డజన్ల కొద్దీ వర్చువల్ ఉద్యోగులతో పెద్ద సంస్థను నడుపుతున్న వ్యక్తిగా, నేను ఇమెయిళ్ళ యొక్క సరసమైన వాటాను చూశాను. మరియు, జీవితంలో అన్ని ఇతర విషయాల మాదిరిగా, కొన్ని సందేశాలు ఇతరులకన్నా మంచివి.
ఇమెయిల్ కరస్పాండెన్స్ ప్రపంచంలో, మీ సందేశాన్ని చదివేటప్పుడు మీ యజమాని చెప్పాలనుకున్న చివరి విషయం “ఉహ్”. కాబట్టి, మీరు ఏ రకమైన సందేశాలను పంపించకుండా ఉండాలి మరియు మీరు వాటిని ఎలా మెరుగుపరచగలరు? క్రింద మూడు ప్రధాన ఉదాహరణలు ఉన్నాయి.
1. అనవసరమైన ఫాలో-అప్ ఇమెయిళ్ళు
ఫాలో-అప్ ఇమెయిళ్ళు అన్ని ఆకారాలు మరియు రూపాల్లో వస్తాయి, కాబట్టి ఒకదాన్ని అనవసరంగా చేస్తుంది? మీ సందేశం అంతా మీ యజమాని మీకు ఇమెయిల్ పంపమని కోరితే, అది ఒక ముఖ్యమైన కరస్పాండెన్స్ కంటే విసుగుగా మారుతుంది.
చాలా మంది ప్రజలు ఈ ఇమెయిల్లను ఏదో తప్పు చేశారని లేదా ఏదో తప్పిపోయినట్లు పంపుతారు, కాని బాస్ యొక్క దృక్పథం నుండి నేను మీకు చెప్పగలను, ఎవరైనా నాకు అవకాశం ఇవ్వనప్పుడు అనేక ఫాలో-అప్ ఇమెయిళ్ళను స్వీకరించడం తీవ్రతరం అవుతోంది he పిరి పీల్చుకోవడానికి.
ఒక ఉదాహరణ: చాలా కాలం క్రితం, నేను ఒక ఉద్యోగిని కలిగి ఉన్నాను, నేను ఆమె ఇమెయిళ్ళకు గంటలోపు స్పందించకపోతే భయపడతాను, ఆమె ఏదో తప్పు చేసిందని అర్థం అని అనుకున్నాను (వాస్తవానికి, నేను సంపాదించలేదు ఆమె ఇమెయిల్కు). నేను ఆమె సందేశాన్ని అందుకున్నాను అని అడుగుతూ ఆమె నుండి ఆరు (అవును, ఆరు !) ఇమెయిళ్ళను కనుగొనటానికి నేను చాలా రోజుల నుండి ఇంటికి వచ్చినప్పుడు ఒక ప్రత్యేక ఉదాహరణ గురించి ఆలోచించగలను.
అరెరె.
బదులుగా ఏమి పంపాలి
ఒక రోజులో ఆరు ఫాలో-అప్ ఇమెయిళ్ళను పంపేంత మంది మతిస్థిమితం కలిగి ఉండకపోగా, ఒక చెడు సమయం లేని ఫాలో-అప్ ఇమెయిల్ కూడా మీ యజమానిని కోపగించుకుంటుంది.
మీ ఇమెయిల్ యొక్క విషయాలను ఈ రోజుతో పరిష్కరించాల్సిన అవసరం లేదు (ఈ సందర్భంలో, మీరు ఇమెయిల్ చేయడానికి బదులుగా మీతో వ్యక్తిగతంగా మాట్లాడాలి), నేను కనీసం 24 గంటలు వేచి ఉండాలని సూచిస్తున్నాను, ఆపై నేను పిలవాలనుకునేదాన్ని “ఫాక్స్ ఫాలో -అప్ ”సందేశం.
ఇది మీ ఫాలో-అప్ను పంపడం (“రెండు రోజుల క్రితం నేను మీకు పంపిన త్రైమాసిక నివేదికలను మీరు అందుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి”), కానీ మీరు రాబోయే ప్రెజెంటేషన్ గురించి ప్రశ్న లేదా ఇతర సమాచారం గురించి కూడా పొందుతారు. ప్రస్తుత ప్రాజెక్ట్లో అప్డేట్ చేయండి (“ఓహ్, మరియు మేము X ఖాతాలో తాజా సంఖ్యలను పొందాము మరియు అమ్మకాలు 30% పెరిగాయి!”). ఇది మీ యజమానిని ఒక నవీకరణ కోసం తప్పుడుగా అడగడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది, అదే సమయంలో కొంత విలువను చేకూర్చే కొంత సమాచారాన్ని కూడా ఇస్తుంది, మీరు అతన్ని లేదా ఆమెను బగ్ చేస్తున్నట్లుగా తక్కువ అనుభూతిని కలిగిస్తుంది.
2. కొత్త ఆలోచనలతో ఇమెయిల్లు
నేను జట్టులోని ఉత్సాహభరితమైన సభ్యులను ఖచ్చితంగా ప్రేమిస్తున్నాను, కాని ఉద్యోగులు వారి కొత్త ఆలోచనలన్నింటినీ నాకు ప్రత్యేక ఇమెయిల్లలో పంపినప్పుడు కొంచెం ఎక్కువ లభిస్తుంది. నేను ఒకసారి 24 గంటల వ్యవధిలో 10 వేర్వేరు ఇమెయిల్లను అందుకున్నాను ఎందుకంటే మార్కెటింగ్ బృందంలోని ఎవరైనా ప్రేరణ స్ట్రిడే కొట్టారు మరియు నాకు కొత్త ఆలోచనలను పంపుతూనే ఉన్నారు.
ప్రయత్నించడానికి చాలా క్రొత్త విషయాలు ఉన్నప్పటికీ, ప్రతిదాన్ని జాబితా చేయడానికి మరియు వచ్చే ప్రతి ఇమెయిల్ మరియు ఆలోచనలను ట్రాక్ చేయడానికి ప్రయత్నించడం కూడా చాలా గందరగోళంగా ఉంది. క్రొత్త ఆలోచనలు లేదా భావనలతో ఒక ఇమెయిల్ వచ్చినప్పుడు కూడా, ఇది చాలా సులభం నా ఇన్బాక్స్ అయిన కాల రంధ్రంలో దాన్ని కోల్పోవటానికి.
బదులుగా ఏమి పంపాలి
మొదట, ఆలోచనలను తీసుకురావడానికి మరింత అనుకూలమైన సమయం కోసం వేచి ఉండాలని నేను సిఫార్సు చేస్తున్నాను. మార్కెటింగ్ బృందం ఉద్యోగి విషయంలో, తరువాతి వారంలో మేము షెడ్యూల్ చేసిన గూగుల్ హ్యాంగ్అవుట్ సమావేశం వరకు నేను ఇవన్నీ వేచి ఉన్నాను.
సరైన సమయం ఎప్పుడు అని మీకు తెలియకపోతే - లేదా కొన్ని కారణాల వల్ల ఇమెయిల్ మాత్రమే ఎంపిక you మీకు కొన్ని కొత్త ఆలోచనలు ఉన్నాయని చెప్పడానికి మీ యజమానికి ఇమెయిల్ పంపమని నేను సిఫార్సు చేస్తున్నాను మరియు మీరు భాగస్వామ్యం చేయడానికి ఉత్తమమైన మార్గం ఏమిటో తెలుసుకోవాలనుకుంటున్నాను వారు ఉంటారు. నా ఉద్యోగి నన్ను అడిగితే, ఆమె కోరుకున్న ప్రతిదానితో నిండిన వర్డ్ డాక్ తో ఒక ఇమెయిల్ పంపమని నేను ఆమెకు చెప్పాను. ఇది మరింత క్రమబద్ధీకరించబడింది మరియు తరువాత సేవ్ చేయడం సులభం. మీ యజమాని వారి ద్వారా మాట్లాడటానికి శీఘ్ర కాల్ను సూచించవచ్చు లేదా మీరు ఆలోచనలను నిల్వ చేయమని కోరవచ్చు మరియు వారంలోని ఒక నిర్దిష్ట రోజున వాటిని భారీగా ఇమెయిల్ చేయండి.
3. మీ బాస్ ఎటువంటి కారణం లేకుండా CC ఉన్న ఇమెయిల్లు
ఏదైనా ప్రొఫెషనల్ వారు నిజంగా భాగం కానటువంటి ఇమెయిల్ థ్రెడ్లపై సిసి చేయబడటం వలన కోపం తెచ్చుకుంటారు: ఇది పెరుగుతున్న ఇమెయిళ్ళ కుప్పకు జతచేస్తుంది మరియు మీరు బహుశా అవసరం లేనిదాన్ని చదవడానికి సమయాన్ని వృథా చేస్తారు.
ఉద్యోగి దృక్పథంలో, నేను దాన్ని పొందాను: మీరు మీ పని చేస్తున్నారని మీ యజమానికి తెలుసునని మరియు మీరు కమ్యూనికేషన్ యొక్క మార్గాన్ని తెరిచి ఉంచడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారని నిర్ధారించుకోవాలి. కానీ చాలావరకు, ఇది నిజంగా మీ యజమాని యొక్క ఇన్బాక్స్ను అడ్డుకుంటుంది.
బదులుగా ఏమి పంపాలి
మీ యజమాని ఖచ్చితంగా లూప్లో ఉండాల్సిన అవసరం లేకపోతే, అతన్ని లేదా ఆమెను సిసి లైన్ నుండి బయటకు తీసుకెళ్లండి మరియు పరస్పర చర్య ముగిసిన తర్వాత, సంభాషణ సమయంలో వచ్చిన సంబంధిత సమాచారం యొక్క చాలా చిన్న సారాంశాన్ని పంపండి (“FYI, కంపెనీ Y ఉంటుంది Z తేదీలో ఆ కథలో ప్రదర్శించబడింది ”). మీరు వివరాలను గుర్తించినప్పుడు మీ మేనేజర్ని అతనిని లేదా ఆమెను నిరంతరం లూప్లో ఉంచకుండా ఏమి జరుగుతుందో తెలియజేస్తుంది. ఒక ఇమెయిల్ ఖచ్చితంగా 42 ను ట్రంప్ చేస్తుంది!
మొత్తంమీద, మీ యజమానికి ఇమెయిల్ పంపే ఆట పేరు మీ సందేశాలను క్రమబద్ధీకరించడం మరియు మీరు పంపే వాటి గురించి మరింత ఎంపిక చేసుకోవడం. ఇది ప్రతికూలమైనదిగా అనిపించవచ్చు, కాని నేను ఒక ఉద్యోగి నుండి తక్కువ ఇమెయిళ్ళను స్వీకరిస్తున్నాను, కానీ అవన్నీ అర్ధవంతమైనవి అయితే, నేను ఎప్పటినుంచో విన్న వ్యక్తి కంటే ఆ వ్యక్తి మంచి పని చేస్తున్నాడని నేను అనుకుంటున్నాను.
