కొన్ని వారాల క్రితం, నేను ఇమెయిల్ యొక్క అలిఖిత నియమాల గురించి వ్రాసాను మరియు ఎంత మందికి ఇది సహాయకరంగా ఉందో నేను ఎగిరిపోయాను. మారుతుంది, అక్కడ చాలా నియమాలు ఉన్నాయి, మనమందరం కాగితంపై పొందడం వల్ల ప్రయోజనం పొందవచ్చు!
దీన్ని దృష్టిలో ఉంచుకుని, నేను ఆ జాబితాలలో మరికొన్ని చేస్తాను, రెండవ అతిపెద్ద కార్యాలయ నొప్పి పాయింట్తో మొదలవుతుంది: సమావేశాలు. విజయవంతమైన సమావేశాన్ని ఎలా నిర్వహించాలో తప్పనిసరిగా తెలుసుకోవలసిన నియమాల కోసం చదవండి మరియు ప్రతిచోటా సహోద్యోగులు మీకు కృతజ్ఞతలు తెలుపుతారు.
షెడ్యూల్ చేయడానికి ముందు మీకు నిజంగా సమావేశం అవసరమని నిర్ధారించుకోండి. దీన్ని ఫోన్లో 10 నిమిషాలు లేదా ఇమెయిల్ ద్వారా పరిష్కరించవచ్చా?
ప్రతి సమావేశానికి ఒక ఉద్దేశ్యం ఉండాలి: మీరు ఒక నిర్ణయం తీసుకోవాలి లేదా కలిసి ఒక చర్యను పూర్తి చేయాలి. నవీకరణ ఇవ్వడం ఎల్లప్పుడూ ఇమెయిల్ ద్వారా జరుగుతుంది.
మీకు అవసరమైన దానికంటే ఎక్కువ సమయం షెడ్యూల్ చేయవద్దు. చాలా సమావేశాలు పూర్తి గంటకు షెడ్యూల్ చేయబడతాయి, అవి 20 నిమిషాలు, 30 నిమిషాలు లేదా 45 నిమిషాలు ఉండాలి - గరిష్టంగా .
సమయానికి ప్రారంభించండి. స్ట్రాగ్లర్స్ కోసం వేచి ఉండకండి-అది వారిని ప్రోత్సహిస్తుంది.
సమయానికి ముగుస్తుంది. “మనమందరం చాలా చేయాల్సి ఉందని నాకు తెలుసు, కాబట్టి దీనిని 30 నిముషాల లోపు ప్రయత్నించి చూద్దాం” అని చెప్పడం, మీరు చేసేంత సమర్థవంతమైన సమావేశాన్ని మీరు కోరుకుంటున్నారని ప్రజలకు గుర్తు చేస్తుంది.
ఖచ్చితంగా అక్కడ ఉండవలసిన వ్యక్తులను మాత్రమే ఆహ్వానించండి. ఒక సమావేశంలో ఎక్కువ మంది, తక్కువ పని చేస్తారు.
ప్రతి సమావేశంలో ఎవరైనా దానిని అమలు చేయడానికి ముందుగానే స్పష్టంగా కేటాయించాలి. అది మీరే కాకపోతే, వేరొకరికి పేరు పెట్టండి (మరియు ఆ వ్యక్తి అతను లేదా ఆమె బాధ్యత వహిస్తున్నాడని నిర్ధారించుకోండి).
సమావేశం ప్రారంభంలో చిట్-చాట్ కోసం కొన్ని నిమిషాల్లో కాల్చండి. మేము రోబోలు కాదు, సహోద్యోగులతో సంబంధాలు పెంచుకోవడం వ్యాపారం మరింత సజావుగా సాగడానికి సహాయపడుతుంది.
ప్రజలు సమయానికి ముందే ఏదైనా చదవాలని మీరు కోరుకుంటే, సమయానికి కనీసం మూడు గంటలు ముందుగా పంపించడం మంచిది, మరియు ముందు రోజు మంచిది. 20 నిమిషాల ముందు పంపించడం పనికిరానిది.
మీ సమావేశ స్థలాన్ని సమయానికి ముందే బుక్ చేసుకోండి లేదా సమావేశానికి 10 నిమిషాల ముందు మీరే ఇవ్వండి. అందరితో కలిసి హాళ్ళలో తిరగడం ప్రతి ఒక్కరి సమయాన్ని వృధా చేస్తుంది.
ప్రతి ఒక్కరినీ ట్రాక్ చేయడానికి ఎజెండాను సెట్ చేయండి మరియు సమావేశం ప్రారంభంలో భాగస్వామ్యం చేయండి.
ప్రజలు శ్రద్ధ వహించాలని మీరు కోరుకుంటే, సమావేశం ప్రారంభంలో వారికి అనేక కరపత్రాలను ఇవ్వవద్దు. వారు వాటిని తిప్పడం ప్రారంభిస్తారు మరియు వారు పరధ్యానంలో ఉంటారు.
సమావేశంలో మీ ఫోన్ లేదా ఇమెయిల్ను తనిఖీ చేయవద్దు. మీరు ఏమి చేస్తున్నారో ప్రతి ఒక్కరూ చెప్పగలరు మరియు వారు అదే చేయడం ప్రారంభిస్తారు.
సమావేశం కొనసాగుతున్నప్పుడు తదుపరి దశలను ట్రాక్ చేయండి. ఏదైనా కార్యాచరణ అంశాలు సమావేశం తరువాత రిమైండర్గా పంపాలి.
ఎవరికీ కేటాయించని చర్య అంశం పనికిరానిది. చాలా సందర్భాలలో, గడువు కూడా అవసరం.
ఎవరైనా ఎక్కువగా మాట్లాడుతుంటే, అతన్ని లేదా ఆమెను కత్తిరించండి (చక్కగా). అదేవిధంగా, ఎవరైనా చాలా తక్కువగా మాట్లాడుతుంటే, అతన్ని లేదా ఆమెను నిమగ్నం చేయడానికి ప్రయత్నించండి.
సంభాషణ అంశం నుండి బయటపడితే, మీరు దానిని నియంత్రించటం ఆమోదయోగ్యమైనది మరియు అవసరం. సరళమైన, "ఇది ఉపయోగకరంగా ఉంటే చర్చించడానికి సమయాన్ని షెడ్యూల్ చేద్దాం, మాకు 10 నిమిషాలు మాత్రమే మిగిలి ఉన్నందున, " ఖచ్చితంగా పనిచేస్తుంది.
సమావేశం ఒక గంటకు పైగా ఉంటే, విరామాలకు సమయం షెడ్యూల్ చేయండి మరియు హాజరైన వారి గురించి సమయానికి ముందే తెలియజేయండి. వారు 45 నిమిషాల్లో వారి ఇమెయిల్ను తనిఖీ చేయగలరని తెలుసుకోవడం ఇప్పుడు వాటిని దృష్టిలో ఉంచుకోవడానికి సహాయపడుతుంది.
బాడీ లాంగ్వేజ్ చూడండి. మీరు విసుగు చెందుతున్నారా, విడదీయబడ్డారా లేదా వారి సమయం వృధా అవుతున్నట్లు అనిపిస్తుందో లేదో మీరు సులభంగా చెప్పగలరు.
అవసరమైతే, గమనిక తీసుకునేవారిని కేటాయించండి, తద్వారా మీరు సమావేశాన్ని నడపడంపై దృష్టి పెట్టవచ్చు.
మీ క్యాలెండర్లో పునరావృత సమావేశాలు అవసరమా అని క్రమం తప్పకుండా అంచనా వేయండి మరియు అలా అయితే, ఫార్మాట్, పొడవు మరియు హాజరైనవారు వారి ప్రభావానికి దోహదం చేస్తుంటే. కాకపోతె? వాటిని మార్చండి!
