మరొక రోజు, నేను కొన్ని ప్రశ్నలతో సహోద్యోగికి ఇమెయిల్ పంపాను మరియు "నేను ఎక్కువ ఫోన్ వ్యక్తిని-దీని గురించి మీరు నన్ను పిలవగలరా?"
నేను చెప్పాను, నేను కొద్దిగా షాక్ అయ్యాను.
వ్యాపారం నిర్వహించడానికి ఫోన్ను ఎంచుకోవటానికి ఇష్టపడే వ్యక్తిని మీరు కలవడం తరచుగా కాదు. ఎంపికను బట్టి, సాధారణ కార్యాలయంలో ఎక్కువ మంది ఉద్యోగులు ఏ రోజునైనా ఫోన్ కాల్ ద్వారా ఇమెయిల్ను ఎన్నుకుంటారని నేను d హిస్తున్నాను. మరియు ఇది అర్ధమే: ఇమెయిల్ త్వరితంగా, సమర్థవంతంగా ఉంటుంది మరియు ఇబ్బందికరమైన నిశ్శబ్దం లేదా నేపథ్య శబ్దాన్ని మరల్చే అవకాశాన్ని కలిగి ఉండదు.
కానీ ఇమెయిల్ కోసం అధిక ప్రాధాన్యత ఉన్నప్పటికీ, మీరు ఫోన్ను ఎంచుకున్నప్పుడు మెరుగ్గా పనిచేసే కొన్ని పరిస్థితులు ఉన్నాయి.
1. ఇది అర్జెంట్
పని సంబంధిత ఇమెయిల్కు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడానికి 60% మంది ప్రజలు రెండు పూర్తి రోజులు వేచి ఉన్నారు. అందువల్ల మీరు “అత్యవసరం!” అనే సబ్జెక్ట్ లైన్తో కూడా ASAP ప్రతిస్పందన అవసరమయ్యే ఇమెయిల్ను పంపిస్తే - రాబోయే 48 గంటలు మీ ఇన్బాక్స్ను రిఫ్రెష్ చేసి, మీ వేళ్లను దాటడానికి మీకు మంచి అవకాశం ఉంది. ఒక బదులు.
మరోవైపు, ఒక క్లిష్టమైన విషయం గురించి ఫోన్ చేయడం మీకు అత్యవసర భావనను తెలియజేయడంలో సహాయపడుతుంది, అవతలి వ్యక్తికి అతను లేదా ఆమె ఏమి చేయాలో ఖచ్చితంగా తెలుసని నిర్ధారించుకోండి మరియు ఎప్పటికీ అంతం కాని ఇమెయిల్ గొలుసును ఆశ్రయించకుండా ఏవైనా ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వండి. . మీరు సమావేశమయ్యే సమయానికి, ప్రతి ఒక్కరూ ఒకే పేజీలో ఉన్నారని మరియు సమస్యను పరిష్కరించడానికి ఏమి జరగాలి అని మీరు అర్థం చేసుకోవచ్చు.
2. మీరు ప్రతిస్పందన పొందడం లేదు
బహుశా మీరు అత్యవసరం కాని అభ్యర్థనను ఇమెయిల్ చేసి ఉండవచ్చు, కానీ ఏదో ఒక సమయంలో, మీకు ప్రతిస్పందన అవసరం-మరియు కొన్ని రోజుల నిశ్శబ్దం తరువాత, మీరు ఉత్సాహంగా ఉన్నారు.
"హే, దీనిని అనుసరించాలని కోరుకున్నాను-దాన్ని చూడటానికి మీకు అవకాశం ఉందా?" అని మరొక ఇమెయిల్తో పాటు మీరు అభ్యర్థనను కోరడానికి చాలా సార్లు మాత్రమే ఉన్నాయి.
అసలు ఇమెయిల్ మరియు ఒక ఫాలో అప్ సందేశం తర్వాత మీకు సమాధానం రాకపోతే, ఫోన్ కాల్కు డిఫాల్ట్. మీకు తక్షణ ప్రతిస్పందన లభించే మంచి అవకాశం ఉంటుంది - లేదా కనీసం మీ సహోద్యోగి యొక్క రాడార్పై అతని లేదా ఆమె దృష్టి అవసరం.
3. ఇది కొన్ని వాక్యాల కంటే ఎక్కువ పడుతుంది
ఏదో ఒక సమయంలో, మీరు చదవడానికి 20 నిమిషాలు తీసుకున్న ఇమెయిల్ యొక్క నవలని మీరు అందుకున్నారు, మరియు చివరికి సైన్ఆఫ్ ద్వారా మీకు ప్రశ్నలు మిగిలి ఉన్నాయి. ఇతరులను ఆ హింసకు గురిచేయవద్దు.
మీరు తెలియజేయవలసినది రెండు పేరాగ్రాఫ్ల కంటే ఎక్కువ తీసుకుంటే-చెప్పండి, మీరు ఒక అసైన్మెంట్ యొక్క సూక్ష్మ నైపుణ్యాలను వివరిస్తున్నారు లేదా మరొక బృందంలోని ఒకరికి డిపార్ట్మెంట్ ప్రాసెస్ను స్పష్టం చేస్తున్నారు-ఫోన్ను తీయడం చాలా సమర్థవంతంగా ఉంటుంది. అది అవతలి వ్యక్తికి ప్రశ్నలు అడగడానికి అనుమతిస్తుంది, మరియు ఆమె స్వరం నుండి, మీరు వేలాడే సమయానికి, ఆమె పూర్తిగా అర్థం చేసుకుంటుందని మీరు అనుకోవచ్చు.
4. మీకు అభ్యర్థి అభిప్రాయం కావాలి
ఒక వ్యాసం లేదా అమ్మకాల పిచ్ కోసం మీకు అద్భుతమైన ఆలోచన ఉండవచ్చు మరియు మీరు ప్రారంభించడానికి ముందు మీ సహోద్యోగి ఏమనుకుంటున్నారో చూడాలనుకుంటున్నారు.
ఇమెయిల్తో, “సరే. ఇది మంచిది అనిపిస్తుంది. ”ఆ సమాధానం సానుకూలంగా ఉన్నప్పటికీ, ఇది ఎటువంటి ఆందోళనలను పెంచదు లేదా అదనపు సలహాలను ఇవ్వదు. సంక్షిప్తంగా, ఇది చాలా ఉపయోగకరమైన అభిప్రాయం కాదు.
ఒక ఫోన్ కాల్, అయితే, స్వభావంతో, త్వరితంగా, అనాలోచితమైన ప్రతిస్పందన కోసం వేడుకుంటుంది-మీ సహోద్యోగి యొక్క స్వరాన్ని వినడానికి, మీ ఆలోచన యొక్క సూక్ష్మ నైపుణ్యాలకు లోతుగా డైవ్ చేయడానికి, మీ సహోద్యోగికి ఏవైనా ప్రశ్నలను పరిష్కరించడానికి మరియు మొత్తంమీద, మరింత శ్రద్ధగల, దాపరికం లేని అభిప్రాయాన్ని పొందండి.
5. మీరు సంబంధాన్ని పెంచుకోవాలనుకుంటున్నారు
శీఘ్ర, సమర్థవంతమైన కమ్యూనికేషన్ కోసం ఇమెయిల్ చాలా బాగుంది. కానీ కొన్నిసార్లు, మీరు క్రొత్త రిమోట్ సహోద్యోగి లేదా కంపెనీ క్లయింట్ను చేరుకున్నప్పుడు మీకు మరింత వ్యక్తిగత స్పర్శ అవసరం.
ఖచ్చితంగా, మీరు చక్కని పరిచయ ఇమెయిల్ను వ్రాయగలరు. కానీ ఫోన్ కాల్ మీకు ఇమెయిల్ చేయలేని వెచ్చదనం మరియు యథార్థతను తెలియజేయడంలో సహాయపడుతుంది - మరియు అది అతని లేదా ఆమె చిరునామా పుస్తకంలో మరో ఇమెయిల్ పరిచయంగా మారకుండా, మరొక వైపు ఉన్న వ్యక్తితో వాస్తవ సంబంధాన్ని పెంచుకోవడంలో మీకు సహాయపడదు. .
6. మీకు సంభాషణ యొక్క రికార్డ్ వద్దు
మంచి లేదా అధ్వాన్నంగా, ఇమెయిళ్ళు ఎప్పటికీ ఎక్కడో భద్రపరచబడతాయి, ఒక క్షణం నోటీసు వద్ద కోట్ చేయడానికి లేదా ఫార్వార్డ్ చేయడానికి సిద్ధంగా ఉన్నాయి.
కాబట్టి, మీరు ఇంకా వ్రాతపూర్వకంగా లేని రహస్య లేదా సున్నితమైన సమాచారాన్ని చర్చించాల్సిన అవసరం ఉంటే-కంపెనీ విలీనం యొక్క పుకార్లు లేదా సహోద్యోగి ఒక పోటీ సంస్థ చేత నియమించబడటం వంటివి-ఫోన్ కాల్ ఉత్తమం.
చివరి నిమిషంలో చేసిన అభ్యర్థనను తీర్చడానికి మీకు సహోద్యోగి నుండి సహాయం అవసరమైనప్పుడు మరియు పరిస్థితుల పరిస్థితులను వివరించాలనుకున్నప్పుడు, మీరు ప్రైవేట్గా ఉంచడానికి ఇష్టపడే సాధారణం సంభాషణలకు కూడా ఇది వర్తిస్తుంది, “నేను మిమ్మల్ని అడగడానికి ఇష్టపడను 4:45 PM కి అనుకూలంగా, కానీ నా మేనేజర్ బంతిని స్మిత్ ప్రతిపాదనపై పడేశాడు మరియు మేము ఈ రాత్రికి కలిసి లాగాలి. ”
ఇది నిజం కావచ్చు మరియు అభ్యర్థన యొక్క సందర్భాన్ని వివరించడానికి ఖచ్చితంగా సహాయపడుతుంది, కానీ ఇది ఫార్వార్డ్ చేసిన ఇమెయిల్ గొలుసు ద్వారా మీ మేనేజర్కు తిరిగి వెళ్ళే విషయం కాదు. ఫోన్లో, మీ పదాలు తప్పు స్థలానికి రాకుండా మీరు దాపరికం చేయవచ్చు (అలాగే, మీరు కార్యాలయ తలుపు మూసివేసినంత వరకు).
క్విట్కెన్ వద్ద CEO మరియు మేనేజింగ్ భాగస్వామి అయిన ఆరోన్ క్విట్కెన్ దీనిని ఉత్తమంగా సంగ్రహించవచ్చు: “మీరు దాని గురించి రెండుసార్లు ఆలోచించాలి, మీరు సున్నితంగా ఉండవచ్చు అని అనుకునే ఏదైనా, మీ సంబంధ నైపుణ్యాలు అవసరమని మీరు అనుకునే ఏదైనా… ఖచ్చితంగా మీరు ఫోన్ను తీయాలి.”
