ఇటీవల, నేను మరింత ఎక్కువ వ్యాపార-సంబంధిత ఫోన్ కాల్లలో ఉన్నాను, స్మార్ట్ వ్యక్తులతో ఉన్నప్పటికీ, నన్ను చెడు అభిప్రాయంతో వదిలివేసింది. ఖచ్చితంగా, కాల్లు చాలా సరళంగా అనిపిస్తాయి, కానీ సాంకేతిక లోపాల నుండి పేలవమైన సమయ నిర్వహణ వరకు తప్పించగలిగేది మీ ఖాతాదారుల మరియు సహచరుల మీ అభిప్రాయాలను నిజంగా ప్రభావితం చేస్తుంది (మీ ఉత్పాదకత గురించి చెప్పనవసరం లేదు).
కాబట్టి, ఇమెయిల్ మరియు సమావేశాల కోసం అలిఖిత నియమాలు ఉన్నట్లే, ప్రతి ఒక్కరూ అనుసరించాల్సిన వ్యాపార ఫోన్ కాల్స్ మరియు కాన్ఫరెన్స్ కాల్ల కోసం మార్గదర్శకాలను నేను స్పెల్లింగ్ చేస్తున్నాను. ఎప్పటికీ ఎక్కువ ఉత్పాదక (మరియు తక్కువ బాధించే) కాల్లకు ఇక్కడ ఉంది!
ఏ వ్యక్తి ఎవరిని, ఏ నంబర్కు కాల్ చేస్తున్నాడో కాల్ ముందు అంగీకరించండి. కాల్ ప్రారంభమైన మూడు నిమిషాల తర్వాత "నేను మీకు ఎక్కడ కాల్ చేయాలి?" ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని వృధా చేస్తుంది.
సాధారణంగా, మీరు వేరొకరితో అడుగుతుంటే, మీరు అతన్ని లేదా ఆమెను పిలవాలని ప్రతిపాదించాలి. మీరు వేరొకరికి సహాయం చేస్తుంటే, ఎవరినైనా వెంబడించకుండా ఉండటానికి మిమ్మల్ని పిలవమని ఆ వ్యక్తిని అడగండి.
మీకు అవసరమైన సమయం కోసం కాల్ను షెడ్యూల్ చేయండి మరియు ఇది ఐదు, 10 లేదా 20 నిమిషాలు కావచ్చు అని గుర్తుంచుకోండి. మీరు సమీప 30 నిమిషాల ఇంక్రిమెంట్కు చుట్టుముట్టకూడదు.
మీరు కాల్ చేయడానికి ఆలస్యం అవుతారని మీకు ముందే తెలిస్తే, అవతలి వ్యక్తికి ఇమెయిల్ ద్వారా తెలియజేయండి మరియు మీరు సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు అతనికి లేదా ఆమెకు కాల్ చేయమని ఆఫర్ చేయండి.
మీరు కాల్ చేస్తున్న వ్యక్తి తీయకపోతే, మొదటిసారి సందేశాన్ని పంపవద్దు. 1-2 నిమిషాల తరువాత మళ్ళీ ప్రయత్నించండి, మరియు అతను లేదా ఆమె తీయకపోతే, ఒక సందేశాన్ని మరియు ఇమెయిల్ కూడా పంపండి, మీరు పిలిచినట్లు అతనికి లేదా ఆమెకు తెలియజేయండి మరియు మీరు ఎంత ఎక్కువ సమయం లభిస్తుందో తెలుపుతుంది. అత్యవసరం తప్ప ఆ తర్వాత మళ్లీ కాల్ చేయవద్దు.
ఇద్దరు కంటే ఎక్కువ మంది మాట్లాడుతుంటే, సమయానికి ముందే డయల్-ఇన్ ఏర్పాటు చేయండి. ఉబెర్ కాన్ఫరెన్స్ వంటి ఉచిత సేవలు పుష్కలంగా ఉన్నాయి.
వీలైనంత తక్కువ మందికి కాల్ చేయండి మరియు అక్కడ ఉన్న ప్రతి ఒక్కరూ నిజంగా అవసరమని నిర్ధారించుకోండి. లైన్లో ఎక్కువ మంది, ప్రతి ఒక్కరూ తక్కువ శ్రద్ధ చూపుతారు.
మంచి సిగ్నల్తో మీరు నిశ్శబ్ద ప్రదేశం నుండి కాల్ తీసుకుంటున్నారని నిర్ధారించుకోండి. సాధ్యమైనప్పుడల్లా ల్యాండ్ లైన్లను ఉపయోగించడం సిగ్నల్ సమస్యలను నివారించడంలో సహాయపడుతుంది.
మీరు ధ్వనించే ప్రదేశంలో చిక్కుకుంటే, మీరు మాట్లాడకపోతే మీరు మ్యూట్ అవుతారని ప్రజలకు వెంటనే తెలియజేయండి. ఇది గౌరవప్రదమైన పని.
మీరు క్రమం తప్పకుండా ఉపయోగించే ఫోన్ నుండి కాల్ చేయకపోతే, దాన్ని ఎలా ఆపరేట్ చేయాలో మీకు తెలుసా అని నిర్ధారించుకోండి. తెలియని ఆఫీసు ఫోన్ వ్యవస్థను ఉపయోగిస్తున్నప్పుడు ఇది చాలా ముఖ్యం.
మీరు డెమో చేస్తున్నారే తప్ప, కాల్లో ఏదైనా ప్రదర్శించడానికి స్లైడ్లను ఉపయోగించమని నేను సిఫార్సు చేయను, కానీ మీరు ఉంటే, వాటిని ఇమెయిల్ ద్వారా పంపవద్దు. బదులుగా, GoToMeeting లేదా Screenleap వంటి స్క్రీన్ షేరింగ్ సేవను ఉపయోగించుకోండి, ప్రజలు చూడటం, ముందుకు దూకడం, ఆపై శ్రద్ధ చూపడం మానేయండి.
మీరు స్క్రీన్ షేరింగ్ సేవను ఉపయోగిస్తుంటే, కాల్ ప్రారంభమయ్యే ముందు ఇది పనిచేస్తుందని నిర్ధారించుకోండి మరియు మీ సహచరులకు కాల్ కంటే ముందే ఏదైనా ఇన్స్టాల్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి.
మీరు మొదటిసారి ప్రజలతో సమావేశమవుతుంటే, లేదా ప్రజలు శ్రద్ధ వహించాలనుకుంటే, వీడియో కాన్ఫరెన్సింగ్ను పరిగణించండి.
సమావేశాల మాదిరిగానే, సమయానికి ప్రారంభించండి. స్ట్రాగ్లర్స్ కోసం వేచి ఉండటం వారిని ప్రోత్సహిస్తుంది.
మీరు కాన్ఫరెన్స్ కాల్లో చేరినట్లయితే, వెంటనే మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి, అందువల్ల వారు ఒకరితో ఒకరు సంభాషణగా భావించిన దానిపై మీరు మూడు నిమిషాలు వింటున్నారని ఎవరూ ఆశ్చర్యపోరు.
ఎవరైనా ఆలస్యంగా చేరితే, అతన్ని లేదా ఆమెను పట్టుకోవద్దు. ఇది అందరి సమయాన్ని వృధా చేస్తుంది. తప్పిపోయినదాన్ని చూడటానికి కాల్ చివరిలో ఎవరితోనైనా కలుసుకోవడానికి ఈ వ్యక్తిని ప్రోత్సహించండి.
మీరు కాల్ చేసిన మొదటి 120 సెకన్లలోనే మీరు ఎవరు మరియు ఎందుకు కాల్ చేస్తున్నారు అనేదానిపై అవలోకనాన్ని ఇవ్వండి, ఆపై మీ ఎజెండా లేదా లక్ష్యాన్ని నిర్దేశించండి. కాల్లోని ఇతర వ్యక్తులు వారి నుండి మీకు ఏమి కావాలో వెంటనే తెలుసుకోవాలి.
ప్రతి కాల్ యొక్క మొదటి కొన్ని నిమిషాల్లో, ప్రతి ఒక్కరూ ఎంతసేపు మాట్లాడాలో నిర్ధారించండి, తద్వారా మీరు సంభాషణను తదనుగుణంగా నిర్వహించవచ్చు.
మీకు లైన్లో ముగ్గురు కంటే ఎక్కువ మంది ఉంటే, ప్రతి ఒక్కరూ అక్కడ ఉన్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి నిర్వాహకుడు శీఘ్ర రోల్ కాల్ చేయాలి మరియు వీలైతే వారిని క్లుప్తంగా పరిచయం చేయండి.
వ్యాపారం పూర్తి చేయడంలో సహాయపడటం మరియు మీ ఎజెండాలో కారకం ఉంటే వ్యక్తిగత పరిచయాలు చేయడం మాత్రమే. లేకపోతే, మీరు చాలా సమయం వృధా చేస్తారు.
కాల్ మీ నైపుణ్యాన్ని పంచుకోవడం గురించి తప్ప, మీరు 70% కంటే ఎక్కువ సమయం మాట్లాడకూడదు. చాలా మంది లైన్లో ఉంటే, ఆ సంఖ్య 25% కి పడిపోతుంది.
మీ వాక్యాలను చిన్నగా ఉంచండి మరియు ఆలోచనల మధ్య క్రమం తప్పకుండా పాజ్ చేయండి. ఇది వ్యక్తులను దూకడానికి లేదా ప్రశ్నలు అడగడానికి అనుమతిస్తుంది.
మీరు కాల్ ఆర్గనైజర్ అయితే, వారు మాట్లాడకపోతే మరియు మరొకరు సంభాషణను గుత్తాధిపత్యం చేస్తున్నట్లయితే పాల్గొనమని ప్రజలను పిలవడం మీ పని.
మ్యూట్ బటన్ను వ్యూహాత్మకంగా ఉపయోగించండి. మీరు 90% కాల్ కోసం మ్యూట్ చేయబడితే, మీరు పూర్తిగా శ్రద్ధ చూపడం లేదు.
ఇమెయిల్ను తనిఖీ చేస్తున్న వ్యక్తిగా ఉండకండి మరియు పునరావృతం కావడానికి ప్రశ్న అడగాలి. మీ చాలా కాల్ల సమయంలో మీరు ఇమెయిల్ను తనిఖీ చేస్తున్నట్లు అనిపిస్తే, అవి చాలా పొడవుగా ఉంటాయి, వారు చాలా మంది వ్యక్తులు పాల్గొంటారు లేదా మీరు వారిపై ఉండవలసిన అవసరం లేదు.
కాల్ ముగియడానికి ఐదు నిమిషాల ముందు, ప్రతి ఒక్కరూ దాన్ని చుట్టేస్తున్నారని హెచ్చరించండి మరియు ఏవైనా ప్రశ్నలు ఉన్నాయా అని అడగండి. సాధ్యమైతే దాన్ని అమలు చేయనివ్వవద్దు-ఇది ఇతరుల సమయాన్ని అగౌరవపరుస్తుంది.
కాల్ కొనసాగుతున్నప్పుడు తదుపరి దశలను ట్రాక్ చేయండి మరియు రిమైండర్గా వాటిని ఇమెయిల్ ద్వారా పంపండి.
మాకు చెప్పండి! మీకు ఇష్టమైన ఫోన్ కాల్ నియమం ఏమిటి? మేము తప్పిన ఏదైనా?
