నా కాలేజీ-వయస్సు గల సోదరుడు తన ఇన్బాక్స్ను హాక్ చేయడానికి (ఎర్, సెటప్) సహాయం చేసి, ఈ సర్వవ్యాప్త కమ్యూనికేషన్ పద్ధతి యొక్క కొన్ని సూక్ష్మ నైపుణ్యాలను వివరించే వరకు కాదు, ఇ-మెయిల్ యొక్క ఎన్ని అలిఖిత నియమాలు సంవత్సరాలుగా అభివృద్ధి చెందాయని నేను గ్రహించాను.
వాటిలో కొన్ని చాలా స్పష్టంగా ఉన్నాయి, కానీ అవి పునరావృతం కావడం విలువైనది (ఎందుకంటే ప్రజలు ఎప్పటికప్పుడు వాటిని విచ్ఛిన్నం చేస్తున్నట్లు నేను ఇప్పటికీ చూస్తున్నాను). మరియు ఇతరులు వెంటనే సహజంగా ఉండరు-కాని, విశ్వవ్యాప్తంగా అనుసరిస్తే, ఇమెయిల్ పంపడానికి మరియు ప్రతిస్పందించడానికి మాకు అందరికి సహాయపడుతుంది.
కాబట్టి, నేను వాటిని వ్రాస్తున్నాను. జాబితాను సమీక్షించండి మరియు నా తర్వాత పునరావృతం చేయండి: "నేను ఎప్పటికీ ఇమెయిల్ నియమాలను అనుసరిస్తానని ప్రమాణం చేస్తున్నాను."
-
మీ సబ్జెక్ట్ లైన్ ఎల్లప్పుడూ వివరణాత్మకంగా ఉండాలి. “ఉపోద్ఘాతం” తగినంత వివరణాత్మకమైనది కాదు. “ఉపోద్ఘాతం: అలెక్స్ (ది మ్యూజ్) // జెన్నిఫర్ (XYZ కో)” మంచిది.
-
ప్రతి ఇమెయిల్ను మీకు వీలైనంత తక్కువగా ఉంచండి; ఇది మీ సమయాన్ని ఆదా చేస్తుంది మరియు మరీ ముఖ్యంగా గ్రహీత సమయాన్ని గౌరవిస్తుంది.
-
మీరు ఎంత వేగంగా స్పందిస్తారో, మీ స్పందన తక్కువగా ఉంటుంది.
-
గ్రహీత ఈ ఇమెయిల్ను ఆశించకపోతే ఎల్లప్పుడూ ఒక సందర్భ సందర్భాన్ని చేర్చండి. ఇది మీరు మొదటిసారి పనిచేసే ఇమెయిల్లకు (“ఇది మేము కలుసుకున్నది”) చాలా సందర్భోచితంగా ఉంటుంది, ఎందుకంటే మీరు క్రమం తప్పకుండా పనిచేసేవారికి ఇమెయిళ్ళ కోసం (“ఈ ఇమెయిల్ మేము కలిసి పనిచేస్తున్న ఆ ప్రాజెక్ట్ యొక్క తదుపరి దశ గురించి”).
-
మీ “అడగండి” లేదా “కార్యాచరణ అంశాలను” మొదట ఇమెయిల్లో ఉంచండి, చివరిది కాదు మరియు వాటిని స్పష్టంగా చెప్పండి. మీకు కావలసినది గ్రహీతకు వెంటనే స్పష్టంగా ఉండాలి.
-
గడువు ఉంటే, అలా చెప్పండి. అభ్యర్థన అత్యవసరం కాకపోతే, అలా చెప్పండి.
-
మీకు ప్రతిస్పందన అవసరం లేకపోతే మరియు ఇమెయిల్ FYI మాత్రమే అయితే, అలా చెప్పండి.
-
ఏవైనా ప్రశ్నలు సాధ్యమైనంత నిర్దిష్టంగా చేయండి. “ప్రతిపాదన గురించి మీరు ఏమనుకుంటున్నారు?” మంచి ప్రశ్న కాదు. "శుక్రవారం నాటికి $ 20, 000 అమ్మకందారుల ప్రతిపాదనతో మేము ముందుకు వెళ్ళగలమా?"
-
సాధ్యమైనప్పుడు బుల్లెట్లు లేదా సంఖ్యా జాబితాలను ఉపయోగించండి. ఇవి టెక్స్ట్ బ్లాకుల కంటే స్కిమ్ చేయడం సులభం.
-
ఏదైనా నిజంగా ముఖ్యమైనది అయినప్పుడు, ధైర్యంగా ఉండండి.
-
మీ ఇమెయిల్లలో బోల్డ్ను అతిగా ఉపయోగించవద్దు.
-
స్పష్టమైన ఫాంట్లను ఉపయోగించండి. కామిక్ సాన్స్ స్పష్టమైన ఫాంట్ కాదు.
-
మీరు వేరొకరి నుండి అడిగినప్పటికీ వెంటనే స్పందించలేకపోతే, మీరు ఎప్పుడు అందుకుంటారో అతనికి లేదా ఆమెకు తెలియజేయడానికి సమాధానం ఇవ్వండి. ఇది మీకు చెక్-ఇన్ ఇమెయిల్లను సేవ్ చేస్తుంది మరియు ఇతర వ్యక్తి ప్రణాళికకు సహాయపడుతుంది.
-
పనిని పూర్తి చేయడానికి అవసరమైన కనీస వ్యక్తుల సంఖ్యను ఎల్లప్పుడూ సిసి చేయండి. ఇమెయిల్ గొలుసులో ఎక్కువ మంది, సమాధానం చెప్పాల్సిన బాధ్యత తక్కువగా ఉంటుంది.
-
నిజంగా అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే “అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి” ఉపయోగించండి. మొత్తం విభాగం యొక్క ఇన్బాక్స్ను అడ్డుకునే వ్యక్తిని ఎవరూ ఇష్టపడరు.
-
ఎవరైనా ఇమెయిల్ థ్రెడ్లో ఉంటే అతను లేదా ఆమె ఇకపై ఉండవలసిన అవసరం లేదు, మీ తదుపరి ప్రత్యుత్తరంలో ఆ వ్యక్తిని BCC కి తరలించండి మరియు ఇమెయిల్ యొక్క మొదటి వరుసలో చెప్పండి. (“సామ్, మేరీని మరియు నన్ను పరిచయం చేసినందుకు ధన్యవాదాలు - నేను మిమ్మల్ని BCC కి తరలించి ఇక్కడి నుండి తీసుకుంటాను.”)
-
ఎల్లప్పుడూ డబుల్ ఆప్ట్-ఇన్ పరిచయాలు చేయండి. మీరు లేకపోతే, ప్రజలు మీ నుండి వినడానికి భయపడతారు.
-
మరొక అంశంపై చర్చించడానికి ఒక అంశంపై థ్రెడ్ను హైజాక్ చేయవద్దు. సంబంధిత సబ్జెక్ట్ లైన్ మరియు గ్రహీతలతో బదులుగా క్రొత్త ఇమెయిల్ థ్రెడ్ను ప్రారంభించండి.
-
పైల్ చేయవద్దు. ఎవరికీ 20 వ అవసరం లేదు “ఇది నాకు చాలా బాగుంది!” ఇమెయిల్.
-
మీరు వ్యాపార ప్రయోజనాల కోసం ఇమెయిల్ చేస్తుంటే, మీ సంప్రదింపు సమాచారం మరియు శీర్షికను ఫుటర్లో ఉంచండి. సరళమైనది, మంచిది.
-
మీరు చాలా బిజీగా ఉన్న వ్యక్తికి ఇమెయిల్ ఇస్తుంటే, ఇది పూర్తిగా ఆమోదయోగ్యమైనది మరియు మీరు ఒక వారం లేదా రెండు రోజుల తరువాత ప్రారంభ ఇమెయిల్ను తదుపరి సందేశంతో అతనికి లేదా ఆమెకు తిరిగి పంపుతారని భావిస్తున్నారు. చాలా బిజీగా ఉన్నవారికి వీటిలో కనీసం ఒకటి అవసరం. మూడు కంటే ఎక్కువ చేయవద్దు.
-
నిజంగా అత్యవసరమైతే తప్ప 48 గంటల్లో ఇమెయిల్ను అనుసరించడం ఆమోదయోగ్యం కాదు. చాలా మంది వ్యక్తులు ఇమెయిల్ను సుదూర రూపంగా భావిస్తారు మరియు మీకు వెంటనే సమాధానం ఇవ్వడం కంటే ఎక్కువ ప్రాధాన్యతలను కలిగి ఉండవచ్చు.
-
మీరు కోపంగా ఇమెయిల్ పంపాలనుకుంటే లేదా దానిపై పంపాలనుకుంటే, దానిపై వేచి ఉండండి. ఇది అత్యవసరమైతే, బదులుగా ఫోన్ను పొందండి.
మాకు చెప్పండి! మీరు ఈ జాబితాకు ఏ ఇమెయిల్ నియమాలను జోడిస్తారు?
షట్టర్స్టాక్ కంప్యూటర్ సౌజన్యంతో మహిళల ఫోటో
