ఇమెయిల్ల ప్రపంచంలో, అతిచిన్న మార్పు కూడా మీ సరే సందేశాన్ని అద్భుతంగా మార్చగలదు. మీ రచనను కేవలం టాడ్ చేయడం అనేది ట్రాష్ చిహ్నాన్ని నొక్కడం లేదా “ప్రత్యుత్తరం” క్లిక్ చేయడం మధ్య ముఖ్యమైన కనెక్షన్ మధ్య వ్యత్యాసం.
120 మందికి పైగా సిబ్బందితో పూర్తిగా వర్చువల్ సంస్థను నడుపుతున్న వ్యక్తిగా, నేను అద్భుతమైన ఇమెయిళ్ళ యొక్క సరసమైన వాటా-మరియు పూర్తిగా సబ్పార్-కంటే ఎక్కువ చూశాను మరియు సందేశం యొక్క వృత్తి నైపుణ్యం (లేదా లేకపోవడం) చాలాసార్లు గమనించాను. దాని) పంపినవారికి సహాయం చేయాలా వద్దా అని నేను నిర్ణయించుకుంటాను.
కాబట్టి, మీ ఇమెయిళ్ళను మరింత ప్రొఫెషనల్గా మార్చగల ఈ చిన్న మార్పులు ఏమిటి (అందువల్ల మీకు కావలసినవి మీకు లభించే అవకాశం ఉంది)? గుర్తుంచుకోవలసిన తొమ్మిది ముఖ్య విషయాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి.
1. పర్పస్ఫుల్ సబ్జెక్ట్ లైన్ ఉండాలి
మీరు ఎవరికి ఇమెయిల్ పంపినా, మీ సబ్జెక్ట్ లైన్ను ఎప్పుడూ ఖాళీగా లేదా అస్పష్టంగా ఉంచవద్దు (నేను మిమ్మల్ని చూస్తున్నాను, “ప్రశ్న” లేదా “ముఖ్యమైన సందేశం”). ట్రిక్ సాధ్యమైనంత నిర్దిష్టంగా ఉండాలి, కానీ మీ పంక్తిని నాలుగు నుండి తొమ్మిది పదాల చుట్టూ ఉంచడం. తక్కువ ఎక్కువ, కానీ అక్కడ ఏదైనా ప్రారంభించడం చాలా ముఖ్యం - ఇది మీ ఇమెయిల్పై క్లిక్ చేయడానికి పాఠకుడిని ప్రేరేపిస్తుంది మరియు తరువాత మీ ఇన్బాక్స్లలో దాన్ని కనుగొనడంలో మీ ఇద్దరికీ సహాయపడుతుంది.
తదుపరి దశలు ఏమిటో స్పష్టం చేయడానికి మీ సబ్జెక్ట్ లైన్ కూడా గొప్ప ప్రదేశం. గడువు ఉంటే (మంగళవారం అవసరం), సమయం-సెన్సిటివ్ కాకపోతే (అత్యవసరం కాదు) లేదా మీకు ప్రతిస్పందన అవసరం లేని FYI ఇమెయిల్ అయితే (ప్రతిస్పందన అవసరం లేదు) జోడించడానికి ప్రయత్నించండి.
2. మీ ఇమెయిల్ను వెనుకకు రాయండి
ప్రతి ఇమెయిల్కు చర్యకు కాల్ ఉండాలి అని మీకు బహుశా తెలుసు. ఇది ఒక నిర్దిష్ట సమయానికి మీకు తిరిగి ఇమెయిల్ పంపినా లేదా సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేసినా, మీ పాఠకుడికి అతను లేదా ఆమె తదుపరి ఏమి చేయాలో తెలుసుకోవడం సులభం చేయాలనుకుంటున్నారు.
కానీ సందేశం యొక్క చివరి వాక్యంలో చాలా మంది దీనిని అంటుకుంటారు. బదులుగా, మీ ఇమెయిల్లను జీర్ణించుకోవడాన్ని సులభతరం చేయడానికి, మీ నిర్దిష్ట ప్రశ్నను మొదటి వాక్యంలో ఉంచండి, ఆపై మీకు అవసరమైన సమాచారాన్ని క్రింది పేరాల్లో చేర్చండి.
3. సందర్భం ఇవ్వండి
మీ పిలుపునిచ్చేటప్పుడు, ఇమెయిల్ యొక్క సందర్భాన్ని సెట్ చేసే ఒక విధమైన వాక్యాన్ని చేర్చాలని నిర్ధారించుకోండి (“ఇది మేము చివరి సమావేశం గురించి చర్చించిన నివేదిక” లేదా “ఇది గత సోమవారం మా ఈవెంట్ నుండి నేను అనుసరిస్తున్నాను”).
4. అంతరాన్ని ఉపయోగించుకోండి
ఇది ఖచ్చితంగా నో మెదడుగా అనిపిస్తుంది, కాని వాస్తవానికి వేర్వేరు పేరాగ్రాఫ్లు లేదా కొత్త ఆలోచనల మధ్య విరామం లేని ఇమెయిల్లను స్వీకరించడం అసాధారణం కాదు. వాక్యాలను చిన్న, మరింత నిర్వహించదగిన పేరాగ్రాఫ్లుగా విడగొట్టడానికి రచయిత కూడా బాధపడని టెక్స్ట్ గోడలా కనిపించే ఇమెయిల్ను స్వీకరించడం కంటే మరేమీ చెడ్డది కాదు. పాఠకుడికి సులభతరం చేయండి: మీ ఇమెయిల్కు ప్రారంభం, చిన్న (మధ్య) మరియు ముగింపు ఇవ్వండి.
5. ఒకే ఫాంట్కు అంటుకోండి
నియాన్ కామిక్ సాన్స్ను ఇమెయిల్లో ఉపయోగించడం మీకు గుర్తుండిపోయేలా చేయదు, అది మిమ్మల్ని విచిత్రంగా చేస్తుంది. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, డిఫాల్ట్ ఇమెయిల్ ఫాంట్ మరియు రంగును ఎల్లప్పుడూ ఉంచండి. అలాగే, మీ ఇమెయిల్లో బహుళ ఫాంట్లను ఉపయోగించవద్దు. Gmail వంటి ఇమెయిల్ క్లయింట్లు ఆకృతీకరణను తీసివేయనందున, ప్రజలు ఇతర సైట్ల నుండి సమాచారాన్ని కాపీ చేసి, అతికించేటప్పుడు ఇది తరచుగా ప్రమాదవశాత్తు జరుగుతుంది. దీన్ని నివారించడానికి, కేవలం “కమాండ్ + వి” కి బదులుగా “షిఫ్ట్ + కమాండ్ + వి” ను నొక్కండి, ఇది టెక్స్ట్ ఇమెయిల్లోని ఫార్మాటింగ్తో సరిపోలడానికి కారణమవుతుంది.
6. బోల్డ్ లేదా అండర్లైన్ - కానీ నిజంగా అవసరమైనప్పుడు మాత్రమే
మీ ఇమెయిల్లో ఒకటి కంటే ఎక్కువ ముఖ్యమైన అంశాలు లేదా ప్రశ్నలు ఉంటే, మీ సందేశంలోని ఆ భాగాలు విశిష్టమైనవిగా ఉండటానికి బోల్డ్ లేదా అండర్లైన్ ఉపయోగించండి. ఫాంట్ ఫార్మాటింగ్తో అతిగా వెళ్లడం గురించి జాగ్రత్త వహించండి all మీకు పూర్తిగా ఇటాలిక్ చేయబడిన, బోల్డ్ చేయబడిన మరియు అండర్లైన్ చేయబడిన ఇమెయిల్ అవసరం లేదు.
7. ప్రూఫ్ రీడ్ ప్రతిదీ
ఇమెయిల్లలో స్పెల్లింగ్ మరియు వ్యాకరణ తప్పిదాలను తనిఖీ చేయడం ప్రతి ఒక్కరికీ తెలుసు, కాని తేదీలు, ఈవెంట్ శీర్షికలు, గడువు మరియు పేర్లు సరిగ్గా స్పెల్లింగ్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోవడానికి మీరు తనిఖీ చేశారా? నా విషయంలో, ప్రజలు ఆ అదనపు “l” ని “లిల్లీ” లో “లిల్లీ” గా ఉంచినప్పుడు నాకు కొద్దిగా కోపం వస్తుంది.
8. మీ సంతకాన్ని సింపుల్గా ఉంచండి
మీ పేరు కంటే ఎక్కువ సంతకాన్ని కలిగి ఉండటం ఆనందంగా ఉంది, కానీ ఇది ఇమెయిల్లో సగం తీసుకోకూడదు. ఏదైనా పొడవైన కోట్స్, మీ జీవిత కథతో పేరాలు, స్నిప్పెట్లను తిరిగి ప్రారంభించండి, మీకు ఆలోచన వస్తుంది. మీ పేరు, మీ ప్రస్తుత స్థానం మరియు మిమ్మల్ని సంప్రదించడానికి ఒకటి లేదా రెండు మార్గాలు (ఇమెయిల్ చిరునామా మరియు హైపర్లింక్లతో ట్విట్టర్ హ్యాండిల్ వంటివి) పుష్కలంగా ఉన్నాయి.
మరొక వైపు గమనిక: ఆశ్చర్యకరమైన సంఖ్యలో నిపుణులు వారి ఇమెయిల్ సంతకాల చివరలో మతపరమైన కోట్లను ఉంచడాన్ని నేను చూశాను మరియు ఇది ఖచ్చితంగా జాగ్రత్తగా ఆలోచించాల్సిన విషయం. గుర్తుంచుకోండి, మీరు ఇమెయిల్ చేసే మెజారిటీ వ్యక్తుల నమ్మక వ్యవస్థలు మీకు బహుశా తెలియవు మరియు మీ నియంత్రణలో పూర్తిగా ఉన్నందున ఎవరైనా నిలిపివేయాలని మీరు కోరుకోరు.
9. అవసరమైనప్పుడు బిసిసి వాడండి
సంభాషణలో భాగం కాని వ్యక్తిని థ్రెడ్లో ఉంచడానికి బదులుగా, ఆ వ్యక్తిని BCC కి తరలించండి (మరియు మీరు దీన్ని చేసినప్పుడు అతనికి లేదా ఆమెకు తెలియజేయాలని నిర్ధారించుకోండి!). ప్రతి ఒక్కరూ ఒకే పేజీలో ఉన్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి ఇమెయిల్ ప్రారంభంలో సరళమైన “BCC కి వెళ్లడం” సరిపోతుంది.
గొప్ప ఇమెయిళ్ళను పంపడం అంటే మీ రీడర్ గమనించకపోవచ్చు కాని ఉపచేతనంగా అభినందిస్తుంది. ఈ జాబితాతో సాయుధమయ్యారు, మీరు ఇన్బాక్స్ యొక్క మాస్టర్గా ఉండటానికి ఒక అడుగు దగ్గరగా ఉన్నారు.
