స్పామ్ ద్వారా జల్లెడ పట్టుట, సరైన ప్రతిస్పందనలను రూపొందించడం మరియు ఫాలో-అప్ అవసరమయ్యే సందేశాలపై ట్యాబ్లను ఉంచడం మధ్య, మీ ఇన్బాక్స్ పైన ఉండడం ఒక ఉద్యోగంగా అనిపించవచ్చు. అందువల్ల మేము రోజుకు వందలాది ఇమెయిళ్ళను అందుకున్నప్పటికీ, సమర్థవంతమైన, వ్యవస్థీకృత ఇన్బాక్స్ల రహస్యాన్ని కనుగొన్న నిపుణుల మెదడులను ఎంచుకున్నాము. ఎందుకంటే వ్యవస్థను కలిగి ఉండటం చాలా వికృత ఇన్బాక్స్ను కూడా జయించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.
1. మీ ఇన్బాక్స్లో తక్షణ చర్య అవసరమయ్యే ఇమెయిల్లను మాత్రమే ఉంచండి
ఇన్బాక్స్ సున్నా చాలా ఉన్నతమైన లక్ష్యం కావచ్చు, కానీ మీ ఇన్బాక్స్లో రియల్ ఎస్టేట్ను ఏ సందేశాలు తీసుకుంటాయనే దానిపై నిర్దాక్షిణ్యంగా ఉండటం ద్వారా, మీరు చాలా రంధ్రాన్ని పొందవచ్చు.
“చాలా రోజులలో, నా ఇమెయిల్ ఇన్బాక్స్లో 25 కంటే తక్కువ సందేశాలు ఉన్నాయి. ఇది ఉద్దేశపూర్వకంగా ఉంది. నేను నా ఇన్బాక్స్ను తెరిచి, అత్యవసరం మరియు ప్రతిస్పందన అవసరం ఏమిటో వెంటనే చూడాలనుకుంటున్నాను ”అని అంతర్జాతీయ ప్రభుత్వ కన్సల్టింగ్ సంస్థలో సీనియర్ ప్రోగ్రామ్ మేనేజర్ లీ ఆన్ న్యూమాన్ చెప్పారు. "ఈ అలవాటు చాలా సమయానుసారంగా వస్తువులపై చర్య తీసుకోవడానికి నన్ను నెట్టివేస్తుంది."
న్యూమాన్ కొన్ని గంటల వ్యవధిలో, 100 కి పైగా ఇమెయిళ్ళను స్వీకరించడం అసాధారణం కాదు, వీటిలో చాలా అత్యవసరం మరియు ఉన్నత-స్థాయి నిర్వాహకులను కలిగి ఉంటాయి. 2008 లో, సముపార్జన సమయంలో ఆమె సంస్థ కొత్త ఇమెయిల్ వ్యవస్థకు మారినప్పుడు మొదటి నుండి ప్రారంభించే అవకాశం ఆమెకు లభించింది. “ఇది నా ఇన్బాక్స్ కోసం వసంత శుభ్రపరచడం వంటిది. మరియు, అప్పటి నుండి, నేను సమాధానం లేని ఇమెయిల్లతో నిండిన ఇన్బాక్స్తో పనిచేయలేను, ”అని ఆమె చెప్పింది.
2. చర్య-పెండింగ్ ఇమెయిళ్ళ కోసం “వెయిటింగ్ ఫోల్డర్” ను సృష్టించండి
మీ ఇన్బాక్స్ కాకపోతే ఇమెయిల్లు ఎక్కడికి వెళ్తాయి? మీరు ప్రతిస్పందించడానికి ముందు వేరొకరి నుండి చర్య అవసరమయ్యే ఇమెయిల్ల కోసం “వెయిటింగ్ ఫోల్డర్” ను సృష్టించండి. "ఇది చాలా పెద్ద టైమ్-సేవర్" అని పిన్ మరియు పివోట్ యొక్క కార్యాలయ నిపుణుడు మరియు వ్యవస్థాపకుడు డార్సీ మిల్లెర్ చెప్పారు, అతను చాలా సంవత్సరాలుగా రోజుకు 150 కి పైగా ఇమెయిల్లతో నిషేధించబడ్డాడు. "ఆ విధంగా ఆ ఇమెయిళ్ళు మీ ఇన్బాక్స్ను కదిలించవు, ఇంకా ఏ ప్రాజెక్టులు ఇంకా పెండింగ్లో ఉన్నాయో మీకు గుర్తు చేయడానికి ప్రతి రోజు లేదా వారంలో చూడటానికి ఇది ఒక గొప్ప ప్రదేశం."
ఆమె మొదటి ఉద్యోగం యొక్క మొదటి సంవత్సరంలో, ఆమెకు అవసరమైన ఇమెయిల్ అటాచ్మెంట్ కనుగొనలేకపోయినప్పుడు ఆమె ఈ ఉపాయాన్ని కష్టపడి నేర్చుకుంది. "ఆ సమయంలో నా ఇన్బాక్స్లో ఉన్న వేలాది ఇమెయిల్లలో, ఆ ఇమెయిల్ కోసం వెతుకుతున్న రోజులో సగం గడిపాను" అని ఆమె చెప్పింది. "నేను ఆ క్షణం నుండి ప్రతిజ్ఞ చేశాను, నా ఇన్బాక్స్ మీద నియంత్రణ తీసుకుంటాను!"
3. మీ కొత్త BFF ను సబ్ ఫోల్డర్లు లేదా లేబుల్స్ చేయండి
బోర్డు అంతటా, ఇన్బాక్స్ మావెన్స్ సులభంగా-డీకోడ్ సబ్ ఫోల్డర్ లేదా లేబుల్ వ్యవస్థను సృష్టించమని సిఫార్సు చేస్తుంది. మాపుల్ హోలిస్టిక్స్ యొక్క CEO అయిన నేట్ మాస్టర్సన్, అతను కొన్ని రోజులలో 250 ఇమెయిళ్ళను పొందుతాడని అంచనా వేశాడు, కాబట్టి సంస్థ చాలా ముఖ్యమైనది. "ఇమెయిల్ లేబుల్స్ మీ స్నేహితుడు, " అతను సలహా ఇస్తాడు. "ముఖ్యమైన ఇమెయిల్ గొలుసులను సమూహపరచడానికి వాటిని ఉపయోగించండి, కాబట్టి మీరు సూచన కోసం ఏదైనా చూడవలసిన అవసరం వచ్చినప్పుడు, మీరు దీన్ని సులభంగా చేయవచ్చు."
న్యూమాన్ తన లేబుళ్ళలో ఇతరులకు ప్రశ్నలు, ఆమె తీసుకున్న నిర్ణయాలకు మద్దతు మరియు భవిష్యత్ వ్యాపార అవసరాలకు సంబంధించిన రిఫరెన్స్ మెటీరియల్స్ ఉన్నాయి. "నా దగ్గర డజన్ల కొద్దీ సబ్ ఫోల్డర్లు మరియు వందలాది ఇమెయిళ్ళు సూచనల కోసం ఆర్కైవ్ చేయబడ్డాయి" అని ఆమె చెప్పింది. "అభ్యర్థన యొక్క సెకన్లలోనే నాకు అవసరమైనదాన్ని నేను కనుగొనగలను, ఎందుకంటే ఇది ఎక్కడ నిల్వ చేయబడిందో మరియు త్వరగా ఎలా గుర్తించాలో నాకు తెలుసు."
4. ఇన్బాక్స్ నియమాలు లేదా ఫిల్టర్లను సెట్ చేయండి
మీ కోసం చర్య తీసుకునే ఇన్బాక్స్ నియమాలు లేదా ఫిల్టర్లను సెటప్ చేయడానికి చాలా మంది ఇమెయిల్ ప్రొవైడర్లు మిమ్మల్ని అనుమతిస్తారు మరియు ఏ మెదడు శక్తిని తగ్గించకుండా ఇమెయిల్లను త్వరగా వర్గీకరించడంలో మీకు సహాయపడతారు.
ప్రతిరోజూ ఆమెకు వెళ్లే 150 ఇమెయిళ్ళ టొరెంట్ పైన ఉండటానికి, కేరెక్స్ కన్సల్టింగ్ గ్రూప్ యొక్క CEO, రాచెల్ నీల్, lo ట్లుక్ యొక్క నియమాల విధులను సద్వినియోగం చేసుకుంటారు. "ఇమెయిళ్ళను వేర్వేరు ఫోల్డర్లు, కలర్ కోడ్, మరియు పంపినవారి ఆధారంగా ప్రాధాన్యతనిచ్చే నియమాలు నాకు ఉన్నాయి" అని ఆమె చెప్పింది. అప్పుడు, రోజు చివరిలో, ఆమె తప్పిపోయిన ఏదైనా కోసం ఆమె త్వరగా స్కాన్ చేస్తుంది. “నేను స్థిరంగా అనుసరిస్తున్నానని మరియు శబ్దాన్ని అడ్డుకుంటున్నాను అని నిర్ధారించుకోవడానికి నియమాలు సహాయపడతాయి. అయోమయతను కనిష్టంగా ఉంచడానికి ఇది నాకు సహాయపడుతుంది. ”
5. ఫాలో-అప్ అవసరమయ్యే ఇమెయిల్లను ట్రాక్ చేయడానికి మీ క్యాలెండర్ను ఉపయోగించండి
కొన్ని ఇమెయిల్లకు సాధారణ ప్రత్యుత్తరం కంటే ఎక్కువ అవసరం కావచ్చు కాబట్టి, వాటిని క్యాలెండర్కు జోడించమని న్యూమాన్ సిఫార్సు చేస్తున్నాడు. “నేను తక్షణ ప్రతిస్పందన మాత్రమే కాకుండా ఒక విధమైన తదుపరి చర్య కూడా అవసరమయ్యే ఇమెయిల్ను స్వీకరిస్తే, నేను ఇమెయిల్ను నియమించబడిన సబ్ ఫోల్డర్కు తరలించి, నా క్యాలెండర్లో ఫోల్డర్ స్థానం మరియు అనుసరించే తేదీని కలిగి ఉన్న రిమైండర్ను ఉంచాను. అవసరం, ”ఆమె చెప్పింది.
ఆమె మైక్రోసాఫ్ట్ lo ట్లుక్ ను ఉపయోగిస్తుంది, ఇది lo ట్లుక్ యొక్క క్యాలెండర్కు ప్రాప్యతను అనుమతిస్తుంది, కానీ మీరు దీన్ని Gmail లో కూడా చేయవచ్చు. టూల్బార్లోని “మరిన్ని” బటన్పై క్లిక్ చేసి, “ఈవెంట్ను సృష్టించు” ఎంచుకోండి.
6. మీ ఇన్బాక్స్లో జంక్ మెయిల్ భాషని అనుమతించవద్దు
మీరు ప్రచార ఇమెయిల్లతో వాక్-ఎ-మోల్ ఆడుతున్నట్లు అనిపిస్తుందా? చందాను తొలగించు బటన్తో వేగంగా ఉండండి. సిఇఒ మరియు ప్రింట్ఫుల్ వ్యవస్థాపకుడు డేవిస్ సిక్స్నాన్స్ ప్రచార ఇమెయిల్లు మరియు వార్తాలేఖల కోసం మూడు-సమ్మె నియమాన్ని ఉపయోగిస్తున్నారు. మూడవసారి అతను ఒక నిర్దిష్ట పంపినవారి నుండి వార్తాలేఖ లేదా ప్రోమో ఇమెయిల్ను తొలగించినప్పుడు, అతను జాబితా నుండి చందాను తొలగించాడు.
7. మీ గో-టు స్పందనల కోసం టెంప్లేట్లను సృష్టించండి
ప్రతి ఇమెయిల్కు భిన్నమైన జవాబును టైలరింగ్ చేయడం చాలా ఎక్కువ సమయం-సక్ అవుతుంది. మీరు ఒకే రకమైన ఇమెయిల్ను పదే పదే పంపుతున్నట్లు మీరు కనుగొంటే, మీరు సులభంగా తిరిగి ఉపయోగించగల కొన్ని స్టాక్ స్పందనలను మీ చిత్తుప్రతుల్లో ఉంచడం ద్వారా మీరు ప్రయోజనం పొందవచ్చు.
ప్రొఫెషనల్ ఆర్గనైజింగ్ కంపెనీ క్లాటర్బస్టర్స్ అధ్యక్షుడు బెట్సీ ఫెయిన్ తరచుగా లాక్ చేయబడిన మరియు లోడ్ చేయబడిన ప్రతిస్పందనలతో పరిష్కరించగల ప్రశ్నలను అడిగారు. "నేను ముందే వ్రాసిన ఇమెయిళ్ళను కలిగి ఉన్నాను, 'మీ సేవల గురించి నాకు చెప్పండి' లేదా 'నేను అపాయింట్మెంట్ ఎలా సెటప్ చేయాలి?'
మీరు దీన్ని చేతితో చేయకూడదనుకుంటే, MixMax Gmail ప్లగ్ఇన్ ప్రయత్నించండి, లేదా మీ సెట్టింగులలోకి వెళ్లి తయారుగా ఉన్న ప్రతిస్పందనలను ప్రారంభించండి. (మీ ఇన్బాక్స్ యొక్క కుడి వైపున ఉన్న గేర్పై క్లిక్ చేయండి, డ్రాప్డౌన్ నుండి “సెట్టింగులు” ఎంచుకోండి, “అధునాతన” టాబ్ని ఎంచుకోండి మరియు “తయారుగా ఉన్న ప్రతిస్పందనల” పక్కన “ప్రారంభించు” నొక్కండి.) ఇది మిమ్మల్ని సేవ్ చేయడానికి అనుమతిస్తుంది టెంప్లేటెడ్ ప్రత్యుత్తరాలు.
8. ఇమెయిల్ చెక్ చేయడానికి టైమ్ బ్లాక్లను పక్కన పెట్టండి - మరియు వాటికి కట్టుబడి ఉండండి
గడియారం చుట్టూ పేర్కొనబడని సమయాలు మరియు పొడవు సమావేశాల కోసం మీరు మీ షెడ్యూల్ను తెరిచి ఉంచలేరు, కాబట్టి మీ రోజున చొరబడటానికి ఇమెయిల్ ఉచిత నియంత్రణను ఎందుకు ఇవ్వాలి?
“నేను రోజంతా నా ఇమెయిల్ను తెరిచి ఉంచను; నేను ప్రతి ఇమెయిల్ ద్వారా వెళ్ళడానికి పగటిపూట నిర్దిష్ట సమయాన్ని సెట్ చేస్తాను మరియు ఆలోచనాత్మకంగా స్పందించడం, ఆర్కైవ్ చేయడం లేదా తరువాత సేవ్ చేయడం. ఈ విధంగా నేను మల్టీ టాస్క్ చేయను మరియు నా ఇమెయిళ్ళను నేను త్వరగా పొందగలను ఎందుకంటే నేను చేతిలో ఉన్న పనిపై దృష్టి కేంద్రీకరించాను ”అని బిజినెస్ కన్సల్టెంట్ డేవిడ్ మిట్రోఫ్ చెప్పారు. "ప్రజలు రోజుకు మూడు వేర్వేరు అరగంట బ్లాక్లతో ప్రారంభించాలని మరియు వారి ఇమెయిల్లను ప్రతిస్పందించడానికి మరియు వారి ఇన్బాక్స్ మిగిలిన రోజులను మూసివేసి, అక్కడి నుండి అవసరమైన విధంగా సర్దుబాటు చేయాలని నేను సిఫార్సు చేస్తున్నాను."
రోజువారీ ఇమెయిళ్ళలో ఉండటానికి టైమ్-బ్లాకింగ్ ఉపయోగించడంతో పాటు, బీన్ వెరిఫైడ్ యొక్క చీఫ్ కమ్యూనికేషన్ ఆఫీసర్ జస్టిన్ లావెల్లె, ఇన్బాక్స్ నిర్వహణ కోసం వారానికి ఒకసారి సమయం కేటాయించాలని సిఫార్సు చేస్తున్నారు. “మీ ఇన్బాక్స్ని నిర్వహించడానికి ప్రతి వారం సమయాన్ని ఎంచుకోండి. మీరు ఏ ఇతర ముఖ్యమైన సమావేశమైనా సమయాన్ని కాపాడుకోండి మరియు నిర్వహించండి, ”అని ఆయన సూచించారు. "అసంబద్ధం నుండి తుడిచిపెట్టుకోండి, పూర్తి ఆర్కైవ్ చేయండి మరియు చేయవలసిన పనుల జాబితాకు ప్రాధాన్యత ఇవ్వండి."
9. ఇమెయిల్ నోటిఫికేషన్లను ఆపివేయండి
ముందే నియమించబడిన బ్లాక్లలోని ఇమెయిల్లను మాత్రమే తనిఖీ చేయడానికి మీరు మీరే రాజీనామా చేసినప్పటికీ, మీ ఇన్బాక్స్ నోటిఫికేషన్ యొక్క సైరన్ పాట ప్రతిఘటించే ప్రలోభం చాలా గొప్పది కావచ్చు. అదే జరిగితే, పరిష్కారం సులభం: మీ నోటిఫికేషన్లను ఆపివేయండి. "మీరు టైమ్ బ్లాక్స్లో పని చేస్తే, మీ ఇమెయిళ్ళను చూడకుండా మీరు రెండు గంటల కన్నా ఎక్కువ వెళ్ళలేరు" అని మిల్లెర్ చెప్పారు. "నోటిఫికేషన్లను ఆపివేయండి, ఎందుకంటే మీరు ప్రస్తుతం మీ డెస్క్ వద్ద పనిచేస్తున్న వాటిని చేయకుండా వారు మిమ్మల్ని మరల్చారు."
బూమేరాంగ్ యొక్క ఇన్బాక్స్ పాజ్ ఫంక్షన్ను ఉపయోగించడం ద్వారా మీరు మీరే జవాబుదారీగా ఉంచుకోవచ్చు. సిక్స్నాన్స్ తన దృష్టిని వారిపై అంకితం చేయగలిగినప్పుడు నిర్దిష్ట సమయాల్లో రోజుకు రెండుసార్లు ఇమెయిల్ రావడానికి మాత్రమే అనుమతిస్తాడు.
10. పనికిరాని సమయంలో మైండ్లెస్ ఇమెయిల్ టాస్క్లలో పిండి వేయండి
ఇమెయిల్ ఖాతాలు మీ ఫోన్కు సమర్థవంతంగా సమకాలీకరించబడతాయని నిర్ధారించుకోండి మరియు శీఘ్ర ఇన్బాక్స్ శుభ్రపరచడానికి పనిలేకుండా ఉండే క్షణాలను ఉపయోగించండి. హోమ్వర్కింగ్క్లబ్.కామ్ వ్యవస్థాపకుడు బెన్ టేలర్ మాట్లాడుతూ “నాకు చాలా సందేశాలు ప్రత్యక్ష చర్య అవసరం లేదు. "స్పామ్ తొలగించబడవచ్చు, ఇతర విషయాలు దాఖలు చేయవచ్చు మరియు మీరు రెండు నిమిషాల సూపర్ మార్కెట్ క్యూలో ఉన్నప్పుడు వీటిని పుష్కలంగా పరిష్కరించవచ్చు."
