మీరు ఒక చిన్న స్టార్టప్, భారీ కార్పొరేషన్ లేదా ఈ మధ్య ఏదైనా పని చేసినా, మంచి కమ్యూనికేషన్ మరియు రెగ్యులర్ ఇన్ఫర్మేషన్ షేరింగ్ విజయానికి చాలా ముఖ్యమైనవి. వ్యాపారం వలె పాతది, సమావేశాలు అంటే ప్రతి ఒక్కరూ ఒకే ఉత్తర నక్షత్రం వైపు తీవ్రంగా కృషి చేస్తున్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి ఒక విలువైన మార్గం.
ఇంకా, మనలో చాలామంది వారిని ద్వేషిస్తారు. మీకు బాగా తెలిసినట్లుగా, సమావేశాలు తరచూ ఉత్పాదకతను కలిగి ఉంటాయి మరియు అవి విలువైనదానికంటే ఎక్కువ సమయం తీసుకుంటాయి. గది నుండి బయలుదేరడం కంటే చాలా ఘోరంగా లేదు, ముఖ్యంగా జామ్ నిండిన రోజులో మీరు ఏమి చేస్తున్నారో ఆశ్చర్యపోతున్నారు.
కానీ వారు అలా ఉండాలి? వద్దు. మీరు షెడ్యూల్ చేసిన లేదా హాజరయ్యే ఏదైనా సమావేశాన్ని ఎక్కువగా ఉపయోగించుకోవటానికి, మీరు చాలా సమస్యాత్మకమైన సమయాన్ని సక్సెస్ చేయకుండా తప్పక నివారించాలి. కొంత సహాయం కావాలా? ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని అత్యుత్తమంగా ఉపయోగించుకునే అవకాశం ఉన్న తక్కువ మరియు ఎక్కువ ఉత్పాదక సమావేశాల కోసం మీరు ఉపయోగించగల ఉపాయాల జాబితాను మేము కలిసి ఉంచాము.
1. సాంకేతిక సమస్యలను బహిష్కరించండి
సాంకేతిక అవాంతరాల కోసం గడిపిన సెకన్లు త్వరగా నిమిషాల్లోకి మారవచ్చు లేదా అధ్వాన్నంగా, సమావేశంలో సగం పడుతుంది. శారీరకంగా లేని వ్యక్తులతో కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ఇది చాలా సాధారణం. ఎవరైనా కోరుకునే చివరి విషయం ఏమిటంటే, మీరు ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు కూర్చుని, మీ ల్యాప్టాప్ను ప్రొజెక్టర్తో కట్టిపడేశాయి లేదా రిమోట్గా చేరిన వారి నుండి 10 నిమిషాల “మీరు ఇప్పుడు నన్ను వినగలరా?” వినండి, మీరే తయారు చేయడానికి సరైన సాధనాలను కలిగి ఉండండి ప్రతిదీ సజావుగా నడుస్తుంది.
సైట్లోని ప్రతిఒక్కరికీ స్క్రీన్ షేరింగ్ మరియు ప్రొజెక్షన్ టెక్నాలజీతో పాటు, రిమోట్ టీమ్మేట్స్తో మిమ్మల్ని కనెక్ట్ చేసే నమ్మకమైన సాఫ్ట్వేర్ అవసరం. స్కైప్ సమావేశాల యొక్క ఉచిత సంస్కరణ గొప్ప పరిష్కారం, ఎందుకంటే ఎవరైనా ఏదైనా పరికరం నుండి అనుకూలీకరించిన (మరియు సులభంగా గుర్తుంచుకోగల) URL తో చేరవచ్చు a ఖాతా కోసం సైన్ అప్ చేయడానికి లేదా సంఖ్యలను డయల్ చేయడానికి సమయం కేటాయించకుండా.
2. చిన్న సమావేశాలను ప్లాన్ చేయండి
సాంప్రదాయిక గంటసేపు సమావేశం ఎప్పటికీ లాగా అనిపించవచ్చు, విషయాలను మూటగట్టుకుని ముందుకు సాగడానికి తక్కువ ఒత్తిడి ఉంటుంది. కాబట్టి తక్కువ సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేయడం వల్ల సామర్థ్యం కోసం అద్భుతాలు చేయవచ్చు-వృధా చేయడానికి సమయం లేదు!
సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేసేటప్పుడు, ఎంత సమయం పడుతుందనే దాని గురించి నిజంగా నిజాయితీగా ఉండాలని మిమ్మల్ని సవాలు చేయండి you మరియు మీకు అవసరమని మీరు అనుకున్న దానికంటే కొంచెం తక్కువ సమయాన్ని షెడ్యూల్ చేయండి. సమావేశ నిడివి ఎల్లప్పుడూ 30 నిమిషాల ఇంక్రిమెంట్లో ఉండనవసరం లేదని గుర్తుంచుకోండి మరియు ఒక్కొక్కటి మీకు అవసరం లేని కేవలం ఐదు లేదా 10 నిమిషాలు షేవింగ్ చేయడం వేగంగా పెరుగుతుంది.
ప్రో చిట్కా: మీ కంప్యూటర్లో మీటింగ్లో ప్రతి ఒక్కరూ చూడగలిగే టైమర్ను సెట్ చేయడాన్ని పరిగణించండి-సమయం దూరంగా చూడటం మిమ్మల్ని ట్రాక్ చేయడంలో సహాయపడుతుంది.
3. ఒక నిర్దిష్ట అజెండాను సెట్ చేసి దానికి కట్టుబడి ఉండండి
ఎజెండాను సృష్టించడం నాటి అభ్యాసం లాగా అనిపించవచ్చు, కాని ఇది సమావేశాన్ని త్వరగా ముందుకు సాగడానికి చాలా ఉపయోగకరమైన మార్గాలలో ఒకటి. దీని గురించి ఆలోచించండి: “ఉత్పత్తి సమర్పణలు” గురించి వేరే సందర్భం లేకుండా చర్చించడానికి మీరు ఆహ్వానం పంపినట్లయితే, ప్రతి ఒక్కరూ సమావేశానికి రాబోయే వాటి గురించి విభిన్న ఆలోచనలతో సమావేశానికి రావచ్చు మరియు మీరు ఒకే పేజీలో సమయం వృధా చేస్తారు.
బదులుగా, ఒక ఎజెండాను ఒకటి లేదా రెండు రోజుల ముందుగానే పంపండి మరియు సాధ్యమైనంత నిర్దిష్టంగా ఉండండి. మీరు చర్చించాల్సిన ప్రతి అంశానికి క్రింది సాధారణ ఆకృతిని ప్రయత్నించండి:
- నిర్దిష్ట అంశం
- సమావేశానికి ముందు ఏమి సిద్ధం చేయాలి
- సమావేశంలో ఏ నవీకరణలు ఇవ్వబడతాయి
- సమావేశంలో ఏ ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వాలి
ప్రతి అంశానికి కొంత సమయాన్ని కేటాయించడం చాలా ముఖ్యం-ఇది సమావేశంలో వాస్తవికంగా సరిపోయే దాని గురించి మీకు నిజాయితీగా ఉంచుతుంది మరియు తదుపరి ఎజెండా అంశం కోసం సమయం వచ్చినప్పుడు ప్రజలను ముందుకు తీసుకెళ్లడానికి మీకు ఉచిత నియంత్రణ ఇస్తుంది.
4. చూపించు, చెప్పవద్దు
ఒక చిత్రం 1, 000 పదాలు చెబుతుంది - మరియు ఇది సమావేశాలకు కూడా వర్తిస్తుంది! చిత్రాలు, గ్రాఫ్లు మరియు పటాలు ప్రతి పాయింట్తో మాట్లాడటానికి బదులుగా స్పష్టంగా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మీకు సహాయపడతాయి-ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని ఆదా చేయడం గురించి ప్రత్యేకంగా చెప్పనక్కర్లేదు.
కాబట్టి మీరు సిద్ధమవుతున్నప్పుడు, మీ ఆలోచనలను సులభంగా కమ్యూనికేట్ చేసే విజువల్స్ గురించి ఆలోచించండి. ఉత్పత్తి నవీకరణను మీరు ప్రత్యక్షంగా ప్రదర్శించగలిగేటప్పుడు దాన్ని ఎందుకు వివరించాలి? ఒక రేఖాచిత్రం సెకన్లలో చేయగలిగినప్పుడు సంక్లిష్టమైన ఆలోచనను పంచుకోవడానికి పదాలతో ఎందుకు రావటానికి ప్రయత్నించాలి?
మీరు మీ సహోద్యోగులందరితో ఒక గదిలో ఉంటే, మీరు ఏమి చేస్తున్నారో చూపించడానికి వైట్బోర్డ్ను ఉపయోగించటానికి లేదా మీ కంప్యూటర్ను తిప్పడానికి బయపడకండి. మీరు రిమోట్ ఫొల్క్లతో కలుస్తుంటే ఇది చమత్కారంగా ఉంటుంది, కానీ ఉచిత స్కైప్ సమావేశాలు వంటి ఉత్పత్తులు తరచూ సహకార సాధనాలను పుష్కలంగా అందిస్తాయి, ఇవి దృశ్యమాన ఆలోచనలు మరియు ఫలితాలను తెరపై పంచుకునేలా చేస్తాయి. ఉదాహరణకు, ఉచిత స్కైప్ సమావేశాల సులభమైన పవర్ పాయింట్ అప్లోడర్ (వర్చువల్ లేజర్ పాయింటర్ వంటి ఇంటరాక్టివ్ సాధనాలతో) లేదా స్క్రీన్ షేరింగ్ ఫీచర్ మీరు ముందుగానే ఆలోచనాత్మకంగా తయారుచేసిన విజువల్స్ ద్వారా ప్రజలను అనుమతిస్తుంది మరియు వర్చువల్ వైట్బోర్డింగ్ సాధనం మీ సహోద్యోగులను నిజ సమయంలో ఆలోచనలను రూపొందించడానికి అనుమతిస్తుంది.
5. ప్రతి ఒక్కరూ బరువును ఎలా అనుమతించాలో తెలుసుకోండి
అవును, సమావేశం అంతా సహకారం గురించి ఉండాలి, కాని ప్రతి ఒక్కరూ వారి భాగాన్ని మాట్లాడటానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు, సంభాషణ ప్రతి ఒక్కరూ ఉద్దేశించిన దానికంటే త్వరగా ఎక్కువ అవుతుంది. కాబట్టి, సమావేశ సమయాన్ని తీసుకోకుండా ప్రతి ఒక్కరూ బరువు పెట్టడానికి సృజనాత్మక మార్గాల కోసం ప్రయత్నించండి.
ఉదాహరణకు, ఎన్నికలు లేదా చేతుల యొక్క శీఘ్ర ప్రదర్శన చాలా అభిప్రాయాలను పొందకుండా ఉండటానికి ఉపయోగకరమైన మార్గాలు లేదా త్వరిత ఏకాభిప్రాయాన్ని పొందడానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు ఒకరిపై ఒకరు మాట్లాడుకునే ప్రతి ఒక్కరినీ త్వరగా మారుస్తుంది-సమయం నిరాశపరిచింది. మీరు వర్చువల్ సమావేశాన్ని నిర్వహిస్తుంటే, ప్రజలు స్కైప్ సమావేశాల ఉచిత ఉత్పత్తి ఆఫర్ల వంటి ఇంటిగ్రేటెడ్ IM ఫీచర్ని ఉపయోగించుకోవచ్చు, చివరికి ప్రజలు జవాబు ఇవ్వడానికి ప్రశ్నలను సమర్పించవచ్చు లేదా అత్యవసర ఆలోచనలను అనుసరించడానికి ప్రజలను అనుమతించండి. సమావేశం తరువాత.
6. మీరు నిజంగా వెళ్లవలసిన అవసరం లేని సమావేశాలను కత్తిరించండి
మీరు ఆహ్వానించబడిన ప్రతి సమావేశానికి మీరు హాజరు కావాల్సిన అవసరం ఉన్నట్లు అనిపించినప్పటికీ, మీ సమయాన్ని బాగా ఉపయోగించుకోరని మీకు తెలిసిన ఒకదాన్ని నిలిపివేయడం సరైందే. మీరు ప్రదర్శించకపోతే లేదా మీరు పనిచేస్తున్న దానితో దగ్గరి సంబంధం కలిగి ఉండకపోతే, తరువాత ముఖ్య విషయాలను తెలుసుకోవడం మంచిది.
మంచి ఉద్యోగి మరియు బలమైన సహచరుడికి ప్రాధాన్యత ఇవ్వడం మరియు ఉత్పాదకత ఎలా ఉండాలో తెలుసు అని గుర్తుంచుకోండి. మీ నిర్ణయాలు మరియు అవుట్పుట్ ప్రతి ఒక్కరినీ ప్రభావితం చేస్తుంది, కాబట్టి మీరు మీ సమయాన్ని ఎలా ఉపయోగిస్తారో మీ బృందంపై కూడా ప్రభావం చూపుతుందని మీరే గుర్తు చేసుకోండి.
దయతో ఎలా నిలిపివేయాలో ఖచ్చితంగా తెలియదా? నిర్వాహకుడితో నేరుగా మాట్లాడండి, మీరు లూప్ అవ్వడాన్ని మీరు అభినందిస్తున్నప్పుడు, మీరు పని చేస్తున్నదానితో మీరు గొప్ప గాడిలో ఉన్నారు మరియు తరువాత కలుసుకోవటానికి ఇష్టపడతారు. నిర్వాహకుడు మీ యజమాని అయితే, మీ పురోగతి మరియు మీ ముందుకు వెళ్ళడానికి మీ నిర్దిష్ట ప్రణాళిక గురించి ఒక గమనికను చేర్చండి, “నేను నేటి చర్చ గురించి సంతోషిస్తున్నాను, కాని ప్రాజెక్ట్ బ్లూ కోసం సంఖ్యలను లాగుతున్నాను. నేను నా తలని క్రిందికి ఉంచి, తరువాత నోట్స్ను పట్టుకుంటే మీరు పట్టించుకుంటారా? ”
సమావేశాలు నిజంగా మీ రోజులో గడిపిన ఉత్తమ సమయం, అవి ఆలోచనాత్మకంగా ప్రణాళిక మరియు నైపుణ్యంగా నడుస్తున్నంత కాలం. ఈ ఉపాయాలు మిమ్మల్ని అక్కడికి చేరుకోవడానికి సహాయపడతాయి!
