ఇమెయిల్, ఏ విధమైన కమ్యూనికేషన్ లాగా, వ్యక్తిగత విషయం. వన్-లైనర్స్ నుండి ఎలక్ట్రానిక్ మిస్సివ్స్ వరకు మీరు ప్రతిదాన్ని ఎలా తనిఖీ చేస్తారు, నిర్వహించండి మరియు పంపాలి అనేది తరచుగా ప్రాధాన్యత మరియు అలవాటు యొక్క మిశ్రమం.
ఇలా చెప్పుకుంటూ పోతే, మన ఇమెయిల్ కమ్యూనికేషన్, మా ఉత్పాదకత మరియు మన సమయాన్ని ఎక్కువగా ఉపయోగించుకోవడానికి మనమందరం అనుసరించాల్సిన కొన్ని కట్ అండ్ డ్రై రూల్స్ ఉన్నాయి. మూడు సాధారణ ఇన్బాక్స్ తప్పిదాలు, పనిలో వారు మిమ్మల్ని ఎలా బాధపెడుతున్నారు మరియు మెరుగైన ఇమెయిల్ నిర్వహణకు ఎలా మార్పు చేయాలో చదవండి.
తప్పు # 1: మీ ఇన్బాక్స్లో ఇమెయిల్లను వదిలివేయడం
నేను చాలా వివాదాస్పదమైన దానితో ప్రారంభిస్తాను: మీ అన్ని ఇమెయిల్లను మీ ఇన్బాక్స్లో ఉంచండి. మీరు ఇమెయిల్లను మీ ఇన్బాక్స్లో మీరు వ్యవహరించిన తర్వాత వదిలివేసినా లేదా లేకున్నా ఒకేలా ఉంటారని నాకు తెలుసు, కాని మీ మెదడు భిన్నంగా ఉండాలని వేడుకుంటుంది. ప్రిన్స్టన్ యొక్క న్యూరోసైన్స్ ఇన్స్టిట్యూట్ యొక్క 2011 అధ్యయనం "మీ వాతావరణం చిందరవందరగా ఉన్నప్పుడు, గందరగోళం మీ దృష్టి సామర్థ్యాన్ని పరిమితం చేస్తుంది" అని నిర్ణయించింది. ఇది మీ వర్చువల్ వాతావరణంలో కూడా వర్తిస్తుంది; మీరు చూడగలిగే ఎక్కువ ఇమెయిళ్ళు-ఇకపై పట్టింపు లేనివి-మీ మెదడు ఉపచేతనంగా వాటి గురించి ఆలోచిస్తూ గడుపుతుంది.
ఇన్బాక్స్ అయోమయాన్ని తగ్గించడం వలన మీరు తక్కువ పరధ్యానం, ఎక్కువ ఉత్పాదకత మరియు సమాచారాన్ని ప్రాసెస్ చేయగలుగుతారని పరిశోధన సూచిస్తుంది. మీ ఇన్బాక్స్లో ఆ 3, 679 పాత ఇమెయిల్లను ఉంచడానికి ఇది మంచి కారణం కాకపోతే, ఏమిటో నాకు తెలియదు.
మార్పు ఎలా చేయాలి
క్రొత్త మెయిల్ కోసం మాత్రమే మీ ఇన్బాక్స్ ఉపయోగించడం ప్రారంభించండి. మీరు ఇమెయిల్తో పూర్తి చేస్తే, అది ఆర్కైవ్ చేయాలి, దాఖలు చేయాలి లేదా తొలగించబడాలి (ఎప్పుడు ఉపయోగించాలో క్రింద చూడండి). మీకు అవసరమైన ఏదైనా ఇమెయిల్ కోసం మీరు ఎప్పుడైనా శోధించవచ్చు.
తప్పు # 2: మీరు ఆర్కైవింగ్ లేదా ఫైలింగ్ (మరియు వైస్ వెర్సా) ఉన్నప్పుడు తొలగించడం
కాబట్టి ఇప్పుడు మీరు మీ ఇన్బాక్స్ను క్రొత్త మెయిల్ కోసం మాత్రమే ఉపయోగిస్తున్నారు (హర్రే!), ప్రశ్న: మీరు పూర్తి చేసిన అన్ని ఇమెయిల్లతో మీరు ఏమి చేయాలి?
ఎంపికలు ఎ) తొలగించు లేదా బి) సంబంధిత ఫోల్డర్లోని ఫైల్ (లేదా ఆర్కైవ్, Gmail వినియోగదారుల కోసం). చాలా మంది ప్రజలు విపరీతంగా దూరం చేసే పొరపాటు చేస్తారు: అన్ని సందేశాలను తొలగించడం లేదా అవన్నీ ఉంచడం. నిజం, ఆరోగ్యకరమైన సమతుల్యత ఉత్తమ పరిష్కారం. మీకు అవసరం లేని ఇమెయిల్లను నిల్వ చేయడం మీ ఇమెయిల్ ఖాతాలోని నిల్వ కోటాకు దోహదం చేస్తుంది మరియు మీరు వాటిని శోధించినప్పుడు మీరు ఉంచాలనుకున్న ఇమెయిల్లను కనుగొనడం కష్టతరం చేస్తుంది. మరియు అతిగా తొలగించాలా? విమాన నిర్ధారణ ఇమెయిల్ను తొలగించిన మరియు అతని విమాన ప్రయాణాన్ని దాదాపుగా కోల్పోయిన నా స్నేహితుడిలా మీరు ముగించవచ్చు.
మార్పు ఎలా చేయాలి
మీరు ఇమెయిల్తో పూర్తి చేసినప్పుడు, భవిష్యత్తులో మీరు దీన్ని మళ్లీ ప్రాప్యత చేయాలనుకుంటున్నారా అని ఆలోచించడానికి రెండు సెకన్ల సమయం పడుతుంది. లేకపోతే: తొలగించడానికి సమయం. అవును అయితే: ఆర్కైవ్ చేయండి లేదా ఫైల్ చేయండి!
తప్పు # 3: చేయవలసిన పనుల జాబితాగా మీ ఇన్బాక్స్ను ఉపయోగించడం
చేయవలసిన పనుల జాబితాలను ఇష్టపడని వ్యక్తుల కోసం, వారి ఇన్బాక్స్ను ఒకటిగా ఉపయోగించడం సులభమైన పరిష్కారం (లేదా వారు అనుకుంటున్నారు). ఇప్పుడు, "సమావేశ సమయాల గురించి జెర్రీ యొక్క ఇమెయిల్కు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి" వంటి ప్రామాణిక ఇమెయిల్-సంబంధిత పనుల విషయానికి వస్తే, ఆ వ్యక్తులు చనిపోయారని నేను భావిస్తున్నాను. ఆ పనులు చేయవలసిన పనుల జాబితాలో ఉండకూడదు, సాధారణ వ్యాపార కోర్సులో భాగంగా వాటికి సమాధానం ఇవ్వాలి.
"క్రొత్త క్లయింట్ కోసం ప్రతిపాదనను సృష్టించండి" లేదా "కార్యాలయ అద్దె చెల్లించండి" వంటి నిజమైన పనుల కోసం, మీ కోసం పని చేయవలసిన జాబితా వ్యవస్థను కనుగొని, దానికి కట్టుబడి ఉండాలని నేను గట్టిగా సిఫార్సు చేస్తున్నాను. ఎందుకు? ఎందుకంటే మీరు ప్రతిరోజూ చాలా ముఖ్యమైన పనులను పూర్తి చేయాలనుకుంటే, మీరు చేయవలసిన పనుల జాబితాకు ప్రాధాన్యత ఇవ్వగలగాలి. చేయవలసిన పనుల జాబితాగా మీ ఇన్బాక్స్ను ఉపయోగించడం వల్ల మీ సమయాన్ని ఇతరుల చేతుల్లో ఉంచుతుంది. ప్రతి క్రొత్త ఇమెయిల్ మీకు నచ్చినా లేదా చేయకపోయినా చేయవలసిన కొత్తది వస్తుంది. మీ చేయవలసిన పనుల జాబితాకు ఒక పనిని చేతనంగా జోడించడం అనేది ఇతర పనులకు బదులుగా మీరు ఇప్పుడే చేస్తున్నారా అని నిర్ణయించే అవకాశం.
ఇంకా ఒప్పించలేదా? జిల్ డఫీ, లియో బాబౌటా మరియు జెస్సీ గార్నర్ అందరూ దీనికి అద్భుతమైన కేసులను తయారు చేస్తారు.
మార్పు ఎలా చేయాలి
మీ ఇన్బాక్స్ ద్వారా వెళ్లి, చేయవలసిన పనులను తీసివేయండి. ఒకవేళ ఆ ఇమెయిల్ ఇన్బాక్స్-విలువైనది, ఆర్కైవ్, ఫైల్ లేదా ఇమెయిల్ను తొలగించండి. సరే, చేయవలసిన పనుల జాబితాగా మీ ఇన్బాక్స్ను ఉపయోగించాలని మీరు నిజంగా పట్టుబడుతుంటే, ఇమెయిల్లను చేయవలసినవిగా మార్చడానికి మరియు వాటిని మీ ఇన్బాక్స్ నుండి బయటకు తీసుకురావడానికి సహాయపడే మెయిల్బాక్స్ అనే అనువర్తనాన్ని ప్రయత్నించండి.
