నేను రాయడం ఇష్టపడతాను మరియు దానితో పాటు వచ్చే “నియమాలను” నేను ప్రేమిస్తున్నాను. నా ట్వీట్లు మరియు ఫేస్బుక్ పోస్ట్లను నేను ప్రపంచంతో పంచుకునే ముందు వాటిని కాపీ చేయడం చాలా మందికి కొంచెం ఎక్కువ అయితే, మనమందరం పాటించాల్సిన కొన్ని వ్రాత నియమాలు ఉన్నాయని నేను అనుకుంటున్నాను-ముఖ్యంగా పనిలో.
కానీ మనలో చాలా మంది (నన్ను చేర్చారు) ప్రతిరోజూ వాటిని గ్రహించకుండానే విచ్ఛిన్నం చేస్తారు. ప్రతి కార్యాలయంలో లేదా పరిశ్రమలో పరిపూర్ణ గద్యం చాలా ప్రాముఖ్యత కలిగి ఉండకపోవచ్చు, మీ రచనను గమనిస్తున్న ఒక సహోద్యోగి, క్లయింట్ లేదా మీ యజమాని ఎవరైనా ఉండవచ్చు, ఇంకా అధ్వాన్నంగా, మీ వృత్తి నైపుణ్యం ఆధారంగా తీర్పు ఇవ్వడం .
కాబట్టి, మీరు మరొక ఇమెయిల్ను రూపొందించే ముందు, చాలా సాధారణ కార్యాలయంలో వ్రాసే తప్పులను గమనించండి మరియు వాటిని నివారించడానికి ఈ మార్గదర్శిని అనుసరించండి.
1. చాలా సాధారణంగా రాయడం
ఉదాహరణ: ఉర్ ఫీడ్బ్యాక్ కోసం థాక్స్, జో! రేపు f / u అవుతుంది.
నేను చాలా సాధారణం వాతావరణంలో పనిచేయడానికి తగినంత అదృష్టవంతుడిని-ఇక్కడ మనం పని చేయడానికి (మరియు చేయగల) ఫ్లిప్-ఫ్లాప్లను ధరించవచ్చు మరియు మాస్-ఇమెయిల్ హాస్యాస్పదంగా ఒకరి ముఖాల ఫోటోషాప్ చేసిన స్నాప్షాట్లు.
కానీ ప్రతి కార్యాలయానికి ఆ సాధారణం ప్రమాణం కాదు, అంటే మీ వృత్తిపరమైన రచనలో పనికిమాలిన దానికంటే ఎక్కువ లాంఛనప్రాయంగా ఉండటం మంచిది. సంక్షిప్తాలు మరియు యాసలను దాటవేయడం అంటే స్పష్టంగా అర్థం, పూర్తి వాక్యాలలో వ్రాయడం, సరైన స్పెల్లింగ్ను ఉపయోగించడం మరియు మారుపేర్లను తప్పించడం. మీ సందేశం గ్రహీతతో మరింత సాధారణంగా మాట్లాడటానికి మీకు సౌకర్యంగా ఉన్న సమయం రావచ్చు, కానీ వ్యాపారంలో, క్షమించండి కంటే సురక్షితంగా (మరియు ప్రొఫెషనల్గా) ఆడటం ఎల్లప్పుడూ మంచిది.
2. యాక్టివ్కు బదులుగా నిష్క్రియాత్మక వాయిస్ని ఉపయోగించడం
ఉదాహరణ: జత చేసిన పత్రాన్ని బృందం అందుకుంది.
మొదట దీనిని బయటకు తీద్దాం: నిష్క్రియాత్మక స్వరం is అంటే, ఒక చర్యను స్వీకరించేవారు వాక్యం యొక్క విషయం అయినప్పుడు (ఈ సందర్భంలో, పత్రం)-ఇది వ్యాకరణపరంగా తప్పు కాదు. కానీ నిష్క్రియాత్మకంగా పదజాలం చేసిన వాక్యాలు తరచుగా ఇబ్బందికరంగా లేదా అనవసరంగా అస్పష్టంగా కనిపిస్తాయి. క్రియాశీల స్వరం-చర్య తీసుకునేవాడు వాక్యం యొక్క అంశం అయినప్పుడు-సాధారణంగా మరింత ప్రత్యక్షంగా మరియు స్పష్టంగా ఉంటుంది. ఇది మరింత అధికారికమైనదిగా అనిపిస్తుంది మరియు మీరు చేసిన పనికి యాజమాన్యం లేదా బాధ్యతను చూపించడానికి మంచి మార్గం. (“నేను client 5, 000 క్లయింట్ను సేవ్ చేసాను” మీ సాఫల్యాన్ని “$ 5, 000 సేవ్ చేయబడింది” కంటే మెరుగ్గా చూపిస్తుంది.)
3. ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లను ఎక్కువగా ఉపయోగించడం
ఉదాహరణ: హాయ్ బాబ్! మీకు గొప్ప వారాంతం ఉందని ఆశిస్తున్నాము! నేను Q1 నివేదికను అనుసరించాలనుకుంటున్నాను, మరియు మీరు నాకు తాజా చిత్తుప్రతిని పంపగలరని ఆశిస్తున్నాను-అయినప్పటికీ రష్ లేదు! :-)
వృత్తిపరమైన రచనలో ప్రజలు ఆశ్చర్యార్థకం-సంతోషంగా ఉండటానికి కారణాలను నేను ఖచ్చితంగా పొందుతాను. స్వభావం యొక్క స్పష్టమైన ప్రదర్శనల కోసం కాకపోతే ఇమెయిల్ వెనుక ఉన్న స్వరం లేదా భావోద్వేగాన్ని తప్పుగా అర్థం చేసుకోవడం సులభం, మరియు ప్రజలు స్నేహపూర్వకంగా ఉన్నారని చూపించే ప్రయత్నంలో ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లతో వారి రచనను తరచుగా మిరియాలు వేస్తారు. కానీ నిజం ఏమిటంటే, ఇది వృత్తిపరమైనది కాదు మరియు అధ్వాన్నంగా, ఇది బాల్యదశలో రావచ్చు. (ఎమోటికాన్ల కోసం అదే జరుగుతుంది-స్మైలీ ముఖం మీ పాయింట్ను తెలివిగా ధ్వనించే విధంగా ఎప్పటికీ పొందదు.)
ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లు ప్రాముఖ్యతను చూపించడానికి ఉద్దేశించినవి అని గుర్తుంచుకోండి మరియు అతిగా ఉపయోగించినప్పుడు అవి వాటి అర్థాన్ని కోల్పోతాయి. వాటిని తక్కువగా ఉపయోగించుకోండి మరియు సందేహాస్పదంగా ఉన్నప్పుడు అస్సలు కాదు.
4. అస్పష్టమైన సబ్జెక్ట్ లైన్స్ రాయడం
ఉదాహరణ: విషయం: మంగళవారం; శరీరం: వచ్చే మంగళవారం నాటికి పంపిణీ చేసిన క్యూ 1 నివేదిక నాకు అవసరం.
మీ ఇమెయిల్ యొక్క విషయం శరీరంలో ఉన్న వాటి యొక్క శీఘ్ర సారాంశంగా ఉండాలి. ఇది చాలా సరళమైన భావన, ఆశ్చర్యకరంగా, శ్రామిక ప్రపంచంలో అధిక శాతం మంది ఇంకా గ్రహించలేదు. కానీ, మనలో చాలా మంది రోజుకు 200 ఇమెయిళ్ళను స్వీకరిస్తున్నప్పుడు మరియు మనం వెతుకుతున్న అంశాల కోసం జామ్-ప్యాక్డ్ ఇన్బాక్స్ ద్వారా స్కాన్ చేయవలసి వచ్చినప్పుడు, మీ విషయ పంక్తులను అస్పష్టంగా ఉంచడం ముఖ్యంగా కోపంగా ఉన్న వ్యాపార రచన పొరపాటు.
అన్ని ప్రొఫెషనల్ కమ్యూనికేషన్తో, మీ లక్ష్యం సాధ్యమైనంత త్వరగా స్పష్టతను అందించడం email మరియు మీ సబ్జెక్ట్ లైన్తో ప్రారంభమయ్యే ఇమెయిల్లో. పై ఉదాహరణలో, “క్యూ 1 రిపోర్ట్: డ్యూ నెక్స్ట్ మంగళవారం” “మంగళవారం” కంటే చాలా స్పష్టంగా ఉంటుంది.
5. జార్గాన్-హ్యాపీ పొందడం
ఉదాహరణ: మీరు FS సంఖ్యలను లాగి అవి మా STH గణనకు సమాంతరంగా ఉన్నాయో లేదో తనిఖీ చేయవచ్చా?
పరిశ్రమ లేదా కంపెనీ బజ్వర్డ్లను ఉపయోగించడం మీకు ప్రొఫెషనల్గా మరియు తెలిసిపోయేలా చేస్తుందని మీరు అనుకోవచ్చు, మీరు ఏమి చెబుతున్నారో ఎవరికీ అర్థం కాకపోతే అది మీ ఉద్దేశ్యాన్ని ఓడిస్తుంది. గుర్తుంచుకోండి, మీ ప్రత్యక్ష గ్రహీతకు మీరు ఏమి మాట్లాడుతున్నారో తెలుస్తుందని మీరు అనుకున్నా, మీ సందేశం మీ సంస్థ లోపల మరియు వెలుపల ఇతరులకు పంపబడుతుంది.
ఉత్తమమైన ఇమెయిల్ లేదా నోటీసు మీ పాయింట్ (లేదా మీ అభ్యర్థన లేదా మీ సమాధానం) తక్షణమే స్పష్టంగా కనబడేలా చేస్తుంది మరియు పరిభాష అనవసరంగా ఆ ప్రయోజనాన్ని అస్పష్టం చేస్తుంది.
అవును, మనమందరం ఎప్పటికప్పుడు ఈ నియమాలను ఉల్లంఘిస్తాము (హే, నేను నా రోజులో ఇంటర్ఆఫీస్ ఇమెయిల్ ద్వారా చాలా స్మైలీ ముఖాన్ని పంపాను). మరియు దగ్గరి సహోద్యోగికి సాధారణ కార్యాలయంలో శీఘ్ర ఇమెయిల్లో, ప్రతిసారీ? ఫైన్. కానీ, సాధారణంగా, మీ వ్రాతపూర్వక సమాచార మార్పిడి నుండి ఈ సాధారణ పొరపాట్లను దూరంగా ఉంచడానికి దాన్ని సురక్షితంగా ఆడటం, వృత్తిగా ఉండడం మరియు మీ పనిని సమీక్షించడం మీ ఉత్తమ పందెం.
మీ రచనను మెరుగుపరచడం కొనసాగించాలనుకుంటున్నారా? మీరు 10 నిమిషాల్లో మంచి రచయితగా ఎలా మారగలరో ఇక్కడ ఉంది.
