మీరు స్టార్బక్స్ వద్ద ఉన్నారు. మీరు సమావేశానికి వచ్చిన మొదటి వ్యక్తి. మీరు ఇప్పుడే మేల్కొంటున్నారు.
ఈ పరిస్థితులన్నింటికీ సాధారణంగా ఏమి ఉంది?
మీరు మీ ఇమెయిల్ను కూడా తనిఖీ చేస్తున్నారు - మరియు అన్నింటికీ వెళ్ళవలసి వస్తుందనే ఆలోచనతో కేకలు వేస్తున్నారు.
డెస్క్ మేనేజింగ్ నుండి వారి సమయం యొక్క ముఖ్యమైన భాగాన్ని ఎవరు ఖర్చు చేయరు - లేదా ఫోన్లో ఇమెయిల్ను నిర్వహించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారని నేను చెప్పాలి? దాని నుండి బయటపడటం అసాధ్యం. అయినప్పటికీ, ఆ చిన్న నోటిఫికేషన్ సంఖ్యను (ఎక్కువ మరియు అధికంగా ఉంచుతూ) మిమ్మల్ని నొక్కిచెప్పడానికి బదులు, మీరు దానిని నిర్వహించే విధానాన్ని మార్చవచ్చు.
కొంచెం తెలివిగా ఉండటానికి నాకు సహాయపడటానికి నేను నేర్చుకున్న నాలుగు పద్ధతులు ఇక్కడ ఉన్నాయి.
1. మీ ఫోన్ మీకు సందేశాలను చదవండి
మీ ప్రయాణాన్ని మరియు పని నుండి పూర్తిగా ఉపయోగించుకోవడానికి, టాక్లర్ను ఉపయోగించడాన్ని పరిశీలించండి. ఇది మీ ఇమెయిల్లను మీకు చదివే అనువర్తనం. మరియు అది అక్కడితో ఆగదు, మీరు వెళ్ళేటప్పుడు వాటిని తొలగించడానికి లేదా రికార్డింగ్లతో ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడానికి కూడా ఇది మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. అంటే మీరు రెండు చేతులను చక్రం మీద ఉంచవచ్చు (లేదా సబ్వే పోల్ పట్టుకొని) మరియు కార్యాలయానికి వెళ్ళే మార్గంలో ఇంకా ఉత్పాదకంగా ఉండవచ్చు. మరియు శుభవార్త: ఇది ఎక్స్ఛేంజ్ ప్లాట్ఫామ్లతో పాటు చాలా కంపెనీ ఇమెయిల్ ప్రొవైడర్లలో పనిచేస్తుంది.
2. వెంటనే చదవండి మరియు పని చేయండి
దీన్ని చిత్రించండి: మీరు కాఫీ కోసం ఎదురు చూస్తున్నారు. కాబట్టి, మీరు మీ ఇమెయిల్ను చూస్తారు, కానీ, మీరు చదవడం కూడా ముగించే ముందు, ఇది మీ ఆర్డర్. మీరు దాన్ని తీయటానికి వేచి ఉన్నప్పుడు మీరు మళ్ళీ చూస్తారు-ప్రతిసారీ అదే పదాలను తిరిగి చదవడం. అయితే, ప్రతిస్పందించడానికి మీకు ఎప్పుడూ సమయం లేదు, కాబట్టి మీరు మీ కార్యాలయానికి తిరిగి వచ్చినప్పుడు అదే ఇమెయిల్ను తనిఖీ చేస్తారు.
ఇమెయిళ్ళను తిరిగి చదవడం, ఎప్పుడైనా మిమ్మల్ని ఆదా చేయదు. బదులుగా, ఇది అత్యవసరం కాదని uming హిస్తే, “ఇమెయిల్ టాస్క్లు” అని పిలువబడే ఫోల్డర్కు ప్రతిస్పందనలు అవసరమయ్యే సందేశాలను నేను తరలిస్తాను. అవసరమైన చర్యను మీ బృందంలోని మరొకరు నిర్వహించాల్సిన అవసరం ఉంటే, నేను ఆ సందేశాన్ని వారికి అక్కడే ఫార్వార్డ్ చేస్తాను. సందేశానికి ఎటువంటి చర్య అవసరం లేకపోతే, నేను దాన్ని వెంటనే తొలగిస్తాను లేదా ఆర్కైవ్ చేస్తాను. పై దశల్లో దేనినైనా మీకు సమయం లేకపోతే - మీ ఫోన్ను ప్రస్తుతానికి దూరంగా ఉంచండి.
3. ఫిల్టర్లను సెటప్ చేయండి
ప్రతిదాన్ని మీరే దాఖలు చేయడంతో పాటు, మీ సందేశాలను నిర్దిష్ట ఫోల్డర్లలో స్వయంచాలకంగా ఫిల్టర్ చేసే వ్యవస్థను సెటప్ చేయడానికి కూడా మీరు సమయం తీసుకోవాలి. (ప్రారంభించడానికి మీకు సహాయం అవసరమైతే, ఇది లేదా ఇది చూడండి). మీ ఫోన్ మీ వ్యక్తిగత సహాయకుడిలా వ్యవహరించడానికి సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు అత్యవసర గమనికల నుండి కంపెనీ వ్యాప్తంగా ఉన్న ఇమెయిల్లను మీరు మాన్యువల్గా క్రమబద్ధీకరించడానికి ఎటువంటి కారణం లేదు. సాధారణంగా దీన్ని చేయాలని నేను మీకు సిఫార్సు చేస్తున్నప్పుడు-ఇన్కమింగ్ ఇమెయిల్ను నిజంగా తగ్గించడానికి మీరు ప్రయత్నిస్తున్నందున ఇది నిజంగా మీ ఫోన్లో తేడాల ప్రపంచాన్ని చేస్తుంది.
4. అంకితమైన ఇమెయిల్ సంతకాన్ని సృష్టించండి
మీ మొబైల్ ఇమెయిల్ సంతకం గేట్ కీపర్ మరియు బలిపశువు కావచ్చు. మీరు ఫోన్ను ఉపయోగిస్తున్నారని స్పష్టం చేయడం ఇతర వ్యక్తి అంచనాలను నిర్వహిస్తుంది. ఏదైనా అక్షరదోషాలు బహుశా స్వయంచాలకంగా ఉన్నాయని మరియు మీ డెస్క్టాప్లో నివసించే అటాచ్మెంట్ను మీరు పంపలేరని ఇది వారిని హెచ్చరిస్తుంది.
ఇప్పుడు, ఇది “ఉర్” లేదా “నాకు 2” అని టైప్ చేయడానికి ఒక అవసరం లేదు -కానీ మీరు చిన్న పొరపాటు చేస్తే వివరణ. మీరు ప్రాథమికంగా వెళ్ళవచ్చు, “దయచేసి ఏదైనా అక్షరదోషాలను క్షమించండి. ఇది శీఘ్ర మొబైల్ ప్రతిస్పందన, ”లేదా మరింత క్లుప్తంగా, “ నా ఫోన్ నుండి పంపబడింది. ”
మీరు ఈ పద్ధతుల్లో ఒకదాన్ని ఉపయోగించడం ప్రారంభించినప్పటికీ, ఇన్కమింగ్ ఇమెయిల్లకు మీరు ఎలా స్పందిస్తారో మీకు తక్షణ మెరుగుదల కనిపిస్తుంది. అకస్మాత్తుగా, మీ ఇన్బాక్స్లోకి వేరే ఏదైనా వచ్చినప్పుడు ఒత్తిడికి గురయ్యే బదులు, మీరు ఒక బలమైన వ్యవస్థ ఉందని తెలుసుకోవడం ద్వారా మీరు మామూలుగానే కొనసాగించగలుగుతారు.
