెట్ చేయండి. అజెండా అందుబాటులో ఉందని నిర్ధారించుకోండి-ముద్రిత కాపీలు కలిగి ఉండటం ద్వారా లేదా తెరపైకి లాగడం ద్వారా - మరియు మీరు ప్రతి ఒక్కరినీ స్వాగతించేటప్పుడు సమావేశానికి సంబంధించిన లక్ష్యాలను పున ate ప్రారంభించండి (ఉదా., “వివరాలను ఖరారు చేయడానికి మేము ఈ రోజు ఇక్కడ ఉన్నాము నిధుల సేకరణ కార్యక్రమం కోసం. ”). అలాగే, సమావేశం ఎప్పుడు ముగుస్తుందో ప్రజలకు గుర్తుచేసుకోండి. సరళంగా చెప్పాలంటే, “మనమందరం చాలా చేయాల్సి ఉందని నాకు తెలుసు, కాబట్టి దీనిని 30 నిముషాల లోపు ప్రయత్నిద్దాం” అని ప్రజలకు గుర్తు చేస్తుంది, వారు చేసేంత సమర్థవంతమైన సమావేశాన్ని మీరు కోరుకుంటున్నారని ప్రజలకు గుర్తు చేస్తుంది.
లాజిస్టికల్ నోట్లో, మీకు అదనపు సమావేశ సామగ్రి ఉంటే, సెషన్ ప్రారంభంలో కాకుండా మీరు వెంట వెళ్ళేటప్పుడు వాటిని పంపించండి. ఈ విధానం పరధ్యానమని ఇతరులు సూచించడాన్ని నేను విన్నాను, కాని రాబోయేది ఏమిటో చూసే అవకాశం ఉంటే ఎక్కువ మంది ప్రజలు ముందుకు చదివి సమావేశాలను పట్టాలు తప్పారని నేను తెలుసుకున్నాను.
సమూహాన్ని తిరిగి తీసుకురావడం
విషయాలను అదుపులో ఉంచడంలో స్పష్టమైన ఎజెండా మరియు శుభ్రమైన సమావేశ స్థలం చాలా దూరం వెళ్తాయి, కానీ మీరు మీ సమావేశాన్ని ఎంత జాగ్రత్తగా ప్లాన్ చేసినా, పరధ్యానం ఇంకా జరగవచ్చు. అక్కడే పరివర్తన కళ అమలులోకి వస్తుంది. మీరు సమావేశానికి వెళ్ళే ముందు, సంభాషణను మీకు కావలసిన చోట మళ్ళించటానికి మీరు కొన్ని మర్యాదపూర్వక, ఇంకా ప్రభావవంతమైన, మార్గాలతో ఆయుధాలు కలిగి ఉన్నారని నిర్ధారించుకోండి. ఇక్కడ నాకు ఇష్టమైనవి కొన్ని:
దాన్ని కట్టుకోండి
మంచి వ్యాసం వలె (అవును, మనమందరం వాటిని గుర్తుంచుకుంటాము), మీరు మీ సమావేశాన్ని క్లుప్త సారాంశంతో మూసివేయాలి. ఏమి సాధించబడిందో మరియు తరువాత చేయవలసినవి, తదుపరి దశలు లేదా బాధ్యతలు స్పష్టంగా పేర్కొనండి. ఇది వివరంగా చెప్పాల్సిన అవసరం లేదు-వాస్తవానికి, ఇది ఒక నిమిషం లేదా రెండు నిమిషాల కన్నా ఎక్కువ ఉండకూడదు-కాని ఇది మీ సమావేశానికి విల్లు పెట్టడానికి సహాయపడుతుంది: “అందరికీ ధన్యవాదాలు. ఈవెంట్ లాజిస్టిక్లను ఖరారు చేయడంలో మేము గొప్ప పురోగతి సాధించాము. ఈ వివరాలతో ఎమిలీ ఈవెంట్ కోఆర్డినేటర్ను సంప్రదిస్తుంది మరియు నేను ప్రతి ఒక్కరి ఫైనల్-టు-డాస్ యొక్క ఇమెయిల్ జాబితాను పంపుతాను. ”
దీనిని ఎదుర్కొందాం, మీరు ఒక చిన్న గదిలో కొంతమంది వ్యక్తులను ఉంచినప్పుడు, నియంత్రణను ఏర్పాటు చేయడం మరియు నిర్వహించడం కష్టం. ప్రతి ఒక్కరినీ తిరిగి ట్రాక్లోకి తీసుకురావడానికి ఒక ప్రణాళిక, ఎజెండా మరియు కొన్ని ముఖ్య మార్గాలతో మీ తదుపరి సమావేశానికి వెళ్లడం అన్ని తేడాలను కలిగిస్తుంది.
మాకు చెప్పండి! మీ సమావేశాలపై మీరు ఎలా నియంత్రణ ఉంచుతారు?
