అక్కడ ఒక అంటువ్యాధి ఉంది-చెడు ఇమెయిళ్ళ యొక్క అంటువ్యాధి.
ఐదవ సారి నా బాస్ నేను పంపిన ఇమెయిల్పై వ్యాఖ్యానించిన తర్వాత నేను దీన్ని నిజంగా గ్రహించాను: “ఇది చాలా మంచి ఇమెయిల్!” నేను ఇమెయిళ్ళపై ఎక్కువ శ్రద్ధ పెట్టడం మొదలుపెట్టే వరకు ఇది ప్రత్యేకమైనదని నేను అనుకోలేదు. నేను స్వీకరిస్తున్నాను. భయంకరమైన వ్యాకరణ లోపాలు, ఇబ్బందికరమైన స్పెల్లింగ్ తప్పులు, తప్పు పేర్లు, ఎమోటికాన్లు, సరైన శుభాకాంక్షలు లేదా ఆహ్లాదకరమైనవి లేకపోవడం మరియు సాదా పాత చెడు రచనలు ఉన్నాయి. నేను కొనసాగగలను.
మేము అసమర్థులమని కాదు, ప్రజలు. మేము చాలా మందికి అర్హమైన మా ఇమెయిల్లలో శ్రద్ధ పెట్టడం లేదు. సంరక్షణ, చెప్పండి, ఒక సంపాదకుడు ఒక వ్యాసం ఇవ్వవచ్చు.
కాబట్టి, మా కార్యాలయ సంభాషణను మెరుగుపరచడంలో మాకు సహాయపడటానికి, మీకు గౌరవం (మరియు ప్రతిస్పందనలు) సంపాదించే ఇమెయిల్లను వ్రాయడానికి ఎడిటర్ గైడ్ ఇక్కడ ఉంది. మీరు తదుపరిసారి మీ ఇన్బాక్స్ ద్వారా వెళుతున్నప్పుడు ఈ ఆలోచనలను గుర్తుంచుకోండి - మరియు కొన్ని చిన్న మార్పులు ఎలాంటి ప్రభావాన్ని చూపుతాయో చూడండి.
వేగం తగ్గించండి
మనమందరం ఇన్బాక్స్ సున్నాకి వెళ్ళే రేసులో ఉన్నామని నాకు తెలుసు. మరియు ఖచ్చితంగా, కొన్ని సందర్భాల్లో, శీఘ్ర ఇమెయిల్ను కాల్చడం అర్ధమే: మీరు దగ్గరి సహోద్యోగితో సుదీర్ఘమైన సమాచార మార్పిడి మధ్యలో ఉన్నప్పుడు, మీరు మీ యజమానికి ఒక పత్రాన్ని కాల్చినప్పుడు మరియు ఇలాంటివి.
కానీ, చాలా వరకు, సమర్థవంతమైన కమ్యూనికేషన్ (మరియు మంచి రచన) సమయం పడుతుంది. మీ ఆలోచనలను రూపొందించడానికి, మీరు నిజంగా చెప్పడానికి ప్రయత్నిస్తున్నదాన్ని గుర్తించడానికి మరియు మీ సందేశాన్ని స్పష్టమైన మార్గంలో వ్రాయడానికి సమయం పడుతుంది. చివరకు, ఇమెయిల్ అంటే కమ్యూనికేషన్ యొక్క ఒక రూపం. ఒక పని కాదు.
కాబట్టి, తదుపరిసారి మీరు ఎవరికైనా మరింత లోతైన ఇమెయిల్ రాయవలసి వస్తే, దానికి తగిన సమయం ఇవ్వండి. మీకు అవసరమైతే దాన్ని మీ క్యాలెండర్లో నిరోధించండి. నేను ప్రతి ఇమెయిల్కు ఐదు నిమిషాలు మాట్లాడటం లేదు-మంచి ఇమెయిల్లో 15 నిముషాల పాటు గడపడం నాకు అసాధారణం కాదు, ప్రత్యేకించి నేను ఆకట్టుకోవాలనుకునే వారితో నా మొదటి కమ్యూనికేషన్ అయితే. మీకు ఆ సమయం ఉండనివ్వండి మరియు మీరు నెమ్మదిగా లేదా ఉత్పాదకతతో ఉన్నట్లు అనిపించకండి. మీరు సరిగ్గా చేస్తున్నట్లు అనిపిస్తుంది.
దీనికి ప్రారంభ, మధ్య మరియు ముగింపు ఉందని నిర్ధారించుకోండి
మేము 140 అక్షరాల ప్రపంచంలో నివసిస్తున్నందున, మీ ఇమెయిల్లు ఆ విధంగా ఉండాలని కాదు. వాస్తవానికి, మేము ఇక్కడ హైస్కూల్ ఇంగ్లీష్ మరియు క్లాసిక్ హాంబర్గర్-శైలి వ్యాసానికి కొద్దిగా త్రోబాక్ చేయబోతున్నాం; అంటే, ప్రతి వ్యాసానికి పరిచయము, శరీరం మరియు ముగింపు అవసరం.
మీ ఇమెయిల్లు ఒకే నిర్మాణాన్ని కలిగి ఉండటం గురించి మీరు ఆలోచించాలి. ప్రతి విభాగం పొడవుగా ఉండవలసిన అవసరం లేదు, కానీ ముఖ్యంగా ప్రారంభ కమ్యూనికేషన్లో, అది ఉండాలి. కాబట్టి, ప్రతి విభాగంలో ఏమి ఉండాలి?
ఉపోద్ఘాతం
ఎల్లప్పుడూ గ్రీటింగ్తో ప్రారంభించండి-ఇది పురాతనమైనదిగా అనిపించవచ్చు, కానీ ఇది నిజంగా తేడాను కలిగిస్తుంది. అప్పుడు, మీ సంబంధం యొక్క స్వభావాన్ని బట్టి, ప్రారంభ పేరా స్నేహపూర్వక శుభాకాంక్షలకు ( “మీ ఉద్యోగ శోధన బాగా జరుగుతుందని నేను నమ్ముతున్నాను!” ), మీ సంభాషణ యొక్క సందర్భం యొక్క రిమైండర్ ( “ఇది చాలా బాగుంది గత వారం మీతో చాట్ చేయడానికి. ” ), లేదా మీరు ఎందుకు చేరుతున్నారనే దాని గురించి ఒక ముందుమాట ( “ నేను దీని గురించి ఆధారపడాలనుకుంటున్నాను… ” ).
శరీర
ఇక్కడే మీరు మీ ఇమెయిల్ యొక్క చిక్కుకు చేరుకుంటారు. ఇక్కడ గుర్తుంచుకోవలసిన ముఖ్యమైన విషయం ఏమిటంటే, మీ గ్రహీతలకు మీరు అడిగే ఏ చర్యనైనా తీసుకోవలసిన మొత్తం సమాచారాన్ని ఇవ్వడం. ఏదైనా సందర్భోచిత సమాచారం, వివరాలు లేదా అవసరమైన డేటాను ఇవ్వడం మరియు దానిని తార్కిక, సమైక్య పద్ధతిలో ప్రదర్శించడం ఇందులో ఉంది. సమాచారం లేదా నిర్ణయం తెలియజేయడానికి ఇమెయిల్ పంపబడుతుంటే (సహాయం అడగడం కంటే), తార్కికం లేదా వివరణను చేర్చాలని నిర్ధారించుకోండి.
ముగింపు
ఇమెయిళ్ళ ముగింపు వ్యాసాల ముగింపు కంటే కొంచెం భిన్నంగా ఉంటుంది. మీరు ఇప్పటికే మాట్లాడిన వాటిని సంగ్రహించే బదులు, మీరు దాన్ని చర్య దశలతో చుట్టాలి. మీరు కాఫీ కోసం కలవమని అడుగుతుంటే, తేదీ మరియు సమయాన్ని ప్రతిపాదించండి. మీరు ప్రాజెక్ట్ కోసం ఇన్పుట్ పొందుతుంటే, మీకు అవసరమైనది మరియు ఎప్పుడు అని మీ సహోద్యోగికి గుర్తు చేయండి. మరియు, మీరు కేవలం సమాచారం ఇస్తుంటే, అతను లేదా ఆమె ఏవైనా ప్రశ్నలతో మీ వద్దకు రావడానికి స్వాగతం పలుకుతున్నారని మీ పరిచయాన్ని గుర్తు చేయండి. చివరగా, కనీసం మీ ప్రారంభ ఇమెయిల్లో, ఎల్లప్పుడూ గ్రీటింగ్ మరియు పూర్తి సంతకంతో మూసివేయండి.
ఇది చాలా ఉన్నట్లు అనిపించవచ్చు, కాని నేను చెప్పినట్లుగా, అది ఎక్కువసేపు ఉండవలసిన అవసరం లేదు. ఉదాహరణకు, ఇది నేను కాఫీని పట్టుకోవాలనుకునేవారికి పంపే ఇమెయిల్:
హే డేవ్!
మిమ్మల్ని కలవడం చాలా ఆనందంగా ఉంది! అలెక్స్తో చాట్ చేయడం చాలా గొప్పగా ఉంది, మరియు ఆమె మీకు తెలిసినప్పుడు నేను మీకు తెలుసు.
మీ కంపెనీలో మీరు ఏమి చేస్తున్నారో నేను ప్రేమిస్తున్నాను మరియు ఆన్లైన్ ప్రచురణ, మీ ఇటీవలి పున design రూపకల్పన మరియు మేము ఇద్దరూ మా జీవితాలను గడుపుతున్న పని గురించి ఇతర విషయాల గురించి మీరు ఎలా ఆలోచిస్తారో మీతో చాట్ చేయడం అద్భుతంగా ఉంటుంది.
కలవడానికి రాబోయే వారాల్లో మీకు కొంత సమయం ఉంటుందని మీరు అనుకుంటున్నారా? మీ కార్యాలయాల ద్వారా ing పుకోవడం లేదా కాఫీని పట్టుకోవడం నాకు సంతోషంగా ఉంటుంది-మీకు అత్యంత సౌకర్యవంతంగా ఉంటుంది!
ఉత్తమ, మరియు సంతోషకరమైన సోమవారం.
ఎరిన్
"హే డేవ్, కాఫీని ఎప్పుడైనా పట్టుకోవాలనుకుంటున్నారా?" కుడి?
ప్రూఫ్ రీడ్ మరియు ఫాక్ట్ చెక్
మీరు మీ ఇమెయిల్ను టైప్ చేసిన తర్వాత, మీరు దాన్ని ప్రపంచానికి పంపకూడదు. మీ ఇమెయిల్లను ఎల్లప్పుడూ ఒకసారి చదవండి. ప్రాథమిక స్పెల్లింగ్ మరియు వ్యాకరణ తప్పిదాలను తనిఖీ చేయడంతో పాటు, మీరు పేరు స్పెల్లింగ్లు, మీరు సూచించే సంఘటనలు లేదా మీరు పేర్కొన్న తేదీలు వంటి విషయాలను కూడా తనిఖీ చేస్తున్నారు. “హే జాన్” అనే ఇమెయిల్ను “హే జాన్” అని సంబోధించడం చిన్న విషయంగా అనిపించవచ్చు, కానీ మీ పరిచయం గమనించవచ్చు first మరియు మొదటి ముద్రలు చాలా తేడా కలిగిస్తాయి.
మీ ఇమెయిల్ యొక్క స్వరం గురించి ఆలోచించడం కూడా ఇది మంచి విషయం. మీరు స్నేహంగా ఉండటానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు ఇది చాలా వ్యాపారంగా అనిపిస్తుందా? వృత్తి నైపుణ్యం యొక్క వ్యయంతో ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లు మరియు ఎమోటికాన్లతో మీరు చాలా ఉత్సాహంగా ఉన్నారా? వెనుకకు అడుగు వేయడానికి ప్రయత్నించండి మరియు మొదటిసారి ఇమెయిల్ చదివే ఎవరైనా దానిపై ఎలా స్పందిస్తారో పరిశీలించండి - మరియు తదనుగుణంగా సర్దుబాటు చేయండి. ముఖ్యంగా ముఖ్యమైన ఇమెయిళ్ళ కోసం, నా కోసం దాన్ని చూడమని వేరొకరిని కూడా అడుగుతున్నాను-అదనపు సంపాదకీయ కళ్ళు ఎవరికీ బాధ కలిగించలేదు.
ఇది పబ్లిక్గా వెళితే మీకు ఎలా అనిపిస్తుందో ఆలోచించండి
చివరగా, పంపేదాన్ని కొట్టే ముందు, ఈ ఇమెయిల్ ఎవరైనా చదివితే మీరు ఎలా భావిస్తారో ఆలోచించండి కాని మీరు పంపిన వ్యక్తి. ఒకవేళ, అది మీ యజమాని ఇన్బాక్స్లో దిగితే? ఇది వెబ్లో ప్రచురించబడితే? (హే, ఇది జరుగుతుంది.) మీ ఇమెయిళ్ళు గౌరవప్రదంగా మరియు ప్రొఫెషనల్గా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడానికి ఇది ఒక గొప్ప ఫైనల్ గట్-చెక్ మరియు చివరికి మీరు మిమ్మల్ని ప్రపంచానికి ఎలా చిత్రీకరించాలనుకుంటున్నారో సూచిస్తుంది.
నాకు తెలుసు, ఒక ఇమెయిల్లో పెట్టడానికి చాలా పని ఉన్నట్లు అనిపిస్తుంది. మనందరికీ ప్రతిరోజూ వచ్చే చెడు ఇమెయిల్ల సంఖ్యతో, మంచి వారి ఇన్బాక్స్లో దిగినప్పుడు ప్రజలు నిజంగా తేడాను గమనించవచ్చు. మరియు అది విస్మరించబడటం మరియు మీకు కావలసినదాన్ని పొందడం మధ్య వ్యత్యాసం కావచ్చు.
