సమావేశాలు పనిలో ఒక భాగమని చాలా మంది అంగీకరిస్తారు-కాని వారు వాటిని ఆనందిస్తారని కాదు. ఈ ఇన్ఫోగ్రాఫిక్ చూపినట్లుగా, నిర్వాహకులు వారి సమయాన్ని 35-50% మధ్య సమావేశాలలో గడుపుతారు మరియు వారానికి నాలుగు గంటల వరకు స్థితి నవీకరణల కోసం ఖర్చు చేస్తారు. అదే యజమానులు 67% సమావేశాలను వైఫల్యాలుగా భావిస్తారు.
మీరు వాటిని తప్పించుకోవడానికి ప్రయత్నించండి, అవి మీ కెరీర్కు కూడా చాలా ముఖ్యమైనవి. సమావేశాలు ఒక ప్రొఫెషనల్ దశ-ఇతరులు మీ నాయకత్వ సామర్థ్యాన్ని చూస్తారు. మీరు మీ అభిప్రాయాన్ని ఎలా పొందుతారు, కష్టమైన ప్రశ్నలను నిర్వహించండి మరియు మీ సామర్థ్యం గురించి చర్చించే వాల్యూమ్ను సులభతరం చేస్తారు. ఇతరులు ఈ సమయాన్ని ఇతరులను అంచనా వేయడానికి మరియు తీర్పు ఇవ్వడానికి ఉపయోగిస్తారు. మీరు నిశ్శబ్దంగా కూర్చుని విన్నప్పటికీ, మీరు సందేశం పంపుతున్నారు.
వారు సమావేశాలతో ఎందుకు కష్టపడుతున్నారనే దానితో సంబంధం లేకుండా, తెలివిగల నిపుణులు తమ విశ్వసనీయతను పొందటానికి మరియు విస్తరించడానికి వాటిని ఉపయోగించటానికి ఒక మార్గాన్ని కనుగొనవలసి ఉందని తెలుసు. డక్ అవుట్ చేయడానికి లేదా తిరిగి వేలాడదీయడానికి బదులుగా, మీరు ఉన్న ప్రతి సమావేశాన్ని ఎక్కువగా ఉపయోగించుకోవడానికి ఇక్కడ ఐదు మార్గాలు ఉన్నాయి.
1. గదిలో మీ వాయిస్ని ప్రారంభంలో పొందండి
మీటింగ్ డైనమిక్స్ చాలా స్వర మాట్లాడేవారు ప్రారంభంలోనే ఏర్పాటు చేస్తారు. కాబట్టి, విశ్వాసాన్ని చూపించడానికి మరియు మీ గొంతును స్థాపించడానికి మొదటి ఐదు నిమిషాల్లో మాట్లాడటం లక్ష్యంగా పెట్టుకోండి. ప్రతి ఒక్కరూ క్రొత్తగా ఉన్నప్పుడు మరియు శ్రద్ధ చూపుతున్నప్పుడు మీ ఆలోచనలను అక్కడ నుండి పొందడం ద్వారా మీరు ప్రయోజనం పొందడమే కాకుండా, మీ వ్యాఖ్యలను కూడా తరువాత సూచించే అవకాశం ఉంది, మీకు వినడానికి ఇతర ఓపెనింగ్లను అందిస్తుంది.
2. ఇతరుల ఆలోచనలను పెంచుకోండి
సమావేశాలలో సంభాషణ వేగంగా సాగవచ్చు, ఆలోచనలు త్వరగా విసిరివేయబడతాయి. మీరు చెప్పదలచుకున్న అంశాలను ఇతర వ్యక్తులు తీసుకుంటే, మీరు మాట్లాడటానికి నిజమైన, సృజనాత్మక ఆలోచన కోసం వేచి ఉండాల్సిన అవసరం ఉందని మీరు భావిస్తారు. కానీ అది అధిక బార్ మరియు మిమ్మల్ని పక్కకు ఉంచవచ్చు (మొత్తం సమావేశానికి కావచ్చు).
బదులుగా, ఇతరులు ఏమి చెబుతున్నారో గమనించండి మరియు సంభాషణను ముందుకు తీసుకెళ్లే సాధారణ థ్రెడ్ల కోసం చూడండి. "ముగ్గురు వ్యక్తులు ఉత్పత్తి మార్పులను ప్రస్తావించారని నేను విన్నాను, అది ఎలా ఉంటుంది?" లేదా "మేము ఒక అడుగు వెనక్కి తీసుకుంటే, మనం చిక్కుకుపోతున్న ఏకైక పాయింట్ కాలక్రమం." ఇది ప్రజలను ఒకరితో ఒకరు మాట్లాడకుండా ఉండటానికి మరియు ఒప్పంద ప్రాంతాలను కనుగొనమని వారిని ప్రోత్సహించడానికి కూడా ఇది ఒక సహాయక మార్గం.
3. శక్తివంతమైన ప్రశ్నలను అడగండి
సమావేశాలపై ఒక సాధారణ విమర్శ ఏమిటంటే, వారు ఎక్కువగా మాట్లాడటం మరియు తగినంతగా వినడం లేదు. ప్రజలు ఆలోచనల నుండి బయటపడటంపై అధికంగా దృష్టి సారించినప్పుడు, ఒకరినొకరు వినడానికి సమూహాన్ని ప్రోత్సహించడం ద్వారా మీరు మిమ్మల్ని మీరు వేరు చేసుకోవచ్చు. ఇది చాలా అరుదుగా పోషించిన పాత్ర, కానీ అవసరం మరియు ప్రశంసించబడింది-ఇది ప్రతి ఒక్కరికీ విరామం ఇవ్వడానికి మరియు ప్రతిబింబించేలా చేస్తుంది.
దీనికి ఒక సాధారణ మార్గం శక్తివంతమైన ప్రశ్నలు అడగడం. ఇవి “ఎందుకు” అనే ప్రశ్నల కంటే “ఎలా” మరియు “ఏమి” ప్రశ్నలు. వారు ప్రజలను రక్షణాత్మకంగా ఉంచకపోవడం లేదా వాస్తవ అన్వేషణలో పరిశోధన చేయనందున, వారు ప్రజలను తెరిచి విస్తృతంగా ఆలోచించమని ప్రోత్సహిస్తారు.
ఉదాహరణకు, మీరు అడగవచ్చు:
- ఈ నిర్ణయం యొక్క ముఖ్యమైన అంశం ఏమిటి?
- దీని విజయాన్ని మనం ఎలా కొలుస్తాము?
- మేము ఇంతకు ముందు ప్రయత్నించిన దాని కంటే ఈ సూచనకు భిన్నమైనది ఏమిటి?
- మీరు ఉద్భవిస్తున్న ఇతివృత్తాలు ఏమిటి?
4. సిద్ధంగా ఉండండి (కానీ సౌకర్యవంతంగా ఉండండి)
మీరు సమావేశాలకు సిద్ధమైతే, మీరు తక్షణమే బలం నుండి వస్తారు. అంటే ఎజెండా ద్వారా చదవడం, ముందస్తు పరిశోధన చేయడం లేదా ముందే ఆలోచనలతో రావడం.
మనలో చాలా మందికి తెలుసు, మనం విశ్వసనీయతను పెంచుకోవాలనుకుంటే, మన ఆలోచనలను సమయానికి ముందే కలిగి ఉండటం మనకు ఆత్మవిశ్వాసంతో చూపించడానికి సహాయపడుతుంది. అయినప్పటికీ, సమావేశాల వైవిధ్యానికి మేము కూడా కారణమవుతాము. మా అన్ని సన్నాహాల కోసం, చాలా మంది వ్యక్తులు మరియు కారకాలతో (సమయం ముగియడం, సాంకేతికత పనిచేయడం లేదు, ముఖ్య ఆటగాళ్ళు కనిపించకపోవడం) ప్రణాళిక ప్రకారం పనులు సరిగ్గా జరగవు.
కాబట్టి, మీరిద్దరూ సమావేశానికి సిద్ధం కావాలి మరియు సౌకర్యవంతంగా ఉండటానికి సిద్ధం చేయాలి.
ఉదాహరణకు, మీకు ప్రదర్శించడానికి 15 నిమిషాలు షెడ్యూల్ ఉంటే, మీ సమయం పిండినప్పుడు పూర్తి మరియు ఘనీకృత ప్రదర్శనను సిద్ధం చేయండి. మీరు సమావేశ అంశంపై నేపథ్య పరిశోధన చేస్తే, తలెత్తే టాంజెన్షియల్ అంశాలను కూడా పరిశోధించండి. మీరు ప్రసంగించదలిచిన అంశం పట్టిక క్రింద విసిరితే, మరింత చర్చించడానికి హాజరైనవారికి మీరు విడిగా చేరుకోగలరా అని అడగండి.
సిద్ధంగా ఉండటం మీ వ్యూహాత్మక ఆలోచనను ప్రదర్శిస్తుంది, మరియు వశ్యత మీరు మీ పాదాలకు తొందరపడుతున్నట్లు చూపిస్తుంది-గొప్ప నాయకుడి యొక్క రెండు ముఖ్య లక్షణాలు.
5. తదుపరి దశలను నొక్కి చెప్పండి
నా కోచింగ్ పనిలో, సమావేశాల గురించి నేను విన్న అతి పెద్ద ఫిర్యాదు ఏమిటంటే వారి నుండి ఏమీ జరగదు. ఖచ్చితంగా, బాధ్యతలు అప్పగించడంతో వారు ముగించాలని అందరికీ తెలుసు, కాని కొద్దిమంది మాత్రమే చేస్తారు. మా సమావేశ సమయం నిజంగా ఉపయోగకరంగా ఉండాలని మేము కోరుకుంటున్నాము, దాన్ని ముగించే ముందు తదుపరి దశలు మరియు పనులను అడగడానికి ఎవరైనా చొరవ తీసుకున్నప్పుడు ఇది సహాయపడుతుంది.
మీరు సమావేశాన్ని నడుపుతుంటే, ఇది చాలా సులభం. మీరు కేవలం పాల్గొనేవారు అయితే, అది మరింత కష్టంగా ఉంటుంది.
అది మిమ్మల్ని ఆపనివ్వవద్దు. ఇది రాష్ట్రానికి నాయకత్వాన్ని చూపిస్తుంది, “మనలో ప్రతి ఒక్కరికీ తదుపరి దశలు ఏమిటో నాకు స్పష్టంగా లేదు; మేము ముగించే ముందు స్పష్టం చేయడం సహాయపడుతుంది. ”సముచితమైతే, సమూహం కోసం తదుపరి దశలను ట్రాక్ చేయడానికి కూడా మీరు ఆఫర్ చేయవచ్చు, ఇది మీకు తదుపరి సమావేశానికి అదనపు మాట్లాడే అవకాశాన్ని ఇస్తుంది.
రాబోయే సమావేశానికి మీరు ఎప్పటికీ ఎదురుచూడకపోవచ్చు, నాయకుడిగా మరింతగా కనిపించే అవకాశంగా వాటిని ఉపయోగించడం ద్వారా, వారు మరింత విలువైన (మరియు మరింత ఉత్పాదక) అనుభూతిని పొందడం ప్రారంభిస్తారు.
