చాలా కార్యాలయాలలో కమ్యూనికేషన్ యొక్క ప్రాధమిక రూపం ఇమెయిల్ అని పరిగణనలోకి తీసుకుంటే, మన వ్రాతపూర్వక పదాలను మనం తెలివిగా ఎన్నుకోము. ముఖ్యంగా మేము ప్యాక్ చేసిన ఇన్బాక్స్ ద్వారా త్వరగా వెళ్ళడానికి లేదా మా ఫోన్లలో సమావేశాల మధ్య సందేశాలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు, అది గ్రహించకుండా బాధించే, రాపిడి లేదా సాదా అసభ్యంగా ఉండటం సులభం. టైప్ చేసిన కొన్ని పదాలతో (లేదా విస్మరించబడింది), శీఘ్ర ఇమెయిల్ స్నేహపూర్వక సందేశం నుండి మొత్తం విపత్తుకు వెళ్ళవచ్చు.
సరే, ఇది ఇమెయిల్ జోక్యానికి సమయం. మేము తెలియకుండానే చేసే కొన్ని సాధారణ కార్యాలయ పొరపాట్లు ఇక్కడ ఉన్నాయి మరియు భవిష్యత్తులో వాటిని నివారించడానికి కొన్ని శీఘ్ర-పరిష్కార వ్యూహాలు.
1.
మీకు ఎప్పుడైనా ఒక విషయం మాత్రమే ఉన్న ఇమెయిల్ సందేశం వచ్చిందా? మీరు ఫోన్లో ఉన్నారని చూశారు-మీకు అవకాశం వచ్చినప్పుడు నన్ను పిలవండి లేదా మీ నెల ముగింపు నివేదిక ఎక్కడ ఉంది? అవును - మరియు మీరు దాన్ని ఆఫ్-పెట్టడం, బాధించేది లేదా రెండింటినీ కనుగొన్నారు. గుర్తుంచుకోండి, మీరు అసోసియేట్ లేదా మేనేజర్ అయినా, ఇమెయిల్ మరియు టెక్స్టింగ్ ఒకే విషయం కాదు-మరియు అవి ఎప్పటికీ ఉండవు. మరియు టెక్స్ట్ లాగా వ్రాయబడిన ఒక ఇమెయిల్ ఎల్లప్పుడూ ఒకే సందేశాన్ని పంపుతుంది: మీరు నా సమయాన్ని విలువైనది కాదు.
త్వరిత పరిష్కారము: మనమందరం ఆఫీసులో వెర్రి రోజులు, మీరు ఒక నవల రాయకుండా సహోద్యోగి లేదా ప్రత్యక్ష నివేదికతో ఆధారాన్ని తాకాలి. కాబట్టి చేయవద్దు. మీ సందేశంలో శీఘ్ర పంక్తి లేదా రెండింటితో సమావేశం లేదా నెల-ముగింపు వంటి ఒకటి లేదా రెండు పదాల విషయాన్ని ఉపయోగించండి:
ఈ విధానం మీ సమయం యొక్క అదనపు 15 సెకన్ల విలువైనది మరియు ఎప్పటికీ విలువైనది.
2.
మీకు ఇమెయిల్ ద్వారా చర్చిస్తున్న ఒక ముఖ్యమైన ప్రాజెక్ట్ లేదా రిపోర్ట్ ఉన్నప్పుడు, అన్ని రాజధానులలో పూర్తి పదాలను స్పెల్లింగ్ చేయండి (ఈ రోజు చివరిలో మీ సైన్-ఆఫ్ అవసరం ) మరియు పూర్తి వాక్యాలను హైలైట్ చేయడం, బోల్డింగ్ చేయడం లేదా అండర్లైన్ చేయడం వంటివి మాట్లాడేటప్పుడు చూడవచ్చు మీ సహోద్యోగులకు.
నీడ్స్ ఆమోదంతో ఎరుపు రంగులో మరియు ఆమె సందేశాల అంతటా అన్ని టోపీలతో లేదా పసుపు రంగులో హైలైట్ చేసిన పూర్తి పేరాగ్రాఫ్లతో నాకు ఇమెయిల్ పంపే వారితో నేను ఒకసారి పనిచేశాను. ఆమె సమాచారం ఇవ్వడానికి మరియు ముఖ్యమైన వివరాలను పిలవడానికి ప్రయత్నిస్తోంది-కాని ఆమె విధానం మితిమీరిన రాపిడితో బయటపడింది.
త్వరిత పరిష్కారము: మీరు తయారుచేస్తున్న ముఖ్యమైన ప్రాజెక్టులు లేదా పాయింట్లను పిలవడానికి బోల్డ్ లేదా ఇటాలిక్ చేయబడిన శీర్షికలు లేదా బుల్లెట్ పాయింట్లను ఉపయోగించండి - మరియు ఫార్మాటింగ్ను మొత్తం పేరాగ్రాఫ్లు కాకుండా రెండు పదాలకు ఉంచండి. మీ రీడర్ ఒక ఇమెయిల్ ద్వారా స్కాన్ చేసి, అత్యవసర అంశాలను కోల్పోతారని మీరు ఆందోళన చెందుతుంటే, మీరు ఎండ్-ఆఫ్-డేలో ఆమోదం కోసం ప్రాజెక్ట్స్ డ్యూ వంటి సమాచార ఇమెయిల్ విషయాన్ని ఉపయోగిస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి . చివరగా, మీరు మీ ఇమెయిల్లను శీఘ్రంగా మరియు సంక్షిప్తంగా ఉంచారని నిర్ధారించుకోండి, ఇది గ్రహీతకు అవసరమైన అన్ని సమాచారాన్ని పొందే అవకాశం ఉంది.
3.
మునుపటి సందేశంలో పట్టించుకోని ఉపయోగకరమైన సూచన లేదా వివరాలతో మీరు సహోద్యోగికి తిరిగి ఇమెయిల్ చేస్తున్నప్పుడు, "అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి" స్నేహపూర్వక ఇన్పుట్ లేదా సలహాలను కండెన్సెండింగ్ లేదా పోటీగా చూడవచ్చు, ప్రత్యేకించి వ్యక్తి యొక్క మేనేజర్ cc'ed అయినప్పుడు. (ఒకరి యజమానిని ఒక దిద్దుబాటుతో ఇమెయిల్లో కాపీ చేయడం ప్రాథమికంగా ఆమె యజమాని అక్కడే నిలబడి ఉన్నప్పుడు ఆమె నిర్మాణాత్మక విమర్శలను ఇవ్వడం-అదే ఖచ్చితంగా ఎవరూ ప్రశంసించరు.)
త్వరిత పరిష్కారము: పంపినవారికి మీకు సలహా ఉంటే, వేరే థ్రెడ్లో ఆమెకు నేరుగా ఇమెయిల్ పంపండి, అందువల్ల అనుకోకుండా “అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి” అని కొట్టే ప్రమాదం లేదు. ఇంకా మంచిది, ఫోన్ను తీయండి! త్వరిత ఫోన్ కాల్ ఎవరినైనా కించపరిచే ప్రమాదం లేకుండా వివరాలను క్లియర్ చేయడాన్ని సులభం చేస్తుంది.
4.
నాకు తెలుసు, మీరు మీ ఇన్బాక్స్ ద్వారా సమయం మరియు శక్తినిచ్చేటప్పుడు, ధన్యవాదాలు, మీ పేరు , ముఖ్యంగా మీ ఇమెయిల్ సంతకం ఉన్నప్పుడు టైప్ చేయడం అనవసరమైన దశలా అనిపించవచ్చు. సరే, ఏమైనా చేయండి. మీ పేరు లేకుండా ఇమెయిల్ను ముగించడం వీడ్కోలు చెప్పకుండా సంభాషణకు దూరంగా నడవడానికి సమానం. ఇది మిమ్మల్ని హడావిడిగా మరియు అలసత్వంగా కనిపించేలా చేస్తుంది మరియు ఇది మొరటుగా ఉంటుంది.
శీఘ్ర పరిష్కారము: మీ బ్రాండెడ్ సంతకానికి ధన్యవాదాలు మరియు మీ పేరును జోడించి, మీరు పంపినప్పుడు మీ ఇమెయిల్ను స్వయంచాలకంగా జనసాంద్రత కొరకు సెటప్ చేయండి. స్నేహపూర్వక, వృత్తిపరమైన మార్గంలో సైన్ ఆఫ్ చేయడం ప్రతిసారీ జరుగుతుంది-మీరు ఒక పని చేయకుండానే.
5.
మీ మేనేజర్ చూడకూడదనుకునే ఇమెయిల్లను పంపడం ద్వారా ఇమెయిల్ ఫార్వార్డ్ చేయబడితే మిమ్మల్ని ప్రొఫెషనల్ బైండ్లో ఉంచవచ్చు. అవును, అది చెప్పకుండానే ఉండాలి, కానీ ఇది ఇప్పటికీ అన్ని సమయాలలో జరుగుతుంది. నా స్నేహితుడు ఒక ఇమెయిల్ గొలుసులో ఆమె గురించి ఫిర్యాదు చేసిన ఒక మహిళతో కలిసి పనిచేశాడు మరియు ఏమి అంచనా వేస్తాడు? ఆ ఇమెయిల్ చివరికి ఆమె ఇన్బాక్స్లో ముగిసింది.
కంపెనీ ఇమెయిల్ కంపెనీ ఆస్తి అని గుర్తుంచుకోండి మరియు మీ ఖాతాకు ప్రాప్యత అవసరమని మానవ వనరులు నిర్ణయించుకుంటే సరసమైన ఆటగా భావిస్తారు. సహోద్యోగికి అభ్యర్థి సలహా, మీ సహోద్యోగుల గురించి ఫిర్యాదులు లేదా మీ వారాంతపు ప్రణాళికలపై వివరాలు ఎప్పుడూ మీ అవుట్బాక్స్ను వదిలివేయకూడదు.
శీఘ్ర పరిష్కారము: సంపూర్ణ వృత్తి నిపుణుడిగా ఉండండి మరియు మీరు పంపే ప్రతి ఇమెయిల్లో మీ యజమాని నటించినట్లు నటిస్తారు. కథ ముగింపు.
