జట్లలో అభ్యర్థనలు చేయడానికి ఇమెయిల్ పంపడం సులభమైన మరియు తక్కువ చొరబాటు పద్ధతి. కానీ ఇది ఖచ్చితంగా ఎందుకంటే ఇమెయిల్ చాలా అప్రయత్నంగా ఉంటుంది, ఇది పూర్తి సమయం వృధా అవుతుంది. గ్రహీతలకు వారు ఏమి చేయాలో స్పష్టంగా చెప్పని లేదా మీ అడగడం ఎందుకు ముఖ్యమో చెప్పని అస్పష్టమైన ఇమెయిల్ను కాల్చడం ప్రతి ఒక్కరికీ ఎక్కువ పనిని సృష్టిస్తుంది.
అత్యంత ప్రభావవంతమైన ఇమెయిళ్ళు కాలర్ ఐడి లాగా సబ్జెక్ట్ లైన్ ను పరిగణిస్తాయి మరియు వెంటనే పాయింట్ వచ్చే పదాలను ఉపయోగిస్తాయి.
పద ఎంపిక కోసం కొన్ని చేయవలసినవి మరియు చేయకూడనివి ఇక్కడ ఉన్నాయి, ఇవి మీ సందేశాన్ని స్పష్టంగా పొందుతాయి మరియు మీ సహోద్యోగులను బాధించే (లేదా గందరగోళానికి) గురిచేయకుండా చేస్తాయి:
1. పూర్తి చేయాల్సిన పనులు ఉన్నప్పుడు
వ్రాయవద్దు: మొదలైనవి.
వ్రాయండి: ది, ఇది, లేదా ఇవి
వ్యాకరణ పాఠశాలలో మీ ఉపాధ్యాయులు సరైనవారు-నిర్దిష్టంగా ఉండండి! మీ ఇమెయిల్ ఇటీవలి సంభాషణ లేదా సమావేశాన్ని అనుసరిస్తున్నప్పటికీ, అది తరువాత చేయవలసిన పనిగా దాఖలు చేయబడవచ్చు. మీ గ్రహీత దాన్ని చదవడానికి సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు, “స్టాఫ్ మీటింగ్ ఫాలో-అప్ మొదలైనవి” చూడటం సహాయపడదు. బదులుగా, మీకు కావాల్సిన వాటి గురించి స్పష్టంగా చెప్పండి మరియు వ్రాయండి: “దయచేసి ఈ ప్రశ్నలను సిబ్బంది సమావేశం నుండి పరిష్కరించండి” లేదా “సిబ్బంది సమావేశంలో చర్చించిన నివేదిక.” చేయవలసిన పనుల జాబితా అంశాన్ని ముందే వ్రాయడం వంటి మీ విషయం గురించి ఆలోచించండి, అందువల్ల ఆ పెట్టెకు సులభం తనిఖీ చేయడానికి.
2. మీరు మరొక ఇమెయిల్ను భాగస్వామ్యం చేస్తున్నప్పుడు
వ్రాయవద్దు: “FWD:”
వ్రాయండి: సహాయం
90 వ దశకం గురించి ఇది ఎల్లప్పుడూ నన్ను ఆలోచింపజేస్తుంది, “Fwd: fwd: fwd: fw: దీన్ని 10 మందికి పంపండి మరియు ఇది మీ అదృష్ట దినం అవుతుంది!” మీరు నిజంగా తప్ప పనిలో గొలుసు అక్షరాలను పంపుతున్నారు (తీవ్రంగా, చేయకండి), మీరు మీ సహోద్యోగి చదవడానికి లేదా ఏదైనా చేయాలనుకుంటున్నారని మీరు వేరొకరు వ్రాసినదాన్ని పంచుకుంటున్నారు. అలాంటప్పుడు, ఆమెకు సహాయం చేసి, “మీరు దీన్ని అర్థంచేసుకోవడంలో మీకు సహాయం చేయగలరా?” లేదా “క్లయింట్కు సహాయం కావాలి అనిపిస్తోంది” అని రాయండి. ఖచ్చితంగా, మీరు ఆ సందేశాన్ని ఇమెయిల్ యొక్క శరీరంలో వ్రాయడానికి ప్లాన్ చేసి ఉండవచ్చు, కాని విషయం మీరు త్వరగా గుర్తించబడాలనుకుంటే చాలా మంచి ప్రదేశం.
3. మీరు వ్యక్తిగతంగా ఉండటానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు
వ్రాయవద్దు: హే
వ్రాయండి: మీరు
ఒక ఇమెయిల్ సబ్జెక్ట్ లైన్లో “హే” పంపడం అనేది ఒక స్నేహితుడికి లేదా మీరు డేటింగ్ చేస్తున్న వారితో “మేము మాట్లాడాలి” అని టెక్స్ట్ చేయడం లాంటిది. దీన్ని చేయవద్దు! మీరు గ్రహీతను తదుపరి ఏమైనా సందేహించేలా చేస్తారు, మరియు ప్రతిస్పందన కోసం కొంతసేపు వేచి ఉండొచ్చు ఎందుకంటే ఇది ఎప్పటికీ తెరవబడదు. మీరు నిజంగా వ్యక్తిగత లేదా ప్రైవేట్ గురించి చాట్ చేయవలసి ఉంటుంది కాబట్టి, “మీకు 15 నిమిషాల చాట్ కోసం సమయం ఎప్పుడు?” అని ప్రయత్నించండి. ఈ విధానం అంచుని తీసివేసి, గ్రహీత చేతిలో శక్తిని ఉంచుతుంది. .
4. మీకు ఇప్పుడు అవసరమైనప్పుడు
వ్రాయవద్దు: అర్జంట్
వ్రాయండి: ఈ రోజు
సమయం తక్కువగా ఉన్నప్పుడు మరియు ఒత్తిడి ఎక్కువగా ఉన్నప్పుడు, “అర్జంట్” అనేది భయాన్ని కలిగించే పదం. మరియు భయాందోళన అనేది ఒక పనికి బాధ్యత వహించే వ్యక్తి చేయవలసిన చివరి పని. అవసరాన్ని గుర్తించడానికి మరియు ఇమెయిల్ పంపడానికి మీకు తగినంత సమయం ఉంటే, “ఇది ఈ రోజు మీ మొదటి ప్రాధాన్యత కావాలి” అని ముందస్తు నోటీసు ఇవ్వడానికి మీకు సమయం ఉంది. ఇది నిజంగా అత్యవసరమైతే, ఫోన్ కాల్ చేయండి లేదా వ్యక్తిగతంగా సందర్శించండి బదులుగా.
5. మరియు మరో బోనస్ పదబంధం
చివరిది కాని, మన ఇమెయిళ్ళను ముగించమని మనమందరం చెప్పే పదబంధమే కాని మా సహోద్యోగులను నేరుగా సంబోధించడానికి చాలా అరుదుగా ఉపయోగించవచ్చు: “ధన్యవాదాలు.” మీ మధ్య బంధాలను బలోపేతం చేయడంలో చిన్న, సరళమైన ప్రశంస సందేశం చాలా దూరం వెళ్తుంది. మరియు మీ జట్టు సభ్యులు. మీరు వారి ప్రయత్నాలను గుర్తించి, వారి పాత్రలకు విలువ ఇస్తారని ఇది పేర్కొంది. మరియు ఇది ఖచ్చితంగా ట్రస్ట్ పతనం కొట్టుకుంటుంది.
