బ్యాచ్ చెకింగ్ సందేశాల నుండి గంటలు మరియు ఈలలు జోడించడం వరకు మా ఇన్బాక్స్ను ఆప్టిమైజ్ చేయడానికి మేము ఎంత సమయం గడిపినా - ఇమెయిల్ మన జీవితాలను తీసుకుంటుంది. గత నెల నుండి నా గణాంకాలను చూస్తే, నేను 10, 000 ఇమెయిళ్ళను (ఈక్!) అందుకున్నాను మరియు ప్రాసెస్ చేసాను, కాబట్టి ఈ ఆన్లైన్ కరస్పాండెన్స్ను నిర్వహించడానికి సరైన మార్గాన్ని కనుగొనడం నా రోజువారీ తెలివికి కీలకం.
అయితే, ఇమెయిల్ను నిర్వహించడానికి “సరైన మార్గం” మీ స్వంత వ్యక్తిగత శైలిపై చాలా ఆధారపడి ఉంటుంది. నేను మీకు అత్యంత ప్రాచుర్యం పొందిన మరియు విజయవంతమైన వ్యూహాలను చుట్టుముట్టాను, తద్వారా మీకు ఏది ఉత్తమమో మీరు నిర్ణయించుకోవచ్చు:
1. LIFO: లాస్ట్ ఇన్ ఫస్ట్ అవుట్
ఈ టెక్నిక్ పాత విషయాలను తనతోనే వ్యవహరించనివ్వడంపై అంచనా వేయబడింది. ప్రజలు తమ ఇన్బాక్స్తో వ్యవహరించే అత్యంత సాధారణ మార్గం, ఇమెయిల్ టాప్-డౌన్ ద్వారా చదవడం (అకా, ఇటీవల అందుకున్న ఇమెయిల్తో ప్రారంభమవుతుంది).
ఇది చాలా సౌకర్యవంతంగా మరియు స్పష్టమైనది, కానీ ఈ వ్యూహం యొక్క రెండు ప్రాధమిక నష్టాలు ఉన్నాయి. మొదటి ప్రమాదం ఏమిటంటే మీరు అస్థిరమైన ప్రతిస్పందనతో ముగుస్తుంది. మీకు ఇమెయిల్లో ఎక్కువ సమయం గడపడానికి, మీరు పరిచయాలకు మెరుపు వేగంతో ప్రత్యుత్తరం ఇస్తారు. మీరు బిజీగా ఉన్న రోజుల్లో మరియు సమావేశాలలో, మీకు సందేశాలు పోగుపడతాయి మరియు క్రొత్త ఇమెయిల్ల క్రింద ఖననం చేయబడతాయి.
రెండవ ప్రమాదం ఏమిటంటే మీరు మంచి అవకాశాలను కోల్పోవచ్చు ఎందుకంటే మీరు సమయానికి అనుసరించలేదు. మీరు ఈ వ్యూహాన్ని ఉపయోగించాలని ఎంచుకుంటే, కానీ ఈ నష్టాలను తగ్గించుకోవాలనుకుంటే, వారానికి ఒకసారి ఒక గంట లేదా రెండుసార్లు నిరోధించమని నేను సిఫార్సు చేస్తున్నాను, ఈ సమయంలో మీరు రివర్స్ కాలక్రమ విధానానికి మారవచ్చు (సౌకర్యవంతంగా క్రింద వివరించబడింది). ఈ విధంగా, మీరు ముఖ్యమైన ఏదైనా పాతదాన్ని క్లియర్ చేస్తారు.
2. రివర్స్ కాలక్రమం
LIFO కి వ్యతిరేకం, రివర్స్ కాలక్రమానుసారం విధానం అంటే మొదట పురాతన ఇమెయిల్లతో వ్యవహరించడం. మీరు Gmail ను ఉపయోగిస్తుంటే, ఎగువ కుడి మూలలోని ఇమెయిల్ కౌంటర్ క్లిక్ చేయడం ద్వారా మీరు మీ ఇన్బాక్స్ యొక్క క్రమబద్ధీకరణను మార్చవచ్చు.
ఈ వ్యూహంతో, మీరు నిలిపివేస్తున్న కఠినమైన ఇమెయిల్లను మీరు తరచుగా ఎదుర్కొంటారు, ఇది దీర్ఘకాలిక ప్రోస్ట్రాస్టినేటర్లకు గొప్పది. అయితే, ఈ వ్యూహానికి ఒక ఇబ్బంది ఉంది. మీరు వెంటనే సమాధానం ఇవ్వవలసిన అత్యవసర ఇమెయిల్లను నిరంతరం స్వీకరించే చోట మీరు పని చేస్తే, రివర్స్ కాలక్రమానుసారం విధానం ప్రమాదకరమే కావచ్చు. అలా చెప్పినట్లయితే, వాస్తవమైన పనిదినంలో మీరు ఖచ్చితంగా ఈ వ్యూహాన్ని LIFO తో మిళితం చేయవచ్చు.
3. యెస్టర్బాక్స్
జాప్పోస్ సీఈఓ టోనీ హ్సీహ్ చేత ప్రసిద్ది చెందిన యెస్టర్బాక్స్ టెక్నిక్ ఈ రోజు మీకు వచ్చిన అన్ని ఇమెయిల్లతో వ్యవహరించడంపై దృష్టి పెడుతుంది. Hsieh వివరిస్తుంది:
“ప్రతిరోజూ మీ 'చేయవలసిన' జాబితా నిన్నటి ఇమెయిల్ ఇన్బాక్స్ (అందుకే, 'యెస్టర్బాక్స్'). దీని గురించి గొప్ప విషయం ఏమిటంటే, మీరు ఉదయం లేచినప్పుడు, మీరు ఎన్ని ఇమెయిళ్ళను పొందాలో మీకు ఖచ్చితంగా తెలుసు, మీరు నిన్నటి నుండి ప్రతి ఇమెయిల్ను ప్రాసెస్ చేసి, మీ ఇన్బాక్స్ నుండి తీసివేసేటప్పుడు పురోగతి యొక్క భావం ఉంది, మరియు వాస్తవానికి ఒక పాయింట్ ఉంది నిన్నటి నుండి ప్రాసెస్ చేయడానికి మీకు సున్నా ఇమెయిల్లు మిగిలి ఉన్నప్పుడు. మీరు పూర్తి చేసినప్పుడు వాస్తవానికి పూర్తి భావన ఉంది, ఇది అద్భుతమైనది. ”
వారు నిరంతరం ఇమెయిల్లో మునిగిపోతున్నట్లు అనిపించే ఎవరికైనా ఇది గొప్ప వ్యూహం. ఎలా చేయాలో అతని మొత్తం చదవమని నేను సిఫార్సు చేస్తున్నప్పుడు, ఉత్తమ భాగం ఖచ్చితంగా మీ ఇన్బాక్స్పై మీరు తిరిగి పొందే నియంత్రణ. ఇతర పద్ధతుల మాదిరిగా కాకుండా, మీ లక్ష్యం రోజు గడిచినట్లే అలాగే ఉంటుంది మరియు మీకు ఇమెయిల్ రావడానికి ఎంత సమయం పడుతుందో మీకు మంచి హ్యాండిల్ లభిస్తుంది. మీకు నిన్న 25 ఇమెయిల్లు వచ్చాయా? సరే, అది మీకు గంటకు కొంచెం సమయం పడుతుంది. 70 ఇమెయిళ్ళతో పెద్ద రోజు ఉందా? మీరు ముందుగానే ప్లాన్ చేసుకోవచ్చు మరియు వాల్యూమ్ను నిర్వహించడానికి అదనపు సమయాన్ని బ్లాక్ చేయవచ్చు.
4. ఇన్బాక్స్ జీరో
మెర్లిన్ మన్ చేత సృష్టించబడిన పదం, ఇన్బాక్స్ జీరో అనేది మీ ఇన్బాక్స్ను 100% ఖాళీగా ఉంచడమే లక్ష్యం. దీనికి కొన్ని పెద్ద ప్రయోజనాలు ఉన్నాయి: ప్రతిదీ ఎల్లప్పుడూ నిర్వహించబడుతుంది మరియు వాస్తవానికి చర్య తీసుకునే ముందు మీరు మూడవసారి ఇమెయిల్ను తిరిగి చదవడానికి సమయాన్ని వృథా చేయరు. టైప్-ఎ జాబితా తయారీదారులకు (నా లాంటి!) వారి ఇన్బాక్స్లపై పూర్తి నియంత్రణ కలిగి ఉండటానికి ఇష్టపడే ఈ వ్యూహం మంచిది. కానీ నా అనుభవం నుండి, మీరు దీన్ని చాలా దూరం తీసుకుంటే మీ ఇన్బాక్స్ మీ జీవితాన్ని నిర్దేశిస్తుంది. ప్రో చిట్కా: Gmail కోసం బూమేరాంగ్తో జంట ఇన్బాక్స్ జీరో, మీరు ఎంచుకున్న తేదీ మరియు సమయం వరకు మీ ఇన్బాక్స్ నుండి సందేశాలను ఫైల్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే అనువర్తనం, కాబట్టి వాస్తవానికి సమాధానం ఇవ్వడం మరియు ఆలస్యం చేయడం మధ్య మీరు నిర్ణయించుకోవచ్చు.
మీరు దీన్ని మొదటిసారి ప్రయత్నిస్తుంటే, మీరు ప్రారంభించడానికి ముందు ఇన్బాక్స్ జీరోలో ఉండటానికి లిల్లీ హెర్మన్ యొక్క వారం రోజుల సవాలును తనిఖీ చేయాలని నేను సిఫార్సు చేస్తున్నాను.
ప్రతి పద్ధతిని ప్రయత్నించిన తరువాత, వ్యూహాన్ని ఎన్నుకోవడం అనేది మీ వ్యక్తిగత ప్రాధాన్యతలను మీరు ప్రోత్సహించాలనుకునే (లేదా నిరుత్సాహపరిచే) ఏదైనా అలవాట్లతో సరిపోలడం అని నేను ఖచ్చితంగా చెప్పగలను. మిక్సింగ్ మరియు మ్యాచింగ్ మీకు ఉత్తమంగా పనిచేస్తుందని మీరు కనుగొనవచ్చు. నేను ఇన్బాక్స్ జీరోలో చాలా సేపు వెళ్ళాను మరియు చివరి కొన్నింటిని పొందే ఒత్తిడి విలువైనది కాదని నిర్ణయించుకున్నాను. నేను ప్రతి రాత్రి పడుకునే సమయానికి నా ఇన్బాక్స్ను 20 ఇమెయిళ్ళలో ఉంచుతాను-కేవలం చిన్నది ఏమిటంటే, పగుళ్ల ద్వారా ఏమీ పడలేదని శీఘ్ర తనిఖీ కోసం నా స్క్రీన్పై అవన్నీ చూడగలను. మీరు మీ ఇన్బాక్స్కు బానిస కానంత కాలం మరియు మీ నుండి వినవలసిన ఎవరైనా సకాలంలో సమాధానం పొందుతున్నారు, ఎవరు తీర్పు చెప్పాలి?
