మీరు ఒక ఇమెయిల్ పంపినప్పుడు లేదా ఒకరి కోసం వాయిస్ మెయిల్ పంపినప్పుడు మీరు కాల రంధ్రంలోకి అరుస్తున్నట్లు మీకు ఎప్పుడైనా అనిపిస్తుందా? మీరు మీ అభ్యర్థనను విశ్వంలోకి పెట్టారు then ఆపై మీ డెస్క్ వద్ద మీ వేళ్లు దాటి కూర్చుని, సకాలంలో స్పందన వస్తుందని ఆశతో.
PR ప్రపంచంలో నా ఉద్యోగానికి ధన్యవాదాలు, సమాధానం లేని సందేశాల విషయానికి వస్తే నేను ఇవన్నీ చూశాను. నేను CEO క్లయింట్లు (నిరంతరం బిజీగా ఉన్నవారు), నా క్లయింట్ల క్లయింట్ల యొక్క ఎగ్జిక్యూటివ్‌లు మరియు చట్టపరమైన బృందాలు (నేను ముఖ్యం కాదని భావించేవారు), మరియు మీడియా (అకా లేని వారితో) PR వ్యక్తులతో వ్యవహరించాలనుకుంటున్నాను). మరియు మార్గం వెంట, మీకు అవసరమైనప్పుడు సమాధానాలు ఎలా పొందాలో నేను చాలా నేర్చుకున్నాను.
ఆలస్యం యొక్క కారణం ఉన్నా, బిజీగా ఉన్నవారిని (మరియు అవును, బాధించే) నెమ్మదిగా స్పందించేవారిని దృష్టి పెట్టడానికి ఇక్కడ కొన్ని చిట్కాలు ఉన్నాయి.
కనెక్షన్ చేయండి
మొట్టమొదట, మీరు మరొక వ్యక్తితో కనెక్ట్ అయినప్పుడు, మీకు సహాయం చేయాలనుకోవటానికి మీరు అతనికి లేదా ఆమెకు ఒక కారణం ఇవ్వాలి.
రిసీవర్‌ను తక్షణమే డిస్‌కనెక్ట్ చేసే తప్పులను నివారించడం ద్వారా ప్రారంభించండి. అతని లేదా ఆమె పేరును తప్పుగా స్పెల్లింగ్ చేయడం ఒక మంచి ఉదాహరణ: ఇది ప్రాథమికమైనదని నాకు తెలుసు, కాని అషేలీ లేదా ఆష్లీ కోసం నేను ఎన్ని ఇమెయిళ్ళను పొందాలో నేను మీకు చెప్పలేను I మరియు నేను చేసినప్పుడు, నేను తక్షణమే కోపంగా ఉన్నాను మరియు త్వరగా స్పందించే అవకాశం తక్కువ. అలాగే, అమ్మకపు పిచ్ లాగా అనిపించకుండా ప్రయత్నించండి (ఉదాహరణకు, “నేను మీతో మాట్లాడాలనుకుంటున్నాను…”) - ఎవరూ దీనిని ఎదుర్కోవటానికి ఇష్టపడరు.
బదులుగా, అతనికి లేదా ఆమెకు సంబంధించిన ప్రతిదాన్ని చేయడం ద్వారా మీ పరిచయం దృష్టిని ఆకర్షించండి. “మీరు” తో సాధ్యమయ్యే ప్రతిదాన్ని నేను చెప్పాలనుకుంటున్నాను-ఉదాహరణకు, “ఈ ఫారమ్‌లను మీరు చూడాలి” అని చెప్పడానికి బదులుగా, “మీ క్లయింట్‌కు ఈ ఫారమ్‌లపై ఆమోదం అవసరం” అని చెప్పండి. ఇది సరళమైన కానీ ప్రభావవంతమైన ట్రిక్.
మీరు వారి వ్యక్తిత్వం లేదా హాట్ బటన్లను ప్లే చేయడం ద్వారా ప్రజలను ఆకర్షించవచ్చు. ఉదాహరణకు, కొంచెం అహం ఉన్న వ్యక్తి అతను లేదా ఆమె ఎంత ముఖ్యమో అంగీకరించినందుకు ఉత్తమంగా స్పందిస్తారు (ఉదా., “మీ సమయం యొక్క ప్రాముఖ్యతను నేను గ్రహించాను, కాబట్టి చర్చించడానికి 10 నిమిషాల కాల్‌లో పాల్గొనమని నేను సూచిస్తున్నాను కేస్ స్టడీ. ”).
త్వరగా సమాధానం చెప్పడం సులభం చేయండి
మీ పరిచయానికి సహాయం చేయడానికి ఆసక్తి ఉన్నప్పటికీ, బిజీగా ఉన్నవారికి మెలికలు తిరిగిన ఇమెయిల్ ద్వారా కలుపు తీయడానికి సమయం ఉండదు లేదా సుదీర్ఘమైన, వాయిస్ మెయిల్ వినండి. కాబట్టి, మీరు మీ సందేశాన్ని క్రమబద్ధీకరించాలని నిర్ధారించుకోండి మరియు ఈ క్రింది వ్యూహాలను ఉపయోగించడం ద్వారా అతనికి లేదా ఆమెకు త్వరగా స్పందించడం సులభం.
ఇన్ఫర్మేటివ్ సబ్జెక్ట్ లైన్ కలిగి ఉండండి
మీ అవసరాన్ని వెంటనే సూచించడానికి మీ సబ్జెక్ట్ లైన్‌ను ఉపయోగించండి మరియు మీ అభ్యర్థనకు ప్రాధాన్యత ఇవ్వడానికి రిసీవర్‌కు సహాయం చేయండి. “సమీక్ష కోసం”, “అభిప్రాయం అవసరం” లేదా “దయచేసి మంగళవారం నాటికి ప్రతిస్పందించండి” వంటి వాటితో ప్రారంభించి, మీ అంచనాలను స్పష్టంగా తెలుసుకోవటానికి శీఘ్ర మార్గం.
స్ట్రెయిట్ టు ది పాయింట్ పొందండి
సంబంధిత సందేశాలు లేదా చక్కటి విషయాలతో మీ సందేశంలో ఎక్కువ సమయం గడపవద్దు. “ఈ ఉదయం మీకు మంచి చికిత్స చేస్తుందని ఆశిస్తున్నాను” అని త్వరగా మర్యాదపూర్వకంగా ఉండండి, ఆపై రిసీవర్‌ను సంతృప్తి పరచడానికి పరిచయం మరియు కారణాన్ని తెలుసుకోండి. దీన్ని కూడా సరళంగా ఉంచండి (ఉదా., “మీ క్లయింట్ X మరియు నేను Y లో కలిసి పనిచేస్తాము, మరియు మీరు Z కి ఉత్తమమైన పరిచయం అని నాకు సమాచారం ఇవ్వబడింది”).
అసైన్‌మెంట్‌ల గడువు ఇవ్వండి
మీ ఇమెయిల్ లేదా వాయిస్ మెయిల్ “నేను ఎప్పుడు వచ్చినా” కుప్పలో ఉంచకుండా నిరోధించడానికి, నిర్దిష్ట ప్రశ్నలను అడగండి లేదా కార్యాచరణ అంశాలను ఇవ్వండి మరియు మీరు ప్రతిస్పందనను ఎప్పుడు ఇష్టపడతారో కాలక్రమం ఇవ్వండి. కొన్ని ప్రాజెక్టులు మరియు క్లయింట్‌లతో, “దయచేసి శుక్రవారం నాటికి అభిప్రాయాన్ని అందించండి. ఆ సమయంలో, నేను ఈ పత్రాన్ని మిగతా బృందానికి సమీక్ష కోసం అప్‌డేట్ చేస్తాను మరియు పంపుతాను. ”ఇది సూచించడానికి ఒక మంచి మార్గం, “ మీరు సమయానికి రాకపోతే, మీరు ఈ విషయంలో మీ అభిప్రాయాన్ని కోల్పోయారు . "
సిఫార్సును అందించండి
మీరు ఒక ప్రశ్నకు సమాధానం లేదా సమస్యకు పరిష్కారం కోసం చూస్తున్నట్లయితే, ఎల్లప్పుడూ కొన్ని విభిన్న ఎంపికలను మరియు మీ సిఫార్సును అందించండి. ఇలా చేయడం ద్వారా, మీరు సంప్రదిస్తున్న వ్యక్తి దాని గురించి తక్కువ ఆలోచించాలి మరియు “అవును, మీ సిఫార్సు బాగానే ఉంది” లేదా “ఎంపిక # 1 తో వెళ్దాం” అని త్వరగా స్పందించవచ్చు.
తెలివిగా అనుసరించండి
కాబట్టి మీరు మీ గ్రహీతకు ప్రతిస్పందించడం సులభం చేసారు మరియు మీకు ఇంకా సమాధానం రాలేదు. ఇప్పుడు ఏమిటి? ఇది ఫాలో-అప్ కోసం సమయం. ఈ దశలో సహాయపడటం మరియు బాధించేది సమతుల్యం చేయడం గమ్మత్తుగా ఉంటుంది, కానీ సరైన సమాచార మార్పిడిని అనుసరించడం ద్వారా ఇది సాధ్యపడుతుంది.
మీ ప్రారంభ ఇమెయిల్ తరువాత, మీ గడువు ప్రకారం అర్ధమయ్యే శీఘ్ర అనుసరణ సమయం. ఈ ఇమెయిల్ మీ అసలు అభ్యర్థన మరియు గడువు గురించి మీ పరిచయాన్ని గుర్తుచేస్తూ ఎగువన చిన్న వాక్యంతో మీ అసలు ఇమెయిల్‌ను కలిగి ఉండాలి. అలాగే, అవసరమైన ఏదైనా పదార్థాలను తిరిగి అటాచ్ చేయండి.
రెండవ ఇమెయిల్ మరియు మీకు ఇంకా స్పందన రాలేదా? ఫోన్ కాల్ కోసం సమయం. (ఫాలో-అప్ ఇమెయిల్ పంపిన తర్వాత కనీసం 24 గంటలు వేచి ఉండండి, మీకు త్వరగా ఏదైనా అవసరం తప్ప.) మీరు వ్యక్తిని ఫోన్‌లో తీసుకున్నా లేదా వాయిస్‌మెయిల్ పంపినా క్లుప్తంగా ఉండండి. అసలు ఇమెయిల్, మీరు ఎవరు మరియు మీకు కావాల్సినవి అతనికి లేదా ఆమెకు గుర్తు చేయండి.
మీరు ఎలా అనుసరిస్తారనే దానితో సంబంధం లేకుండా, తరువాతి దశ మీ చేతుల్లో ఉండటంతో ఎల్లప్పుడూ వదిలివేయండి- “నేను రేపు మళ్ళీ అనుసరిస్తాను, ” లేదా “రోజు చివరినాటికి నేను మీ నుండి తిరిగి వినకపోతే, నేను ఉంటాను జట్టు యొక్క మిగిలిన అభిప్రాయాన్ని చేర్చడం మరియు క్లయింట్‌కు పంపడం. ”
మరియు వ్యక్తిని సంప్రదించడానికి చేసే అన్ని ప్రయత్నాలను ట్రాక్ చేస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి them వాటిని ప్రస్తావించడం మీ ఆవశ్యకతను సూచించడంలో సహాయపడుతుంది మరియు మీకు సహాయం చేయడానికి బ్యాకప్ తీసుకురావాలని మీరు బలవంతం చేస్తే ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.
బిగ్ గన్స్ లాగండి
ఆ గమనికలో, మీరు ఎవరితోనైనా సంప్రదించడానికి అనేకసార్లు ప్రయత్నించినా ప్రయోజనం లేకపోయినా, మీ అభ్యర్థనలపై ఇతర పార్టీలను కాపీ చేయడానికి ప్రయత్నించండి. మీ అసలు ఇమెయిల్‌కు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి (మళ్ళీ), “ఈ క్రింది ఇమెయిల్‌ను తనిఖీ చేయాలనుకుంటున్నాను. మీకు అవకాశం ఉందా…? ”మరియు మీ యజమానిని, క్లయింట్‌ను కాపీ చేయండి లేదా మరెవరైనా అతనిని లేదా ఆమెను ప్రోత్సహిస్తుందని మీరు అనుకుంటారు. ఇది నాకు ఇష్టమైన విషయం కాదు, మరియు మీరు రిసీవర్‌ను కొంచెం చికాకు పెట్టవచ్చు, కాని ఇది ఖచ్చితంగా చిటికెలో మీకు స్పందన వస్తుంది.
మీ ప్రశ్నకు సమాధానం ఇవ్వగల మరొక స్పందనను కనుగొనడం లేదా ప్రతిస్పందించడానికి అసలు రిసీవర్‌ను నెట్టడం మీ చివరి ఎంపిక. ఇది మీకు మంచి సంబంధం ఉన్న లేదా ఎక్కువ శక్తి ఉన్న వారితో అంతర్గత పరిచయం కావచ్చు. కేవిట్: ఈ పరిస్థితిని చేరుకున్నప్పుడు, మీరు అసలు పరిచయాన్ని ఎప్పుడూ నిందించకూడదు. బదులుగా, దీనిని ఫ్రేమ్ చేయండి, "నేను ఈ కదిలే ASAP ను పొందాలి-మీరు నాకు సహాయం చేయగలరా?"
ఇమెయిల్ లేదా వాయిస్ మెయిల్ చాలా క్లిష్టంగా ఉంటుందని ఎవరికి తెలుసు? మీరు ఏ పరిశ్రమలో ఉన్నా, ఇతరులతో కరస్పాండెన్స్ దాదాపు ఎల్లప్పుడూ అవసరం మరియు, దురదృష్టవశాత్తు, నెమ్మదిగా పోక్స్ ఎల్లప్పుడూ ఉంటాయి. కానీ ఈ చిట్కాలతో, మీకు అవసరమైన ప్రతిస్పందనలను సకాలంలో పొందగలుగుతారు (లేదా, కనీసం, ఏదో ఒక సమయంలో). ఇప్పుడు అక్కడకు వెళ్లి కొన్ని సమాధానాలు పొందండి!
