గత కొన్ని నెలలుగా, నేను 2015 కోసం నా సంస్థ యొక్క షెడ్యూల్ను సమిష్టిగా ఉంచడానికి ప్రయత్నిస్తున్నాను. మా సంఘటనలన్నీ జరుగుతున్నప్పుడు నాకు తెలుసునని నేను నిర్ధారించుకోవలసి ఉంది. నేను వాటిని నా క్యాలెండర్లో పెన్సిల్ చేయడానికి ముందు, నేను మొదట ఏ సంఘటనలను ప్లాన్ చేయాల్సిన అవసరం ఉందో అర్థం చేసుకోవాలి.
లాభాపేక్షలేని వాటి కోసం, మీరు హోస్ట్ చేసిన ఈవెంట్లు మీ సంఘం మీ సంస్థతో సంభాషించే ప్రాథమిక మార్గాలు. అందువల్ల, వారు మిమ్మల్ని బాగా ప్రాతినిధ్యం వహించడం చాలా అవసరం. తొందరపాటుతో విసిరిన సంఘటన అది కనిపిస్తుంది your మరియు మీ సంస్థ అసమర్థంగా ఉన్నట్లు అనిపిస్తుంది. మీరు సాధ్యమైనంత ఉత్తమమైన ఈవెంట్లను హోస్ట్ చేస్తున్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి, మీరు మీ ఈవెంట్లకు ప్రాధాన్యత ఇవ్వడం మరియు వాటిని సాధ్యమైనంత ప్రభావవంతంగా ఉండేలా ప్లాన్ చేయడం ముఖ్యం.
గత 10-ప్లస్ సంవత్సరాల్లో నేను లాభాపేక్షలేని వాటి కోసం పని చేస్తున్నాను, నేను ఒక ఈవెంట్ను ప్లాన్ చేయాలని నిర్ణయించుకునే ముందు నన్ను అడగడానికి నాలుగు కీలకమైన ప్రశ్నలను అభివృద్ధి చేశాను.
1. ఈ సంఘటన నుండి మా సంస్థకు ఏమి అవసరం?
సాధారణంగా, మీరు ఈ ఈవెంట్ను మొదటి స్థానంలో ఎందుకు హోస్ట్ చేస్తున్నారు? మీరు డబ్బు సంపాదించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారా? అలా అయితే, ఎంత? మీరు కొత్త మద్దతుదారులను కలవడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారా లేదా క్రొత్త కనెక్షన్లను సృష్టించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారా? ఇది నిధుల సమీకరణ కాకపోతే, మీరు క్రొత్త క్లయింట్లను ఆకర్షించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారు లేదా క్రొత్త చొరవ గురించి ఇప్పటికే మీ సంస్థలో భాగమైన వారిని అవగాహన చేసుకోవచ్చు.
ఈ ఈవెంట్ మీ కోసం ఏమీ చేయకపోతే, మీరు ఎందుకు చేస్తున్నారు? మీరు ఈవెంట్ యొక్క ఫలితాల్లో మీ సంస్థకు సమయం మరియు వనరులను కేటాయించే ముందు దాని వాటాను మీరు స్థాపించాలి. మీ ఇతర కార్యకలాపాలన్నింటికీ సందర్భోచితంగా ఈవెంట్కు ప్రాధాన్యత ఇవ్వడానికి ఇది మీకు సహాయం చేస్తుంది.
2. ఈ ఈవెంట్ నుండి మీ అతిథులకు ఏమి కావాలి?
మీరు మొదట మీ అవసరాలను పరిగణనలోకి తీసుకున్నప్పటికీ, ఈ సంఘటన వాస్తవానికి మీ అతిథుల గురించి. మీరు మీ లక్ష్యాలను చేరుకోవటానికి (పై ప్రశ్నను ఉపయోగించి మీరు చెప్పినది), మీతో సరైన మార్గంలో సంభాషించడానికి మీరు హాజరైన వారిని ప్రలోభపెట్టాలి.
మీ సంఘటనల గురించి వారు ఇష్టపడే దాని గురించి మరియు భవిష్యత్తులో వారు ఏమి కోరుకుంటున్నారనే దాని గురించి గత మరియు సంభావ్య అతిథులతో మాట్లాడండి. వారు "అంతర్గత" లాగా భావించడం లేదా వారి er దార్యం కోసం బహిరంగంగా గుర్తించబడటం ఇష్టమా? కొందరు బిగ్గరగా, ఉల్లాసమైన సంఘటనలను ఇష్టపడతారని చెప్పవచ్చు; ఇతరులు మరింత మెల్లగా ఉండే రాత్రిని ఇష్టపడవచ్చు. ఈ వ్యూహం యొక్క బోనస్ ప్రయోజనం ఏమిటంటే, మీరు ఇంటర్వ్యూ చేసే వ్యక్తులు మీ తదుపరి కార్యక్రమంలో మీరు వారి సలహాలను ఎలా తీసుకున్నారో ఖచ్చితంగా చూడాలనుకుంటున్నారు.
3. మేము దీన్ని ఎలా చేయబోతున్నాం?
మీ అతిథులకు ఏమి అవసరమో ఇప్పుడు మీకు అర్ధమైంది, వారికి కావలసిన వాటిని ఎలా ఇవ్వాలో మీరు ఆలోచించాలి. ఉదాహరణకు, మీ అతిథులు మీ ప్రోగ్రామ్ గురించి బాగా అర్థం చేసుకోవాల్సిన అవసరం ఉంటే, ఒక నిర్దిష్ట ప్రోగ్రామ్తో అతని లేదా ఆమె అనుభవం గురించి ఒక క్లయింట్ ఈ కార్యక్రమంలో మాట్లాడాలని మీరు నిర్ణయించుకోవచ్చు లేదా మీరు ఒక వీడియోను చూపించి, మీ మోడల్ గురించి పఠన సామగ్రిని పంపిణీ చేస్తారు. లేదా, మీకు ప్రధాన నిధుల సేకరణ లక్ష్యం మరియు సరదాగా ఇష్టపడే ప్రేక్షకులు ఉంటే, ప్రత్యక్ష వేలం వెళ్ళడానికి మార్గం.
ఇది కేవలం ఒక రూపురేఖ కాబట్టి, మీరు వివరాలకు చాలా లోతుగా డైవ్ చేయాల్సిన అవసరం లేదు లేదా ఇంకా దేనికీ పూర్తిగా కట్టుబడి ఉండవలసిన అవసరం లేదు. అయినప్పటికీ, మీ సంస్థ మరియు అతిథుల అవసరాలను తీర్చగల ఈవెంట్ చేసే సామర్థ్యం మీకు లేదని మీరు గ్రహిస్తే, ఇప్పుడు దాన్ని గుర్తించే సమయం వచ్చింది. మీరు తప్పనిసరిగా ఆలోచనను స్క్రాప్ చేయవలసిన అవసరం లేదు, కానీ మీరు అదనపు సహాయాన్ని తగ్గించడం లేదా నియమించుకోవాల్సిన అవసరం ఉంటే ఈ ప్రశ్న మీకు సహాయం చేస్తుంది.
4. ఈ సంఘటన ఇతర సంఘటనల నుండి ఎలా భిన్నంగా ఉంటుంది?
ఒకే కార్యక్రమానికి ఒక సంవత్సరంలో రెండుసార్లు వెళ్ళడం కంటే దారుణంగా ఏమీ లేదు-మరియు హోస్ట్కు ఏమీ ఖరీదైనది కాదు. అదే సంవత్సరంలో ఒకే సమూహ దాతల కోసం భోజనం, విందు మరియు గోల్ఫ్ విహారయాత్రను ప్లాన్ చేస్తున్నట్లు మీరు కనుగొంటే, మీరు దాతల అలసట మరియు పెట్టుబడిపై రాబడి తగ్గుతుందని ఆశించవచ్చు. బదులుగా, ఆ దాతల కోసం ఒక పెద్ద బ్లోఅవుట్ ఈవెంట్ను ప్లాన్ చేయండి, ఆపై మీ అవకాశాల కోసం లేదా ఉత్తమ వాలంటీర్ల కోసం ఒక చిన్న ఈవెంట్ను ప్లాన్ చేయండి.
చర్యలో
ప్రారంభించడంలో మీకు సహాయపడటానికి, ఈ నాలుగు ప్రశ్నలను ఉపయోగించి నేను ఇటీవల కలిసి చేసిన ఈవెంట్ కోసం నమూనా వ్యూహం ఇక్కడ ఉంది:
మనకు ఏమి కావాలి?
- $ 50, 000 పెంచండి
- ఐదుగురు దాతలను అప్గ్రేడ్ చేయండి
- కొత్తగా 10 మంది దాతలను ఆకర్షించండి, ముగ్గురు $ 5K లేదా అంతకంటే ఎక్కువ
- కొత్త మూలధన ప్రచారాన్ని పరిచయం చేయండి
అతిథులకు ఏమి కావాలి?
- వారి డబ్బు తెలివిగా పెట్టుబడి పెట్టబడుతుందనే నమ్మకంతో
- ప్రోగ్రామ్ను మొదటిసారి చూసే అవకాశం
- టికెట్ ధరకు మించి ఎక్కువ ఇవ్వడానికి సమర్థన
మేము దీన్ని ఎలా చేయబోతున్నాం?
- కొత్త దాతలను ఆహ్వానించడానికి బోర్డు డైరెక్టర్లను నిమగ్నం చేయండి
- అప్గ్రేడ్ చేయడానికి ప్రస్తుత దాతలతో ప్రీ-ఈవెంట్ లంచ్లను ఏర్పాటు చేయండి
- మాట్లాడటానికి ప్రోగ్రామ్ పాల్గొనేవారిని ఆహ్వానించండి
- ఆహ్వానం మరియు ప్రోగ్రామ్ కోసం కొత్త డిజైనర్ను నియమించండి
- వారికి బాగా ఆహారం ఇవ్వండి local స్థానిక చెఫ్లను అడగండి
- టెక్స్ట్-టు-ఇవ్వగల సామర్థ్యాన్ని సెటప్ చేయండి
- ఒక బృందాన్ని తీసుకోండి
- ప్రెస్ కవరేజ్ పెంచండి
ఈ సంఘటన ఎలా భిన్నంగా ఉంటుంది?
- మా ఏకైక సిట్-డౌన్ విందు
- మా ప్రధాన దాతలను లక్ష్యంగా చేసుకున్న ఈవెంట్ మాత్రమే (60s-70 లు, ఎక్కువగా రిటైర్డ్, ఎక్కువగా గత లేదా ప్రస్తుత వాలంటీర్లు)
- బోర్డు సభ్యులందరూ సాధారణంగా హాజరయ్యే కార్యక్రమం మాత్రమే
- సాధారణంగా వసంతకాలం కోసం షెడ్యూల్ చేయబడుతుంది, అదే సమయంలో క్లయింట్ గ్రాడ్యుయేషన్
ఈవెంట్ ప్లానింగ్ అనేది శ్రమతో కూడుకున్న, సమయం తీసుకునే పని-మీ సంఘటనలు వాస్తవానికి మీ లక్ష్యాలను చేరుతుంటే. అయితే, ఈ నాలుగు ప్రశ్నలను మీరే ప్రశ్నించుకోండి మరియు మీరు మీ సంఘటనల కోసం మంచి వ్యూహరచన చేయగలరు మరియు మీ సంస్థకు ఏవి నిజంగా అవసరం మరియు విలువైనవి అని నిర్ణయించగలరు.
