Excel, Google స్ప్రెడ్షీట్లు మరియు ఓపెన్ ఆఫీస్ కాల్క్ వంటి స్ప్రెడ్షీట్ ప్రోగ్రామ్లలోకి డేటాను ప్రవేశించే ప్రాథమిక డాస్ మరియు ధ్యాసలను ఈ ట్యుటోరియల్ వర్తిస్తుంది.
సరిగ్గా డేటాను నమోదు చేయడం ద్వారా మొదటిసారి సమస్యలను నివారించవచ్చు మరియు సూత్రాలు మరియు చార్ట్లు వంటి ఎక్సెల్ యొక్క టూల్స్ మరియు ఫీచర్లను ఉపయోగించడం సులభం.
Excel డేటా ఎంట్రీ అవలోకనం
Excel ను ఉపయోగించేటప్పుడు మీరు ఎల్లప్పుడూ మనసులో ఉంచుకోవాలి.
- డు మీ స్ప్రెడ్షీట్ను ప్లాన్ చేయండి.
- లేదు సంబంధిత డేటాను నమోదు చేసినప్పుడు ఖాళీ వరుసలు లేదా నిలువు వరుసలను వదిలివేయండి.
- డు తరచుగా సేవ్ మరియు రెండు ప్రదేశాలలో సేవ్.
- లేదు నిలువు వరుస శీర్షికల వలె సంఖ్యలను ఉపయోగించండి మరియు డేటాతో యూనిట్లను చేర్చవద్దు.
- డు సెల్ సూచనలు ఉపయోగించండి మరియు ఫార్ములాలు లో పరిధులు అనే.
- లేదు సూత్రాలు అన్లాక్ చేయబడిన సెల్లను వదిలివేయండి.
- డు మీ డేటాను క్రమం చేయండి.
మీ స్ప్రెడ్షీట్ ప్లాన్ చేయండి
ఇది Excel లో డేటాను నమోదు చేయడానికి వచ్చినప్పుడు, మీరు టైప్ చేయడానికి ముందే ప్రణాళిక కొంచెం చేయడానికి మంచిది.
వర్క్షీట్ను ఉపయోగించాలో తెలుసుకోవడం, డేటా కలిగి ఉంటుంది మరియు ఆ డేటాతో ఏమి జరుగుతుందో వర్క్షీట్ యొక్క చివరి లేఅవుట్ను బాగా ప్రభావితం చేస్తుంది.
స్ప్రెడ్షీట్ దానిని మరింత సమర్థవంతంగా మరియు సులభంగా పని చేయడానికి పునర్వ్యవస్థీకరించబడితే టైపింగ్ చేయడానికి ప్లాన్ తర్వాత సమయాన్ని ఆదా చేయవచ్చు.
పరిగణించవలసిన పాయింట్లు
- స్ప్రెడ్షీట్ యొక్క ఉద్దేశ్యం ఏమిటి?
- స్ప్రెడ్షీట్ ఎంత డేటాను కలిగి ఉంటుంది?
- పటాలు అవసరం?
- స్ప్రెడ్షీట్ ముద్రించాలా?
స్ప్రెడ్షీట్ యొక్క ఉద్దేశ్యం ఏమిటి?
- స్ప్రెడ్షీట్ యొక్క ప్రయోజనం డేటా యొక్క స్థానాన్ని నిర్ణయించడానికి సహాయం చేస్తుంది, ఎందుకంటే ముఖ్యమైన సమాచారం కనిపించేలా మరియు సులభంగా ప్రాప్తి చేయగలదు.
- ఏ లెక్కలు అవసరం? లెక్కలు ఏ సూత్రాలు మరియు విధులు అవసరమవుతాయి మరియు అవి ఎక్కడ ఉంటుందో ప్రభావితం చేస్తాయి.
ఎంత డేటా స్ప్రెడ్షీట్ హోల్డ్ అవుతుంది?
స్ప్రెడ్షీట్ ప్రారంభంలో ఉన్న డేటా మొత్తం మరియు తరువాత ఎంత జోడించబడతాయో వర్క్షీట్ల సంఖ్యను ప్రభావితం చేస్తుంది.
- నిర్దిష్ట డేటాను కనుక్కోవడం మరియు బహుళ షీట్లను లేదా పని పుస్తకాలను విస్తరించే గణనలను Excel యొక్క పనితీరును ప్రభావితం చేయడాన్ని ప్రారంభించడం వలన మీ డేటాను చాలా వరకు వ్యాపించవద్దు.
- పెద్ద వర్క్షీట్ల కోసం, సమాచారాన్ని చూడడానికి వర్క్షీట్ యొక్క దిగువకు స్క్రోల్ చేయడానికి వినియోగదారులు బలవంతంగా కాకుండా, కాలమ్ శీర్షికల కంటే ముఖ్యమైన కాలమ్ మొత్తాలను ప్రదర్శించడం కొన్నిసార్లు ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.
చార్ట్స్ అవసరం?
డేటా యొక్క అన్ని లేదా భాగం చార్ట్లో లేదా చార్ట్ల్లో ప్రదర్శించబడాలంటే, సమాచారం యొక్క లేఅవుట్ను ప్రభావితం చేయవచ్చు.
- చార్ట్ యొక్క రకాన్ని బట్టి, డేటా భిన్నంగా సమూహం చేయవలసి ఉంటుంది - పై పటాలు కోసం సారాంశం ప్రాంతాన్ని ఉపయోగించడం వంటివి.
- పెద్ద స్ప్రెడ్ షీట్ ల కోసం, గుంపులను సులభంగా వేరు చేయడానికి పటాలు ప్రత్యేక పేజీలకు తరలించబడతాయి.
స్ప్రెడ్షీట్ ముద్రించాలా?
పోర్ట్రెయిట్ లేదా ల్యాండ్స్కేప్ లేఅవుట్ ఎంపిక చేయబడినా మరియు అవసరమయ్యే షీట్ల సంఖ్యను బట్టి, డేటా లేదా కొంత డేటాను ముద్రించినట్లయితే డేటా ఎలా ప్రభావితమవుతుంది.
- రెగ్యులర్ లెటర్ సైజు కాగితం (8 1/2 X 11) పై పోర్ట్రెయిట్ వ్యూ ఉపయోగించబడి ఉంటే, అన్ని నిలువు వరుసల క్రింద వరుసలలో ఉన్న చాలా డేటాను ఉంచడం పరిగణించాలి, తద్వారా అన్ని శీర్షికలు ఒక షీట్లో కనిపిస్తాయి.
- బహుళ షీట్లు అవసరమైతే, డేటాను సులభంగా చదవటానికి ప్రతి పేజీ ఎగువ భాగంలో ప్రింటింగ్ కాలమ్ శీర్షికలను చూడండి.
- డేటా యొక్క అనేక కాలమ్లు ముద్రించబడితే, ల్యాండ్స్కేప్ లేఅవుట్ అన్ని పేజీలను ఒకే పేజీలో ఉంచవచ్చు. మళ్ళీ, బహుళ షీట్లు అవసరమైతే, ప్రతి పేజీ ఎగువన ఉన్న నిలువు వరుస శీర్షికలను ముద్రించండి.
- పటాలు ముద్రించబడితే, వాటిని వేరే షీట్లో కదిలిస్తే పనిని సరళీకరించవచ్చు.
సంబంధిత డేటాలో ఖాళీ వరుసలు లేదా నిలువు వరుసలను వదలకండి
డేటా పట్టికలలో లేదా సంబంధిత పరిధుల్లోని ఖాళీ అడ్డు వరుసలు లేదా నిలువు వరుసలు వదిలివేయడం చాలా కచ్చితంగా Excel యొక్క అనేక లక్షణాల చార్ట్లు, పివట్ పట్టికలు మరియు కొన్ని విధులు వంటి వాటిని ఉపయోగించడం చాలా కష్టతరం చేస్తుంది.
ఎగువ ఉన్న చిత్రంలో చూపిన విధంగా వరుస లేదా నిలువు వరుసలోని ఖాళీ కణాలు కూడా సమస్యలను కలిగిస్తాయి.
ఖాళీ ప్రదేశాల లేకపోవడంతో Excel క్రమీకరించడం, వడపోత లేదా AutoSum వంటి లక్షణాలను ఉపయోగించినట్లయితే Excel పరిధిలో అన్ని సంబంధిత డేటాను గుర్తించడం మరియు ఎంచుకోవడం సులభం చేస్తుంది.
ఖాళీ విభజనలను లేదా నిలువు వరుసలను విడిచిపెట్టకుండా, సరిహద్దులు లేదా ఫార్మాట్ శీర్షికలను మరియు లేబుల్లను డేటాను విచ్ఛిన్నం చేయడానికి మరియు చదవడానికి సులభంగా చేయడానికి బోల్డ్ లేదా అండర్లైన్ను ఉపయోగించడం కంటే.
సాధ్యమైనప్పుడు మీ డేటా కాలమ్ వారీగా నమోదు చేయండి.
- మీ స్ప్రెడ్షీట్ను తీసివేసినప్పుడు, పట్టికలోని మొదటి కాలమ్ ఎగువన ఉన్న డేటాతో ఉన్న వివరణాత్మక శీర్షికను ఉంచండి.
- ఒకటి కంటే ఎక్కువ డేటా శ్రేణులు ఉంటే, ఎగువ ఉన్న ప్రతి డేటా శ్రేణి కోసం శీర్షికతో నిలువు వరుసలు (ఎడమ నుండి కుడికి) ఇతర వాటికి ఒకటిగా జాబితా చేయండి.
సంబంధం లేని డేటాను ఉంచు
కలిసి సంబంధిత డేటా ఉంచడం ముఖ్యం, అదే సమయంలో, ఇది ప్రత్యేక డేటా యొక్క ప్రత్యేకమైన పరిధిని ఉంచడానికి ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.
వేర్వేరు డేటా పరిధులు లేదా వర్క్షీట్పై ఉన్న ఇతర డేటాల మధ్య ఖాళీ నిలువు వరుసలు లేదా వరుసలు విడిచిపెడుతున్నాయి, Excel సరిగ్గా డేటాను సంబంధిత సరిహద్దులు లేదా పట్టికలను గుర్తించడం మరియు ఎంచుకోవడం సులభం చేస్తుంది.
తరచుగా సేవ్ చేయండి
తరచుగా మీ పనిని భద్రపరచడం యొక్క ప్రాముఖ్యత అధికం కాదు - లేదా చాలా తరచుగా చెప్పబడింది.
అయితే, మీరు వెబ్ ఆధారిత స్ప్రెడ్షీట్ను ఉపయోగిస్తుంటే Google స్ప్రెడ్షీట్లు లేదా ఎక్సెల్ ఆన్లైన్ భద్రపరచడం అనేది ఒక సమస్య కాదు, ఎవరికీ కార్యక్రమం సేవ్ ఎంపికను కలిగి ఉండదు కాని, బదులుగా, ఆటోసేవ్ లక్షణంతో పని చేస్తుంది.
కంప్యూటర్-ఆధారిత కార్యక్రమాల కోసం, రెండు లేదా మూడు మార్పుల తర్వాత అది డేటాను జోడించాలో, ఫార్మాటింగ్ మార్పు చేస్తుందా లేదా ఫార్ములాలోకి ప్రవేశిస్తుందో లేదో వర్క్షీట్ను సేవ్ చేయండి.
అది చాలా ఎక్కువ అనిపిస్తే, కనీసం రెండు లేదా మూడు నిమిషాలు సేవ్ చేయండి.
గత కొన్ని సంవత్సరాలుగా కంప్యూటర్లు మరియు కంప్యూటర్ సాఫ్ట్వేర్ యొక్క స్థిరత్వం తీవ్రంగా మెరుగుపడినప్పటికీ, సాఫ్ట్వేర్ ఇప్పటికీ కూలిపోతుంది, విద్యుత్ వైఫల్యాలు ఇప్పటికీ జరుగుతాయి, మరియు కొన్నిసార్లు మీ పవర్ కార్డ్పై ఇతర వ్యక్తులు ట్రిప్ మరియు గోడ సాకెట్ నుండి బయటకు లాగండి.
మరియు అది జరిగినప్పుడు, పెద్ద లేదా చిన్న డేటా - ఏ మొత్తం నష్టం నష్టం - మీరు ఇప్పటికే మీరు చేసిన పునర్నిర్మించేందుకు ప్రయత్నించండి మీ పని లోడ్ పెంచుతుంది.
Excel ఒక ఉంది ఆటోసేవ్ సాధారణంగా ఇది బాగా పనిచేసే లక్షణం, కానీ ఇది ఆధారపడకూడదు. మీ స్వంత డేటాను తరచుగా ఆదా చేసుకోగలిగే అలవాటును పొందండి.
సేవ్ చేయడానికి సత్వరమార్గం
సేవ్ రిబ్బన్ను మౌస్ను కదిలించి, చిహ్నాలపై క్లిక్ చేయడం యొక్క క్లిష్టమైన కార్యంగా ఉండవలసిన అవసరం లేదు, కీబోర్డ్ సత్వరమార్గం కలయికను ఉపయోగించడం ద్వారా భద్రపరచడం:
Ctrl + S
రెండు ప్రదేశాలలో సేవ్ చేయండి
మీ డేటాను రెండు వేర్వేరు ప్రాంతాల్లో భద్రపరచడం యొక్క ప్రాముఖ్యతను అధిగమించలేని విధంగా సేవ్ చేసే మరో అంశం.
రెండవ స్థానం, వాస్తవానికి, ఒక బ్యాకప్, మరియు అనేక సార్లు చెప్పబడింది, " బ్యాకప్ భీమా లాగా ఉంటుంది: ఒకటి మరియు మీకు ఇది అవసరం లేదు, మీకు ఒకటి ఉండకపోవచ్చు మరియు బహుశా మీరు ఇష్టపడతారు '.
ఉత్తమ బ్యాకప్ అసలైన విభిన్న భౌతిక స్థానాల్లో ఒకటి. అన్ని తరువాత, ఒక ఫైల్ యొక్క రెండు కాపీలు ఉన్నట్లయితే అవి ఏవి?
- అదే హార్డు డ్రైవులో విఫలమౌతున్నారా?
- దొంగిలించబడిన అదే కంప్యూటర్లో ఉన్నాయా?
- భూమికి కాల్చేసిన అదే భవనంలో ఉన్నాయా?
వెబ్ బేస్డ్ బ్యాకప్లు
మళ్ళీ, బ్యాకప్ చేయడం అనేది ఒక భారమైన లేదా సమయాన్ని తీసుకునే పని కాదు.
భద్రత ఒక సమస్య కాకపోతే - వర్క్షీట్ను మీ DVD యొక్క జాబితాగా చెప్పితే - వెబ్ మెయిల్ను ఉపయోగించి ఒక కాపీని మీకు ఇమెయిల్ పంపడం తద్వారా సర్వర్లో ఒక కాపీ ఉంటుంది.
భద్రత ఒక సమస్య అయితే, వెబ్ నిల్వ ఇప్పటికీ ఒక ఎంపికగా ఉంటుంది - అయినప్పటికీ ఆ విధమైన విషయం ప్రత్యేకంగా వ్యవహరిస్తుంది మరియు అలా చేయడానికి రుసుము వసూలు చేస్తోంది.
ఆన్లైన్ స్ప్రెడ్షీట్ల విషయంలో, బహుశా, ప్రోగ్రామ్ యజమానులు తమ సర్వర్లను బ్యాకప్ చేస్తారు - మరియు ఇది అన్ని వినియోగదారు డేటాను కలిగి ఉంటుంది. కానీ సురక్షితంగా ఉండటానికి, ఫైల్ యొక్క కాపీని మీ స్వంత కంప్యూటర్కు డౌన్లోడ్ చేయండి.
నంబర్లను కాలమ్ హెడ్డింగులుగా ఉపయోగించవద్దు మరియు డేటాతో యూనిట్లను చేర్చవద్దు
నిలువు వరుసల పైన మరియు మీ డేటాను గుర్తించడానికి వరుసల ప్రారంభంలో హెడ్డింగ్లను ఉపయోగించుకోండి, అవి చాలా సులభంగా సార్టింగ్ చేయడం వంటి కార్యకలాపాలను చేస్తాయి, అయితే 2012, 2013, మరియు - వంటి సంఖ్యలను ఉపయోగించవద్దు ఇది.
పై చిత్రంలో చూపినట్లుగా, కేవలం సంఖ్యలు ఉన్న కాలమ్ మరియు వరుస శీర్షికలు అనుకోకుండా గణనల్లో చేర్చబడతాయి. మీ సూత్రాలు ఇలాంటి విధులు కలిగి ఉంటే:
- AutoSum
- AutoMax
- AutoAverage
అది స్వయంచాలకంగా ఫంక్షన్ యొక్క వాదన కోసం డేటా పరిధిని ఎంచుకోండి.
సాధారణంగా, అటువంటి విధులు మొదట సంఖ్యల వరుసల కోసం వెతకండి మరియు తరువాత ఉన్న సంఖ్యల సంఖ్యకు ఎడమవైపు, మరియు కేవలం సంఖ్యలను కలిగి ఉన్న శీర్షికలు ఎంచుకున్న పరిధిలో చేర్చబడతాయి.
వరుస శీర్షికల వలె ఉపయోగించబడిన సంఖ్యలు కూడా ఒక డేటాబేస్ శ్రేణిగా తప్పుగా భావించబడతాయి, ఇది అక్షాంశాల లేబుల్ల కంటే చార్ట్ కోసం పరిధిలో భాగంగా ఎంపిక చేయబడినట్లయితే.
శీర్షిక సంఖ్య సెల్ లలో ఫార్మాట్ టెక్స్ట్ లేదా టెక్స్ట్ లేబుల్లను ప్రతి అంకెకు ముందుగా ఒక అపాస్ట్రఫీ (') - 2012' మరియు '2013 వంటివి సృష్టించండి. అపోస్ట్రోఫ్ సెల్ లో చూపించదు, కానీ ఇది టెక్స్ట్ డేటాను మారుస్తుంది.
హెడ్డింగ్స్లో యూనిట్లను ఉంచండి
సంఖ్య డేటాతో ప్రతి సెల్ లోకి కరెన్సీ, ఉష్ణోగ్రత, దూరం లేదా ఇతర యూనిట్లలో నమోదు చేయవద్దు.
మీరు చేస్తే, Excel లేదా Google స్ప్రెడ్షీట్లు మీ అన్ని డేటాను టెక్స్ట్గా వీక్షించగల మంచి అవకాశం ఉంది.
బదులుగా, నిలువు వరుసలో హెడ్డింగ్లలో ఉంచే యూనిట్లు ఉంచండి, ఇది జరిగినప్పుడు, ఆ శీర్షికలు కనీసం టెక్స్ట్ అని మరియు పైన చర్చించిన సమస్యను సృష్టించలేవు.
ఎడమవైపున టెక్స్ట్, కుడివైపుకు సంఖ్యలు
వచనం లేదా సంఖ్య డేటాను కలిగి ఉన్నదాని గురించి చెప్పడానికి త్వరిత మార్గం డేటాలోని అమరికను సెల్లో తనిఖీ చేయడం. డిఫాల్ట్గా, టెక్స్ట్ డేటా ఎక్సెల్ మరియు గూగుల్ స్ప్రెడ్షీట్లలో ఎడమకు సమలేఖనం చేయబడుతుంది మరియు సంఖ్య డేటా కుడివైపుకు ఒక సెల్లో సమలేఖనం చేయబడుతుంది.
ఈ డిఫాల్ట్ అమరికను సులభంగా మార్చగలిగినప్పటికీ, అన్ని డేటా మరియు సూత్రాలు నమోదు చేయబడినంత వరకు ఫార్మాటింగ్ సాధారణంగా వర్తించదు, కాబట్టి డిఫాల్టు అమరిక మీరు మొదట వర్క్ షీట్ లో ఏదో తప్పుగా ఉన్నట్లు మీకు తెలియజేయవచ్చు.
శాతం మరియు కరెన్సీ చిహ్నాలు
అన్ని డేటాను ఒక వర్క్షీట్లోకి ప్రవేశించడానికి ఉత్తమ సాధన కేవలం సాదా సంఖ్యను నమోదు చేసి, సరిగ్గా సంఖ్యను ప్రదర్శించడానికి సెల్ను ఫార్మాట్ చేయండి - ఇది శాతాలు మరియు కరెన్సీ మొత్తంలను కలిగి ఉంటుంది.
ఎక్సెల్ మరియు గూగుల్ స్ప్రెడ్షీట్లు, అయితే, సంఖ్యతో పాటుగా ఒక సెల్లో టైప్ చేసిన రెండు సంకేతాలను అంగీకరించాలి మరియు ఇద్దరూ డాలర్ సైన్ ($) లేదా బ్రిటీష్ పౌండ్ గుర్తు (£) వంటి సాధారణ కరెన్సీ చిహ్నాలను కూడా గుర్తిస్తారు, సెల్ డేటాతో పాటు, కానీ దక్షిణ ఆఫ్రికా రాండ్ (R) వంటి ఇతర కరెన్సీ సంకేతాలు, టెక్స్ట్ గా వ్యాఖ్యానించబడతాయి.
సంభావ్య సమస్యలను నివారించడానికి, పైన పేర్కొన్న ఉత్తమ అభ్యాసాన్ని అనుసరించండి మరియు మొత్తాన్ని నమోదు చేసి, ఆపై కరెన్సీ చిహ్నంలో టైప్ చేయడం కంటే కరెన్సీ కోసం సెల్ను ఫార్మాట్ చేయండి.
ఫార్ములాలను సెల్ సూచనలు మరియు పేరున్న పరిధులు ఉపయోగించండి
సెల్ సూచనలు మరియు అనే రెండు పరిధులు సూత్రాలను ఉపయోగించడం మరియు సూత్రాలు మరియు పొడిగింపు, మొత్తం వర్క్షీట్, లోపాల మరియు తేదీ వరకు ఉండటం సులభం మరియు సులభంగా చేయడానికి ఉపయోగించవచ్చు.
- A1, B23 మరియు W987 వంటి సెల్ యొక్క కాలమ్ లేఖ మరియు వరుస సంఖ్యల కలయిక సెల్ సూచనలు మరియు వర్క్షీట్లోని డేటా స్థానాన్ని గుర్తించడానికి ఉపయోగిస్తారు.
- పేరు గల పరిధి లేదా నిర్వచించిన పేరు ఒక సెల్ రిఫరెన్స్కు సమానంగా ఉంటుంది, ఇది వర్క్షీట్లోని సెల్ లేదా శ్రేణి కణాలను గుర్తించడానికి ఉపయోగించబడుతుంది.
ఫార్ములాలు లో రిఫరెన్సింగ్ డేటా
గణనలను నిర్వహించడానికి ఎక్సెల్లో సూత్రాలు ఉపయోగించబడతాయి - అదనంగా లేదా తీసివేత వంటివి.
అసలు సంఖ్యలు సూత్రాలు వలె చేర్చబడితే:
= 5 + 3
డేటా మార్పులు 7 మరియు 6 కి చెప్పుకునే ప్రతిసారి ఫార్ములా సవరించాలి మరియు ఫార్ములా అవుతుంది కాబట్టి సంఖ్యలు మారుతాయి:
= 7 + 6
బదులుగా, డేటా వర్క్షీట్లోని కణాలలో నమోదు చేయబడితే, సెల్ సూచనలు లేదా శ్రేణి పేర్లు సంఖ్యల కంటే సూత్రంలో ఉపయోగించవచ్చు.
సెల్ A1 లోకి సెల్ 5 మరియు 3 లోకి ప్రవేశించినట్లయితే, సూత్రం అవుతుంది:
= A1 + A2
డేటాను నవీకరించడానికి, కణాలు A1 మరియు A2 ల యొక్క కంటెంట్లను మార్చండి, కాని ఫార్ములా ఫార్ములా ఫలితాలను స్వయంచాలకంగా అప్డేట్ చేస్తున్నప్పుడు ఫార్ములా అదే విధంగా ఉంటుంది.
వర్క్షీట్ను మరింత క్లిష్టమైన సూత్రాలు కలిగి ఉంటే సమయం మరియు ప్రయత్నంలో పొదుపులు పెరుగుతాయి మరియు బహుళ సూత్రాలు డేటాను ఒకే చోట మార్చడం మరియు దాని సూచనను అన్ని సూత్రాలకు మార్చడం నుండి అదే డేటాను సూచిస్తే అది నవీకరించబడుతుంది.
సెల్ సూచనలు లేదా అనే పరిధులను ఉపయోగించి మీ వర్క్షీట్ను సురక్షితంగా చేస్తుంది, ఎందుకంటే ఇది యాక్సెస్ చేయగల డేటా కణాలను విడిచిపెడితే ప్రమాదవశాత్తు మార్పులు నుండి సూత్రాలను రక్షించడానికి అనుమతిస్తుంది.
డేటాను సూచిస్తుంది
ఎక్సెల్ మరియు గూగుల్ స్ప్రెడ్షీట్స్ యొక్క మరొక లక్షణం, మీరు సెల్ సూచనలు లేదా శ్రేణి పేర్లను సూత్రంలోకి నమోదు చేయడానికి ఒక సెల్ పై క్లిక్ చేయడాన్ని సూచించే సూత్రంలోకి ప్రవేశించేందుకు అనుమతించటం.
పాయింటింగ్ తప్పు సెల్ ప్రస్తావనలో టైప్ చేయడం ద్వారా లేదా పరిధి పేరును వ్రాయడం ద్వారా లోపాల సంభావ్యతను తగ్గిస్తుంది.
డేటాను ఎంచుకోవడానికి పేరున్న పరిధులు ఉపయోగించండి
సంబంధిత డేటా యొక్క ఒక ప్రాంతం ఇవ్వడం ఒక పేరు రకాల లేదా వడపోత కార్యకలాపాలు నిర్వహిస్తున్నప్పుడు డేటాను ఎంచుకోవడం చాలా సులభం.
ఒక డేటా ప్రాంతం యొక్క పరిమాణాన్ని మార్చినట్లయితే, పేరు యొక్క పరిధిని పేరు నిర్వాహికిని ఉపయోగించి సులభంగా సవరించవచ్చు.
ఫార్ములాలు కలిగి ఉన్న కణాలు విడిచిపెట్టవద్దు
వారి సూత్రాలు సరిగ్గా మరియు సరైన సెల్ సూచనలు ఉపయోగించి చాలా సమయం గడిపిన తరువాత, చాలా మంది వ్యక్తులు ప్రమాదవశాత్తు లేదా అనుకోని మార్పులకు గురవుతారు.
వర్క్షీట్లోని కణాలలో డేటాను ఉంచడం ద్వారా మరియు సూత్రాలలో ఈ సమాచారాన్ని సూచించడం ద్వారా, సూత్రాలను కలిగి ఉన్న కణాలు లాక్ చేయబడటానికి మరియు అవసరమైతే, వాటిని సురక్షితంగా ఉంచడానికి పాస్వర్డ్ను రక్షించడానికి అనుమతిస్తుంది.
అదే సమయంలో, డాటాను కలిగివున్న కణాలు అన్లాక్ చేయకుండా వదిలివేయబడతాయి, కాబట్టి స్ప్రెడ్షీట్ను తాజాగా ఉంచడానికి మార్పులు సులభంగా నమోదు చేయబడతాయి.
ఒక వర్క్షీట్ను లేదా వర్క్బుక్ని రక్షించడం రెండు దశల ప్రక్రియ.
- సరైన కణాలు లాక్ చేయబడ్డాయని నిర్ధారించుకోండి.
- రక్షిత షీట్ ఎంపికను వర్తింపజేయండి మరియు కావాలనుకుంటే, పాస్వర్డ్ను జోడించండి.
మీ డేటాను క్రమబద్ధీకరించండి
మీరు నమోదు చేసిన తర్వాత మీ డేటాను క్రమబద్ధీకరించండి.
Excel లేదా Google స్ప్రెడ్షీట్లలో క్రమబద్ధీకరించని డేటా యొక్క చిన్న మొత్తంలో పని చేయడం సాధారణంగా సమస్య కాదు, కానీ డేటా పెరుగుదలను పెంచుతున్నందున అది పనిచేయడంలో ఇబ్బందులు పడుతున్నాయి.
క్రమబద్ధీకరించిన డేటా అర్థం చేసుకోవడానికి మరియు విశ్లేషణకు మరియు VLOOKUP మరియు SUBTOTAL వంటి కొన్ని విధులు మరియు సాధనాలు సరైన ఫలితాలను అందించడానికి క్రమబద్ధీకరించిన డేటా అవసరం.
అలాగే, మీ డేటాను వివిధ మార్గాల్లో క్రమబద్ధీకరించడం మొదట స్పష్టంగా కనిపించని పోకడలను గుర్తించడం సులభం చేస్తుంది.
క్రమబద్ధీకరించాల్సిన డేటాను ఎంచుకోవడం
డేటా క్రమబద్ధీకరించబడటానికి ముందు, ఎక్సెల్ క్రమబద్ధీకరించాల్సిన ఖచ్చితమైన పరిధిని తెలుసుకోవాలి మరియు సాధారణంగా ఎంటర్ చేసినంత కాలం Excel సంబంధిత డేటా యొక్క ప్రాంతాల్లో ఎంచుకోవడం చాలా చక్కనిది.
- సంబంధిత డేటా యొక్క పరిధిలో ఖాళీ వరుసలు లేదా నిలువు వరుసలు లేవు;
- సంబంధిత డేటా ప్రాంతాల మధ్య మరియు ఖాళీ వరుసలు మరియు నిలువు వరుసలు మిగిలి ఉన్నాయి.
డేటా ప్రాంతం క్షేత్ర పేర్లను కలిగి ఉంటే మరియు క్రమబద్ధీకరించిన రికార్డుల నుండి ఈ వరుసను మినహాయించి ఉంటే Excel ఖచ్చితంగా, ఖచ్చితంగా నిర్ధారిస్తుంది.
అయినప్పటికీ, క్రమబద్ధీకరించడానికి శ్రేణిని ఎంచుకోవడానికి ఎక్సెల్ను అనుమతించడం వలన ముఖ్యంగా పెద్ద మొత్తాల డేటా తనిఖీ చేయడం చాలా కష్టం.
డేటాను ఎంచుకోవడానికి పేర్లను ఉపయోగించడం
సరైన డేటా ఎంపిక చేయబడిందని నిర్ధారించడానికి, విధమైన ప్రారంభించే ముందు పరిధిని హైలైట్ చేయండి.
అదే శ్రేణి పదేపదే క్రమబద్ధీకరించబడాలంటే, అది ఉత్తమమైన పద్ధతి పేరును ఇవ్వడం.
శ్రేణిని క్రమబద్ధీకరించడానికి ఒక పేరు నిర్వచించబడితే, పేరు పెట్టెలో పేరును టైప్ చేయండి లేదా దాని జాబితాను డౌన్ జాబితా నుండి ఎంచుకోండి మరియు ఎక్సెల్ స్వయంచాలకంగా వర్క్షీట్లోని డేటా యొక్క సరైన పరిధిని హైలైట్ చేస్తుంది.
దాచిన వరుసలు మరియు నిలువు వరుసలు మరియు సార్టింగ్
క్రమీకరించిన వరుసలు మరియు నిలువు వరుసలు క్రమబద్ధీకరణ సమయంలో తరలించబడవు, కాబట్టి అవి విధమైన జరిగే ముందు అవి విస్మరించబడాలి.
ఉదాహరణకు, వరుస 7 దాచబడి ఉంటే, అది క్రమబద్ధీకరించబడిన డేటా పరిధిలో భాగం అయినట్లయితే, అది విధమైన ఫలితంగా దాని సరైన స్థానానికి తరలించబడటం కంటే వరుస 7 వలె ఉంటుంది.
ఇదే డేటా యొక్క నిలువు వరుసల కోసం వెళ్తుంది. వరుసల ద్వారా క్రమబద్ధీకరణ అనేది డేటా యొక్క నిలువు వరుసలను క్రమాన్ని కలిగి ఉంటుంది, కానీ కాలమ్ B ని దాటే ముందు దాచినట్లయితే, ఇది కాలమ్ B వలె ఉంటుంది మరియు క్రమబద్ధీకరించబడిన పరిధిలోని ఇతర నిలువు వరుసలతో పునరావృతం చేయబడదు.
అన్ని సంఖ్యలు సంఖ్యలు వంటి దుకాణాలు ఉండాలి
అన్ని సంఖ్యలు సంఖ్యలుగా నిల్వ చేయబడతాయని తనిఖీ చేయండి. ఫలితాలు మీరు ఊహించినది కాకపోతే, నిలువు వరుసల సంఖ్యను సంఖ్యలు వలె కాకుండా, నిల్వ చేయబడిన సంఖ్యలను కలిగి ఉండవచ్చు. ఉదాహరణకు, కొన్ని అకౌంటింగ్ వ్యవస్థల నుంచి లేదా ప్రతికూల సంఖ్యను దిగుమతి చేయబడిన ఒక నంబర్ నుండి దిగుమతి అయ్యింది ' (అపోస్ట్రో) టెక్స్ట్ గా నిల్వ చేయబడతాయి.
మీరు త్వరగా డేటాను క్రమం చేసినప్పుడు A-Z లేదా Z-A బటన్, విషయాలు భయంకరమైన తప్పు వెళ్ళే. డేటాలో ఒక ఖాళీ వరుస లేదా ఖాళీ నిలువు ఉంటే, డేటా యొక్క భాగం క్రమబద్ధీకరించబడవచ్చు, అయితే ఇతర డేటా విస్మరించబడుతుంది. పేర్లు మరియు ఫోన్ నంబర్ ఇక పోయినట్లయితే లేదా ఆదేశాలు తప్పు కస్టమర్లకు వెళ్లినట్లయితే మీరు కలిగి ఉన్న మెస్ను ఊహించండి!
క్రమబద్ధీకరణకు ముందు సరైన డేటా పరిధి ఎంపిక చేయబడిందని నిర్ధారించడానికి సులభమైన మార్గం ఇది ఒక పేరును ఇవ్వడమే.
రెండవ ఊహ ఖచ్చితంగా Excel రకాల ప్రభావితం చేస్తుంది. మీకు ఒక గడి ఎంపిక ఉంటే, Excel ఒక శ్రేణిని ఎంచుకోవడానికి ఎంపికను విస్తరించింది (చాలా నొక్కడం వంటిది Ctrl + Shift + 8) ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ ఖాళీ నిలువు వరుసలు మరియు వరుసలు చేత కట్టుబడి ఉంటాయి. ఇది శీర్షిక సమాచారం కలిగి ఉన్నదా లేదా అని నిర్ణయించడానికి ఎంచుకున్న పరిధిలో మొదటి వరుసను పరిశీలిస్తుంది.
ఇది టూల్బార్ టూల్స్తో సార్టింగ్ ఇక్కడ గమ్మత్తైన కావచ్చు. మీ హెడర్ (మీకు ఒకటి ఉందని భావించి) ఎక్సెల్ దానిని శీర్షికగా గుర్తించడానికి కొన్ని కాకుండా కఠినమైన మార్గదర్శకాలను కలిగి ఉండాలి. ఉదాహరణకి, హెడర్ వరుసలో ఏదైనా ఖాళీ కణాలు ఉన్నట్లయితే, అది ఒక హెడర్ కాదని Excel అనుకోవచ్చు. అదే విధంగా, డేటా శ్రేణిలోని ఇతర వరుసల వలె హెడర్ వరుస ఫార్మాట్ చేయబడితే అది గుర్తించబడకపోవచ్చు. అలాగే, మీ డేటా పట్టిక పూర్తిగా టెక్స్ట్ కలిగి ఉంటే మరియు మీ శీర్షిక వరుస ఏదీ కాని టెక్స్ట్ కలిగి ఉంటే, Excel దాదాపు అన్ని సమయం శీర్షిక వరుస గుర్తించడానికి విఫలం అవుతుంది. (వరుస Excel కు మరొక డేటా వరుస వలె కనిపిస్తుంది.)
శ్రేణిని ఎంచుకోవడం మరియు శీర్షిక శీర్షిక ఉన్నట్లయితే మాత్రమే ఎక్సెల్ వాస్తవ విభజనను చేస్తుంది. ఫలితాలతో మీరు ఎంత గర్వంగా ఉన్నారంటే, ఎక్సెల్ శ్రేణి ఎంపిక మరియు శీర్షిక వరుస నిర్ణయం రెండింటినీ సరైనదా కాదా అనేదాని మీద ఆధారపడి ఉంటుంది. ఉదాహరణకి, మీరు Excel శీర్షికను కలిగి లేరని అనుకోకపోతే మరియు మీరు చేస్తే, అప్పుడు మీ శీర్షిక డేటా యొక్క శరీరానికి క్రమబద్ధీకరించబడుతుంది; ఇది సాధారణంగా చెడ్డ విషయం.
మీ డేటా శ్రేణి సరిగ్గా గుర్తించబడిందని నిర్ధారించుకోవడానికి, దాన్ని ఉపయోగించండి Ctrl + Shift + 8 ఎక్సెల్ ఎన్నుకోవడాన్ని చూడడానికి సత్వరమార్గం; ఈ క్రమబద్ధీకరించబడుతుంది ఏమిటి. ఇది మీ అంచనాలను సరిపోవకపోతే, మీరు మీ పట్టికలోని డేటా యొక్క పాత్రను మార్చాలి, లేదా మీరు డేటా రేంజ్ను ఎంచుకోవాలి. క్రమీకరించు డైలాగ్ బాక్స్.
మీ శీర్షిక సరిగ్గా గుర్తించబడిందని నిర్ధారించుకోవడానికి, ఉపయోగించడానికి Ctrl + Shift + 8 డేటా పరిధిని ఎంచుకోవడానికి సత్వరమార్గం, ఆపై మొదటి వరుసలో చూడండి. మీ హెడర్లో మొదటి వరుసలో ఎంపిక చేసిన వాటిలో ఖాళీ కణాలు ఉంటే లేదా మొదటి వరుసలో రెండవ వరుసలా ఫార్మాట్ చేయబడినా లేదా మీరు ఎంచుకున్న ఒకటి కంటే ఎక్కువ హెడర్ వరుసలను కలిగి ఉంటే, అప్పుడు ఎక్సెల్ మీకు ఎటువంటి శీర్షిక వరుస లేదు అని ఊహిస్తుంది. దీన్ని సరిచేయడానికి, మీ శీర్షిక వరుసలో మార్పులను Excel ద్వారా సరిగ్గా గుర్తించినట్లుగా నిర్ధారించుకోండి.
చివరగా, మీ డేటా పట్టిక బహుళ వరుస శీర్షికలను ఉపయోగిస్తుంటే, అన్ని పందెం నిలిచవచ్చు. Excel వాటిని గుర్తించడం కష్టంగా ఉంది. ఆ శీర్షికలో ఖాళీ అడ్డు వరుసలను చేర్చాలని మీరు ఆశించినప్పుడు మీరు సమస్యను మిళితం చేస్తారు; ఇది కేవలం స్వయంచాలకంగా చేయలేరు. మీరు, అయితే, మీరు విధమైన చేసే ముందు క్రమం చేయదలిచిన అన్ని వరుసలను ఎంచుకోండి. వేరే మాటల్లో చెప్పాలంటే, మీరు ఎక్సెల్ దేనిని క్రమం చేయాలనే దానిపై ప్రత్యేకంగా ఉండండి; ఎక్సెల్ మీకు ఊహలను తెలియజేయనివ్వద్దు.
తేదీలు మరియు టైమ్స్ టెక్స్ట్ నిల్వ
తేదీ ద్వారా క్రమబద్ధీకరించే ఫలితాలు ఊహించని విధంగా మారినట్లయితే, సార్ట్ కీ ఉన్న కాలమ్లోని డేటా నంబర్లు (తేదీలు మరియు సమయాలు కేవలం డేటా డేటాను ఆకృతీకరించినట్లుగా కాకుండా టెక్స్ట్ డేటాగా నిల్వ చేయబడిన తేదీలు లేదా సమయాలను కలిగి ఉండవచ్చు).
ఎగువ చిత్రంలో, A. పీటర్సన్ యొక్క రికార్డు జాబితాలో దిగువ భాగంలో ముగిసింది, ఇది రుణ తేదీ నవంబర్ 5, 2014 నాటికి, ఎ.విల్సన్ రికార్డుకు పైన నమోదు చేయబడి ఉండాలి, నవంబర్ 5 ఋణం తేదీ.
ఊహించని ఫలితాలకు కారణం ఏ పీటర్సన్ కోసం రుణాలు తీసుకునే తేదీ టెక్స్ట్ గా కాకుండా,
మిశ్రమ డేటా మరియు త్వరిత రకాల
వచన మరియు సంఖ్య డేటాను కలిగివున్న రికార్డుల యొక్క శీఘ్ర విధమైన పద్ధతిని కలిపి మిళితం చేస్తే, ఎక్సెల్ నంబర్ మరియు టెక్స్ట్ డేటాను విడిగా వేరు చేస్తుంది - క్రమబద్ధీకరించిన జాబితాలోని టెక్స్ట్ డేటాతో రికార్డ్లను ఉంచడం.
ఎక్సెల్ కూడా విధమైన ఫలితాల్లో కాలమ్ శీర్షికలను కలిగి ఉండవచ్చు - వాటిని డేటా పట్టిక కోసం ఫీల్డ్ పేర్లకు కాకుండా టెక్స్ట్ డేటా యొక్క మరొక వరుసగా వివరించడం.
హెచ్చరిక హెచ్చరికలు - క్రమీకరించు డైలాగ్ బాక్స్
ఎగువ చిత్రంలో చూపిన విధంగా, క్రమీకరించు డైలాగ్ బాక్స్ ఉపయోగించినట్లయితే, ఒక నిలువు వరుసలో కూడా రకాల కోసం, ఎక్సెల్ అది టెక్స్ట్ గా నిల్వ చేయబడిన డేటాను మీరు ఎదుర్కొంటున్నట్లు హెచ్చరిస్తుంది మరియు మీకు ఎంపికను ఇస్తుంది:
- నంబర్ లాగా ఉన్న సంఖ్యను క్రమీకరించండి.
- క్రమబద్ధీకరించిన సంఖ్యలను మరియు సంఖ్యలను విడిగా టెక్స్ట్గా నిల్వ ఉంచండి.
మీరు మొదటి ఎంపికను ఎంచుకుంటే, ఎక్సెల్ ఫలితాలను సరైన స్థానాల్లో టెక్స్ట్ డేటాను ఉంచడానికి ప్రయత్నిస్తుంది.
రెండవ ఎంపికను ఎంచుకోండి మరియు ఎక్సెల్ దాని శీఘ్ర సంస్కరణలతో చేసే విధమైన ఫలితాల దిగువ ఉన్న టెక్స్ట్ డేటాను కలిగి ఉన్న రికార్డ్లను ఉంచుతుంది.
