కార్యాలయంలో జీన్స్ ధరించడం లేదా గంటల తర్వాత మీ యజమానితో పానీయాలు పట్టుకోవడం పిచ్చిగా పరిగణించబడదు, కానీ ఇమెయిల్లో ఎమోజీలను ఉపయోగించడం విషయానికి వస్తే, పంక్తులు కొద్దిగా అస్పష్టంగా ఉంటాయి.
ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ మర్యాద యొక్క ఇన్ మరియు అవుట్లను నావిగేట్ చేయడం కష్టం. కానీ ఇది మీ యజమాని మరియు సహోద్యోగులతో మీరు కనెక్ట్ అయ్యే ప్రధాన మార్గం (అంతేకాకుండా, మీకు వ్యక్తిగతంగా తెలుసు). మరియు మీరు పంపే ప్రతి సందేశం మంచి ముద్ర వేయడానికి అవకాశం … లేదా చెడ్డది.
మీ ఆన్లైన్ ఖ్యాతిని చెక్కుచెదరకుండా ఉంచాలనుకుంటే మీరు తప్పక అనుసరించాల్సిన పని ఇమెయిల్ యొక్క తొమ్మిది నియమాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి.
1. సాలిడ్ సబ్జెక్ట్ లైన్తో ప్రారంభించండి
మీరు మీ ఉన్నతాధికారులలో ఒకరికి ఇమెయిల్ పంపుతుంటే, వారి ఇన్బాక్స్లో వారికి వందలాది సందేశాలు ఉన్నాయని గుర్తుంచుకోండి.
మీ బాస్ వారిలో చాలా మందితో ఏమి చేస్తారు? తొలగించు నొక్కండి లేదా తరువాత వాటిని నక్షత్రం చేయండి (మరియు వాటిని ఎప్పుడూ చదవకండి). అంటే వారి దృష్టిని ఆకర్షించడానికి మీకు ఒకే ఒక అవకాశం ఉంది: మనోహరమైన సబ్జెక్ట్ వారు దానిని తెరిచినట్లు నిర్ధారించడంలో సహాయపడుతుంది.
2. మీ మాటలు చూడండి
కాలంతో ముగిసిన వచన సందేశం మీకు ఎప్పుడైనా వచ్చిందా? అలా అయితే, మీకు పంపిన వ్యక్తి మీపై పిచ్చిగా ఉన్నారని మీరు అనుకోవచ్చు (వారు నిజంగా సరైన విరామచిహ్నాలను ఉపయోగించటానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పటికీ).
ఎందుకంటే మీరు ఉపయోగించే పదాల రకాలు ఒకరిని తక్షణమే ప్రసన్నం చేసుకోవచ్చు లేదా కలత చెందుతాయి. “హే” లేదా “అర్జంట్” వంటి పదాలను ఉపయోగించడం మానుకోండి మరియు బదులుగా “మీరు” లేదా “ఈ రోజు” ఉపయోగించండి. (గందరగోళంగా ఉందా? క్రింద మరింత వివరణ.)
3. ఎడిటర్ లాగా రాయండి
మీరు కాలేజీ పేపర్ రాయకపోవచ్చు, కానీ మీరు గ్రేడ్ అవ్వడం లేదని కాదు. చెడ్డ వ్యాకరణం, స్పెల్లింగ్ తప్పులు మరియు పరిచయం, శరీరం మరియు ముగింపు లేకపోవడం కూడా మీరు ఇన్బాక్స్ సున్నాకి వెళ్ళడానికి ప్రయత్నిస్తున్నట్లుగా అనిపిస్తుంది, బాధ్యతాయుతమైన ఉద్యోగి కాదు.
4. వ్యక్తి సమయం పట్ల మర్యాదపూర్వకంగా ఉండండి
మీరు ఎవరికైనా ఇమెయిల్ పంపబోతున్నట్లయితే, మీరు ఎందుకు పంపుతున్నారో వారికి చెప్పండి.
ఉదాహరణకు, మీరు ప్రెజెంటేషన్ను అటాచ్ చేస్తుంటే, వారి తదుపరి దశలు ఎలా ఉండాలో వారికి చెప్పండి (మీకు వారి ఆమోదం అవసరమా? వారు స్లైడ్ను జోడించాలనుకుంటున్నారా?). మీరు ఎవరినైనా CC కి వెళుతున్నట్లయితే, వారు ఎందుకు చేర్చబడ్డారో వారికి చెప్పండి.
5. ఎమోజిలను జాగ్రత్తగా వాడండి
ఎమోజీల విషయం ఇక్కడ ఉంది: ప్రతి ఒక్కరూ వారికి అభిమాని కాదు. మీరు సాధారణ వాతావరణంలో పనిచేసినప్పటికీ, శ్రామిక జనాభాలో గణనీయమైన శాతం ఇప్పటికీ వారిని వృత్తిపరంగా చూడరు. ఇది ఎలా స్వీకరించబడుతుందో మీకు తెలియకపోతే దాన్ని రిస్క్ చేయవద్దు.
6. అటాచ్మెంట్ అటాచ్ చేయండి
ఇది స్పష్టంగా అనిపిస్తుంది, కాని మనమందరం ఒకటి కంటే ఎక్కువ సందర్భాలలో ఈ ఇమెయిల్ ఉల్లంఘనకు పాల్పడ్డాము.
మీరు పంపే ముందు నొక్కండి: మీరు అటాచ్ చేస్తారని చెప్పిన అటాచ్మెంట్ను అటాచ్ చేశారా? (10 రెట్లు వేగంగా చెప్పండి.)
7. మీ సైన్-ఆఫ్ను నెయిల్ చేయండి (సాధారణ “ఉత్తమ” లేకుండా)
మీరు సైన్-ఆఫ్ చేయడం ద్వారా మీ ఇమెయిల్ను ముగించాలి, కానీ ప్రతి సందేశం చివరలో మీరు “ఉత్తమమైనది” లేదా “ధన్యవాదాలు” అని చెప్పాల్సిన అవసరం లేదు (ప్రత్యేకించి మీకు కృతజ్ఞతలు చెప్పడానికి ఏమీ లేకపోతే).
బదులుగా, వృత్తిపరమైన, ఇంకా క్రియాత్మకమైన నమస్కారాన్ని ఎంచుకోండి. “హృదయపూర్వకంగా, ” “మర్యాదగా” లేదా “నేను త్వరలో మీతో మాట్లాడతాను” ప్రయత్నించండి.
8. ప్రొఫెషనల్ సిగ్నేచర్ ఉపయోగించండి (మీ ఫోన్లో కూడా)
మీరు ఇప్పుడే ప్రొఫెషనల్, బాగా వ్రాసిన ఇమెయిల్ను రూపొందించినట్లయితే, దాన్ని “నా ఐఫోన్ నుండి పంపబడింది” తో ఎందుకు ముగించాలనుకుంటున్నారు? బదులుగా, మీ శీర్షిక, మీ సోషల్ మీడియా ప్రొఫైల్స్, మీ వెబ్సైట్ మరియు మీ ముఖం యొక్క చిత్రాన్ని కలిగి ఉన్న సరళమైన, ఆకర్షణీయమైన సంతకాన్ని ఎంచుకోండి.
9. ఇమెయిల్ పంపకూడదని తెలుసుకోండి
వాస్తవానికి, మీ మర్యాద ఎంత మంచిదైనా, మీరు ఉండకూడని దేనినైనా ఇమెయిల్ చేస్తుంటే ఇవన్నీ పనికిరావు.
ఉదాహరణకు, మీకు ఒకరి నుండి సూపర్ ఫాస్ట్ స్పందన అవసరమైతే, బదులుగా వారిని కాల్ చేయండి. మరియు మీరు మీ యజమానిని పెంచమని అడగాలనుకుంటే, సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయండి (మీరు ఇమెయిల్ ద్వారా ఆ సంభాషణను కోరుకోవడం లేదు).
మీరు ఈ తొమ్మిది నియమాలను అనుసరించినంత కాలం, మీరు మీ ఇమెయిల్లను చదివి ప్రతిస్పందించేటట్లు చేస్తారు. మరియు హే, మీరు మీ యజమానిపై మంచి ముద్ర వేయవచ్చు.
