ఇక్కడ ఒక విచారకరమైన వాస్తవం ఉంది: నిర్వాహకులు తమ సమయాన్ని 35% నుండి 50% వరకు సమావేశాలలో గడుపుతారు, ఇంకా అధికారులు ఆ సమావేశాలలో సగానికి పైగా వైఫల్యాలుగా భావిస్తారు.
ఇది షాకింగ్ కాదు. చాలా తరచుగా మనం కొంచెం పొడవుగా, లేదా ఎక్కువసేపు, లేదా గందరగోళంగా లేదా నిరాశపరిచే లేదా పూర్తిగా ఉత్పాదకత లేని ఒక మెదడును కదిలించే సెషన్లో మమ్మల్ని కనుగొంటాము.
అనేక పరిష్కారాలు ఉన్నాయి. మేము రద్దు చేయవచ్చు. మేము రీ షెడ్యూల్ చేయవచ్చు. మేము సమావేశాన్ని ఇమెయిల్ గొలుసుగా లేదా స్లాక్ చర్చగా మార్చవచ్చు.
అవన్నీ కొన్ని సందర్భాల్లో తగిన దశలు. కానీ కొన్నిసార్లు మన సమావేశాలు ఎక్కడ తగ్గుతున్నాయో అర్థం చేసుకోవడానికి మేము నిజంగా ప్రయత్నం చేయాలి మరియు వాటిని పరిష్కరించడానికి చురుకుగా పని చేయాలి. అన్నింటికంటే, ప్రజలతో కలవడానికి మేము ఎప్పుడూ నిరాకరించలేము-ఏమీ చేయలేము.
మీరు అపరాధి కోసం చూస్తున్నట్లయితే ఈ ప్రశ్నలను మీరే అడగడానికి ప్రయత్నించండి మరియు పనిలో మరింత ప్రభావవంతమైన సమావేశాలను నిర్వహించడానికి ఈ చిట్కాలను వర్తింపజేయండి:
1-3 ప్రశ్నలు సమావేశానికి ముందు
అవును, మీ సమావేశం ప్రారంభం కావడానికి ముందే విఫలం కావచ్చు. మీరు ఆ ఆహ్వానాన్ని పంపిన వెంటనే మీరు ఏమి ఆలోచిస్తున్నారో ఇక్కడ ఉంది.
1. మీరు సిద్ధమైనట్లు భావిస్తున్నారా?
మీ అన్ని పదార్థాలు సెట్ చేయబడిందా? సమావేశం ఎలా సాగుతుందనే దానిపై ప్రణాళిక ఉందా? సమావేశ గది అందుబాటులో ఉందా మరియు బుక్ చేయబడిందా?
మీ అతిపెద్ద స్నేహితుడు ఎజెండాగా ఉంటారు-మీరు ఒకరు లేకుండా గొప్ప సమావేశం చేయలేరు.
సమయానికి ముందే సిద్ధం చేయవలసిన ఇతర ముఖ్యమైన విషయం మీటింగ్ కోసం మీ లక్ష్యం. మిమ్మల్ని మీరు ప్రశ్నించుకోండి (మరియు దానిని వ్రాసి ఉండవచ్చు): “నేను ఏమి సాధించాలనుకుంటున్నాను?” ఇది మీ బృందాన్ని నవీకరించడం వంటి చిన్నది కావచ్చు లేదా వినియోగదారు నిశ్చితార్థాన్ని పెంచే వ్యూహంతో ముందుకు రావడం వంటిది కావచ్చు. ప్రతి ఒక్కరూ ఈ లక్ష్యంతో సమలేఖనం అయ్యారని నిర్ధారించుకోండి, కాబట్టి మీరు ఒక చిన్న సెషన్లో విరుద్ధమైన ఆలోచనలను కవర్ చేయడానికి ప్రయత్నించరు.
"మీరు కోరుకున్న ఫలితంపై ఒక విభాగం ఉండాలి, ఇది ఎజెండా కంటే భిన్నంగా ఉంటుంది" అని ది మ్యూజ్లోని మిడ్-మార్కెట్ సేల్స్ మేనేజర్ దేవాంటే లూయిస్-జాక్సన్ చెప్పారు. “ఒక ఎజెండా సమావేశంలో ఏమి జరుగుతుందో చర్చిస్తుంది, కాని ఆశించిన ఫలితం సమావేశం ముగిసేలోపు ఏమి చేయాలి అనే దానిపై ఏకాభిప్రాయాన్ని ఏర్పరుస్తుంది. ఎజెండా అంశాల చుట్టూ సంభాషణ పట్టాలు తప్పినప్పుడు ఇది సహాయపడుతుంది. ”
2. ఇతర వ్యక్తులు సిద్ధమైనట్లు భావిస్తున్నారా?
మీరు నడుపుతున్న లేదా హాజరయ్యే ప్రతి సమావేశానికి ప్రజలు ముందే సమీక్షించటం, పూరించడం లేదా పదార్థాలను పొందడం అవసరం లేదు. వారు అలా చేస్తే, ప్రతి ఒక్కరికీ సరైన సమయం మరియు వనరులు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవాలని నేను బాగా సిఫార్సు చేస్తున్నాను (మళ్ళీ, ఆ ఎజెండాను ఉపయోగించండి!).
సందర్భం మరియు పారదర్శకతను పరిగణలోకి తీసుకునే ముందు తరచుగా సమావేశాలను సృష్టిస్తాము. తత్ఫలితంగా, ప్రజలు తప్పు హెడ్స్పేస్లో సంభాషణలోకి వస్తారు. మీ కంపెనీ చరిత్రలో క్రొత్త మరియు సున్నా నేపథ్యం ఉన్న వ్యక్తిని ఉదాహరణకు తీసుకోండి. లేదా స్ప్రింట్ సమావేశానికి హాజరవుతున్న మరియు ఇంతకు ముందు ఇంజనీరింగ్ బృందంతో పని చేయని వ్యక్తి. వారు బహుశా సమావేశం నుండి బయటపడటం లేదా విలువైన అంతర్దృష్టులను అందించడం లేదు, లేదా వారు వారి అంతరాయాలతో చర్చను కోర్సు నుండి తీసివేయవచ్చు.
కాబట్టి, లోపలికి వెళ్ళే ముందు, ఈ క్రింది వాటిని మీరే ప్రశ్నించుకోండి:
- మేము ఈ సమావేశాన్ని ఎందుకు చేస్తున్నామో అందరికీ తెలుసా?
- ఈ సమావేశానికి వారిని ప్రత్యేకంగా ఎందుకు ఆహ్వానించారో అందరికీ తెలుసా?
- ఈ సమావేశంలో మేము చర్చించబోయే విషయాల గురించి ప్రతి ఒక్కరూ తాజాగా ఉన్నారా?
- ఈ సమావేశంలో అందరికీ అందరికీ తెలుసా? కాకపోతే, వారు ఏమి తెలుసుకోవాలి?
- ఈ సమావేశంలో పురోగతికి ఆటంకం కలిగించే వ్యక్తుల మధ్య ఏదైనా ఉద్రిక్తత ఉందా?
సమాధానం లేకపోతే, మీరు వ్యక్తిని (లేదా వ్యక్తులను) పక్కకు లాగవచ్చు లేదా వారికి కొంత నేపథ్యం ఇవ్వడానికి శీఘ్ర ఇమెయిల్ను షూట్ చేయవచ్చు.
3. ప్రజలు ఉత్సాహంగా ఉన్నారా?
సహజంగానే, మీ సమావేశం గురించి ఎవరూ పైకి క్రిందికి దూకడం లేదు, మీరు పెంపుడు కుక్కపిల్లలకు ఒకదాన్ని పట్టుకుంటే తప్ప (ఈ సందర్భంలో నా ఆహ్వానం ఎక్కడ పోయిందో నేను అడగాలి).
కానీ మీ బృందం దాని గురించి ఒక రకమైన అనుభూతిని కలిగి ఉండాలి మరియు భావోద్వేగాల యొక్క సానుకూల ముగింపు వైపు ఆశాజనకంగా ఉంటుంది. త్రైమాసిక ఆదాయాలను చాట్ చేయడానికి వారు పారవశ్యం కలిగి ఉండకపోవచ్చు, కాని చివరకు ముఖ్యమైన సమాచారానికి కొంత బహిర్గతం కావడానికి లేదా వారి మండుతున్న ప్రశ్నలను అడగడానికి స్థలం ఉండటానికి వారు ఉపశమనం పొందవచ్చు.
వారు కేకలు వేస్తుంటే-మరియు వారి మూలుగులు ద్వేషించే సమావేశాలకు మరియు ఈ నిర్దిష్ట రకమైన సమావేశానికి చేయవలసిన ప్రతిదానికీ సంబంధం లేదు-కొంచెం లోతుగా త్రవ్వండి. ఇది మునుపటి సంభాషణ యొక్క పునరావృతం మరియు సమయం వృధా అయ్యే అవకాశం ఉంది, లేదా కొంతమంది సభ్యులు సిద్ధపడలేదని భావిస్తారు, లేదా ఎవరైనా మినహాయించబడతారు మరియు ప్రతి ఒక్కరూ దాని గురించి కలత చెందుతారు. ఇది మీ బృందం చిత్తడినేలలు కూడా సాధ్యమే మరియు గంటసేపు ప్రదర్శన ద్వారా కూర్చునే బ్యాండ్విడ్త్ మరియు శక్తి లేదు. ప్రతికూల శక్తి ఎక్కడినుండి వస్తుందనే దానితో సంబంధం లేకుండా, మీరు గదిలోకి ప్రవేశించే ముందు దాన్ని పరిష్కరించాలి.
సమావేశంలో 4-7 ప్రశ్నలు
మీరు సరిగ్గా సిద్ధం చేసినందున మీరు స్పష్టంగా ఉన్నారని కాదు. ప్రతిదీ సజావుగా సాగేలా చూడడానికి మీరు ఈ సమయంలో తెలుసుకోవలసిన అనేక విషయాలు ఉన్నాయి.
4. మీరు అన్ని ముఖ్యమైన పాయింట్లను కొడుతున్నారా?
మీరు చేయవలసిన పనితో వచ్చారు-ప్రశ్నకు సమాధానం ఇవ్వండి, ఒక ఆలోచనను కలవరపరుచుకోండి, క్రొత్త ప్రక్రియను రూపొందించండి. మంచి సమావేశం యొక్క సంకేతం మీ సమయ పరిమితి పరిమితుల్లో దీనిని సాధిస్తుంది.
దీన్ని చేయడానికి చాలా సరళంగా ఉంటుంది. మీ ఎజెండాను T కి అనుసరించండి (లేదా కనీసం వీలైనంత దగ్గరగా). ప్రతి 10-15 నిమిషాలకు, మీరు ఇంకా టాపిక్లో ఉన్నారో లేదో తెలుసుకోవడానికి మీతో తనిఖీ చేయండి. కాకపోతే, సంభాషణను వెనక్కి తిప్పండి మరియు తరువాత మీరు ఏ స్పర్శలోనైనా పిన్ పెట్టడానికి అంగీకరిస్తారు. ఆఫ్లైన్లో లేదా మరొక సమావేశంలో మీరు తప్పిన దేనినైనా తిరిగి సందర్శించడానికి అంగీకరించండి (మరియు ఆ పనిని గదిలోని ఒకరికి కేటాయించండి). అందరూ ఎక్కువసేపు కలవడానికి అంగీకరిస్తే తప్ప పరుగెత్తకండి. ఎక్కువ సమయం కేటాయించడం ద్వారా మీరు వారి కోసం మీరు నిర్ణయించిన ఇతర ముఖ్యమైన గడువులను తీర్చడం వారికి కష్టతరం చేస్తుంది.
"సమావేశం యొక్క మొత్తం విషయం ఏమిటంటే ఏదో గురించి నిర్ణయం తీసుకోవాలి, మరియు ఏమి / ఎవరు / ఎలా చర్య అమలు చేయబడుతుంది" అని ది మ్యూజ్లోని ఆఫీస్ ఆపరేషన్స్ మేనేజర్ హీథర్లిన్ నెల్సన్ చెప్పారు. "సరళంగా చెప్పాలంటే, మీరు చర్య తీసుకోదగిన వస్తువులు లేదా నిర్ణయాలు తీసుకోలేకపోతే, సమావేశాన్ని నిర్వహించవద్దు."
5. ప్రతి ఒక్కరూ (లేదా అందరిలో చాలా తక్కువ మంది) శ్రద్ధ చూపుతున్నారా?
100% ప్రేక్షకులను మీ మీద, ఫోన్లను, వారి సీట్ల అంచున ఉంచడం బహుశా సాగదీయడం (మేము అన్ని తరువాత మానవులను సులభంగా పరధ్యానం చేస్తాము), కానీ దాదాపు ప్రతి ఒక్కరూ మీ మాటలు వింటూ ఉండాలి సమయం.
ప్రజలను వినడానికి మీ వంతుగా కొద్దిగా కృషి అవసరం. విషయాలు చిన్నగా మరియు తీపిగా ఉంచండి. తదుపరి దశలను క్లియర్ చేయండి. సులభంగా చదవగలిగే మరియు అర్థం చేసుకోగల విజువల్స్ ఉపయోగించండి. ల్యాప్టాప్లను నిషేధించండి (మీకు వీలైతే).
మీ సమావేశాలలో ఎవరూ ఎందుకు వినడం లేదు మరియు దాన్ని ఎలా పరిష్కరించాలి అనేదానికి ఇది గొప్ప పఠనం.
6. ప్రజలు ప్రశ్నలు అడుగుతున్నారా, మరియు వారు సమాధానం పొందుతున్నారా?
ఎవరూ ఒక్క ప్రశ్న కూడా అడగని సమావేశాన్ని కలిగి ఉండటం చాలా అరుదు అని నేను చెప్తాను. అదే జరిగితే, ప్రజలు బహుశా శ్రద్ధ చూపకపోవచ్చు మరియు సమావేశం ముగిసిన తర్వాత వారు మిమ్మల్ని టన్ను ప్రశ్నలు అడుగుతారు (మరియు మీరు # 5 చదవాలి).
నిశ్చితార్థం ఉన్న ప్రేక్షకులను కలిగి ఉండటం చాలా ముఖ్యం, వాస్తవానికి వారి సమస్యలను పరిష్కరించడం కూడా ముఖ్యం. చాలా తరచుగా మనం “నేను తరువాత ఆ దశకు చేరుకుంటున్నాను” లేదా “చివరికి నేను సమాధానం ఇస్తానని వాగ్దానం చేస్తున్నాను” అని చెప్పాము మరియు దానికి తిరిగి రాలేను. కాబట్టి మీరు మీ అన్ని స్థావరాలను కవర్ చేస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి, అది వారి ప్రశ్నను వ్రాసి లేదా ప్రదర్శన చివరిలో పునరావృతం చేయమని కోరినప్పటికీ.
ప్రజలు ప్రశ్నలు అడగకపోవడానికి ఇతర కారణాలు ఉండవచ్చని గుర్తుంచుకోండి. బహుశా మీరు అనుకోకుండా ఒక వాతావరణాన్ని సృష్టించారు, అక్కడ వారు అలా చేయడం సుఖంగా లేదు. లేదా, చర్చల ద్వారా ప్రజలు విసిరివేయబడవచ్చు, ప్రశ్నలు అడగడంలో కూడా ఎక్కడ ప్రారంభించాలో వారికి తెలియదు, ఈ సందర్భంలో మీరు వారికి సందర్భం ఇవ్వడంలో మందగించారు (దానిపై సలహా కోసం # 2 చూడండి).
7. కొంతమంది వ్యక్తులు మాట్లాడటం (లేదా అస్సలు మాట్లాడటం లేదు) యొక్క ముఖ్యమైన సరళి ఉందా?
మీరు ప్రతి ఒక్కరినీ గదిలోకి ఆహ్వానించారు ఎందుకంటే మీరు వారి అభిప్రాయం లేదా ప్రాజెక్ట్ గురించి ఇన్పుట్ కోరుకున్నారు-చివరికి మీ సమావేశం నుండి వచ్చే ఆలోచనలు మరియు చర్యలు ప్రతి ఒక్కరూ చిప్స్ చేస్తే బలంగా మరియు మరింత సమలేఖనం అవుతాయి. కాబట్టి మీరు ప్రతి ఒక్కరూ సహకరిస్తారని నిర్ధారించుకోవాలి మీ సమయ వ్యవధిలో కనీసం ఒక్కసారైనా.
ఇది సిద్ధాంతంలో గొప్పగా అనిపిస్తుంది, కానీ ఎల్లప్పుడూ వాస్తవికత కాదు. కొంతమంది ఇతరులకన్నా బిగ్గరగా మరియు నమ్మకంగా ఉంటారు, కొంతమంది ఇతరులకన్నా అధికార స్థానాల్లో ఉంటారు, మరియు కొంతమంది గదిలో ఇతరుల వలె చేర్చబడినట్లుగా లేదా గౌరవించబడరు. కేస్ ఇన్ పాయింట్: పురుషుల కంటే సంభాషణల్లో మహిళలు అంతరాయం కలిగించే అవకాశం ఉందని పరిశోధనలు చెబుతున్నాయి.
సరైన రకమైన చర్చా నాయకుడిగా ఉండటానికి ప్రయత్నించండి. సహోద్యోగులను మూసివేయండి. అంతరాయం కలిగించవద్దు. అంతరాయం కలిగించే వ్యక్తుల కోసం నిలబడండి. పెద్దగా చెప్పని లేదా పిరికిగా ఉన్న వ్యక్తులను పిలవండి. గదిలో శారీరకంగా లేని రిమోట్ ఫొల్క్లకు ఇది ప్రత్యేకంగా వెళ్తుంది.
సమావేశ నిర్వాహకుడిగా కూడా మీరు ఈ కోవలోకి వస్తారని గుర్తుంచుకోండి! కొన్ని సందర్భాల్లో ఎక్కువగా మాట్లాడే వ్యక్తిగా అర్ధమే, కాని అప్పుడు కూడా మీరు గదిలోని అన్ని గాత్రాలు విని, విస్తరిస్తున్నారని నిర్ధారించుకోవాలి. (మీరే చిందరవందర చేయకుండా ఉండటానికి మరియు మీరు ఎక్కువగా మాట్లాడుతున్నప్పుడు గుర్తించడానికి ఇక్కడ కొన్ని సలహాలు ఉన్నాయి.)
8-10 ప్రశ్నలు సమావేశం తరువాత
దాదాపు అక్కడ! మీ సమావేశాలు ప్రతిసారీ హోమ్రన్గా ఉండాలని మీరు కోరుకుంటే, ఈ క్రింది వాటిని పరిశీలించండి.
8. ప్రతి ఒక్కరూ సరైన తదుపరి చర్యలు తీసుకుంటున్నారా?
ప్రతి ఒక్కరూ గదిని విడిచిపెట్టి, వారు దీన్ని ఎలా చేయకూడదని మీరు కోరుకుంటున్నారో సరిగ్గా చేయటానికి బయలుదేరినప్పుడు సమావేశం పేలవంగా జరిగిందని మీరు చెప్పగలరు.
తదుపరి దశల గురించి ప్రత్యక్షంగా మరియు స్పష్టంగా చెప్పడం ద్వారా దీనిని నివారించండి. విచ్ఛిన్నం చేయడానికి ముందు, ఈ క్రింది వాటిని పరిష్కరించండి:
- ఏమి చేయాలి?
- ఇది ఎలా పూర్తి చేయాలి?
- ఇది ఎప్పుడు పూర్తి చేయాలి?
- దీన్ని చేయడానికి ఎవరు బాధ్యత వహించబోతున్నారు?
- దాని విజయాన్ని ఎవరు పర్యవేక్షించబోతున్నారు / ట్రాక్ చేస్తారు?
9. సమావేశం యొక్క పెద్ద ప్రయోజనం సాధించబడిందా?
ప్రజలు తర్వాత పనిని పూర్తి చేయడానికి మరింత ప్రేరేపించబడ్డారా? వారు మరింత సమర్థవంతంగా పనిచేస్తున్నట్లు అనిపిస్తుందా? తక్కువ గందరగోళం లేదా తక్కువ ప్రశ్నలు అడుగుతున్నారా? మీరు మీ అసలు లక్ష్యాన్ని సాధించారా? సమాధానం అవును అయితే మీరు బాగా చేసారు (మరియు సమాధానం లేకపోతే, మీరు ఎక్కడ తప్పు జరిగిందో తెలుసుకోవడానికి పై విభాగాలను చదవండి).
10. సమావేశం ఉత్పాదకమని ఇతర వ్యక్తులు కూడా భావించారా?
నేను ఈ ప్రశ్నను పై నుండి వేరు చేస్తాను, ఎందుకంటే మీరు సమావేశాన్ని గురించి ప్రజలు ఎలా భావించారో అడగడానికి ఇది అవసరం.
ప్రత్యక్ష అభిప్రాయాన్ని పొందడం (ముఖ్యంగా మేనేజర్గా) ముఖ్యం. సమావేశం అస్సలు లేకుండా జరిగిందని మీరు భావించే అవకాశం ఉంది, కాని మిగతా వారందరూ అంగీకరించరు-వినికిడి అది ఎందుకు విజయవంతం కాలేదు మరియు తదుపరిసారి మీరు ఎలా బాగా చేయగలదో పరిష్కరించడానికి సహాయపడుతుంది. ఖచ్చితంగా, మీరు ఎలా కలుసుకున్నారో ప్రతిసారీ మీరు అడగలేరు, కానీ ప్రతిసారీ అలా చేస్తే మీరు సరైన మార్గంలో ఉన్నారని నిర్ధారిస్తుంది.
సమావేశాలను ఎవరూ ఇష్టపడరు, కాబట్టి వాటిని దుర్వాసన కలిగించేలా ఎందుకు చేయాలి? ఈ ప్రశ్నలను తలదన్నేలా పరిష్కరించండి మరియు మీరు మీ సమావేశాలను విఫలమయ్యే అవకాశం చాలా తక్కువ.
