సహోద్యోగి జార్జ్ కావో రాసిన పాత ఇమెయిల్ ఉత్పాదకత కథనానికి నా దృష్టిని తీసుకువచ్చినప్పుడు, అది మళ్ళీ రౌండ్లు చేస్తున్నప్పుడు, ఇన్బాక్స్ పోరాటం నిజమని నాకు అర్థమైంది. నేను జపాన్లో మూడు వారాల హనీమూన్ నుండి తిరిగి వచ్చాను, కాబట్టి ఇది ఎంతవరకు నిజమో నాకు తెలుసు. మీ ఇన్బాక్స్ను నిర్వహించడానికి నిజమైన నేర్పు ఉంది, మరియు ఖచ్చితంగా ఒక కళ కాకపోతే, అప్పుడు విద్య. మా యాత్ర అంతా, ప్రాథమికంగా ఇన్బాక్స్ సున్నా కోసం ఎప్పటికప్పుడు కష్టపడే నా భర్త, నా ఫోన్ను చూస్తూ, మెయిల్ ఐకాన్ మరియు నంబర్ను 400 చుట్టూ ఎక్కడో కొట్టుమిట్టాడుతుంటాడు మరియు భయపడతాడు.
"అది నన్ను నొక్కి చెబుతుంది, " అని అతను చెప్పాడు, మరియు నేను అతని నుదురు మీద చెమట పూయడం ఆచరణాత్మకంగా చూడగలిగాను. కానీ, నేను సెలవులో ఉన్నాను! మరియు నా పని ఖాతా మరియు నా వ్యక్తిగత చిరునామా కోసం కార్యాలయంలో వెలుపల స్పందన ఉంది! ఎవరూ నా నుండి ఏమీ ఆశించలేదు, మరియు నేను తిరిగి వచ్చిన తరువాత ఎప్పటికప్పుడు పెరుగుతున్న ఆ సంఖ్యను ఎదుర్కోవడం నాకు సౌకర్యంగా ఉంది.
వాస్తవానికి, ఇన్బాక్స్ వివరాలు, కొన్ని సమయాల్లో శ్రమతో కూడుకున్నవి అయినప్పటికీ, ఖచ్చితమైనవి. అన్ని వారాంతాలను అన్ప్లగ్ చేసిన తర్వాత లేదా యాదృచ్ఛిక గురువారం మధ్యాహ్నం మధ్యలో మీ సందేశాలను సోమవారం ఉదయం తనిఖీ చేస్తున్నా ఫర్వాలేదు. సందేశానికి ప్రతిస్పందన అవసరమా కాదా అని మీకు సెకన్లలో తెలియకపోతే, ప్రతిస్పందన, మీరు దాన్ని గుర్తించడానికి ప్రయత్నిస్తున్న విలువైన పని నిమిషాలను వృధా చేస్తున్నారు.
కావో యొక్క ఉపశీర్షిక, “ఇన్బాక్స్ జీరోకు ఎలా క్రమం తప్పకుండా చేరుకోవాలి” నాకు ఏమి స్పందించాలో మరియు ఎప్పుడు స్పందించాలో తెలుసుకోవడం యొక్క ప్రాముఖ్యతను నాకు గుర్తు చేసింది. ఈ అవగాహన పొంగిపొర్లుతున్న ఇన్బాక్స్ మరియు చక్కగా మరియు చక్కనైన వాటి మధ్య వ్యత్యాసాన్ని సూచిస్తుంది. మీరు నిర్ణయించడంలో సహాయపడే శీఘ్ర చిట్కాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి.
1. ఆధారాల కోసం చూడండి
కొన్నిసార్లు, అవి స్పష్టంగా కనిపిస్తాయి. నా సహోద్యోగులలో ఒకరు సంఘటనలు, అధ్యయనాలు మరియు నివేదికలకు సంబంధించిన కొన్ని ఇమెయిళ్ళను ఫార్వార్డ్ చేస్తారు, కానీ ఆమె “ఆర్కైవ్ చేయడానికి సంకోచించకండి” అని ఎప్పుడూ గమనిస్తుంది. మొదట, కనీసం చాలా వరకు స్పందించకపోవడం వల్ల నేను మొరటుగా ఉన్నట్లు అనిపించింది ప్రత్యుత్తరాల పనితీరు (“ధన్యవాదాలు!”), కానీ ఆర్కైవింగ్ గురించి ఆమె నిర్లక్ష్యమైన గమనిక ఆమెకు అక్కరలేదు లేదా ప్రతిస్పందన అవసరం లేదని నేను త్వరగా గ్రహించాను.
మీకు అలాంటి ప్రత్యక్ష క్లూ లేకపోతే, దాన్ని మళ్ళీ చదవండి మరియు మీ సమాధానం గమనికను ఎలా ప్రభావితం చేస్తుందో నిజంగా ఆలోచించండి. ఒకవేళ అది చెప్పకపోతే, మీ విభాగంలో ఒక వ్యక్తి తాను పనిచేస్తున్న ఒక ప్రాజెక్ట్ను పంచుకుంటున్నారు మరియు మీకు ప్రస్తుతం జోడించడానికి విలువైనది ఏమీ లేదు, రశీదును అంగీకరించినందుకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వకండి.
2. ఒక ప్రశ్నను బయటకు తీయండి
పైన పేర్కొన్నదాని వలె, ఇది తరచుగా సూటిగా ఉంటుంది. మీరు సమాధానం ఇవ్వడానికి ఉద్దేశించిన స్పష్టమైన ప్రశ్న ఉంటే, అప్పుడు స్పష్టంగా ప్రతిస్పందన అవసరం, మరియు ఆ సమయంలో వేగవంతమైనది 24 లేదా 24 గంటల్లో ఒకటి. మిమ్మల్ని సంప్రదించే ప్రతి ఒక్కరూ చాలా అనర్గళంగా లేదా పాయింట్కి ఇమెయిల్లను వ్రాస్తారని హామీ ఇవ్వనందున, మీరు సమాధానం చెప్పడానికి అక్కడ ఏదైనా ఉందా అని చూడటానికి మీరు పేరాగ్రాఫ్ల ద్వారా జల్లెడపట్టవలసి ఉంటుంది.
ప్రశ్న లేదని మీరు నిర్ణయించినప్పటికీ మీకు మీ స్వంత ప్రశ్నలు ఉంటే, అప్పుడు, అన్ని విధాలుగా, స్పష్టత కోసం స్పందించండి. భవిష్యత్తులో అపార్థాలను సేవ్ చేసే అవకాశం ఉంటే దాన్ని అనుసరించడం మరియు మరొకరి ఇన్బాక్స్కు జోడించడం విలువ.
3. మాట్లాడండి you మీరు వినాలనుకుంటే
ఇది బంచ్ యొక్క మోసపూరితమైనది, కానీ మీరు దాన్ని ఆపివేసిన తర్వాత, ఇది రెండవ స్వభావం లాగా మారుతుంది. చాలాసార్లు, మీరు స్పష్టంగా ఏమీ అడగని ఇమెయిల్లను స్వీకరిస్తారు. మీరు సమర్పించిన వాటికి ప్రతిస్పందన, మీరు పూర్తి చేసిన ప్రాజెక్ట్ పై అభిప్రాయం, పరిస్థితిని నిర్వహించడానికి సలహా, విభాగం-నిర్దిష్ట లక్ష్యంపై ఇంటెల్. సంభాషణకు మీరు జోడించడానికి కొత్తగా ఏమీ లేకపోతే లేదా మీరు వ్యాఖ్యానాన్ని శుభ్రంగా తీసుకొని మీ ఉద్యోగంతో ముందుకు సాగగలిగితే, ప్రతిస్పందించకపోవడం పట్ల మీరు సుఖంగా ఉంటారు.
మరోవైపు, మిమ్మల్ని మీరు స్పష్టం చేసుకోవటానికి లేదా మీరు తీసుకున్న నిర్ణయాన్ని వివరించడానికి లేదా తాజా అంతర్దృష్టిని అందించడానికి మీరే వ్యక్తపరచాలని మీరు భావిస్తే-అప్పుడు మీరు ప్రత్యుత్తర బటన్ను నొక్కాలి. మీ పని వాతావరణం స్వతంత్ర ఆలోచనను ప్రోత్సహించే మరియు చర్చించబడుతున్న అంశాలకు దోహదం చేసేటప్పుడు ఇది ప్రత్యేకంగా నిజం కావచ్చు.
వార్తాలేఖలు, మాస్ ఇమెయిళ్ళు లేదా ఐచ్ఛిక పఠనం అనిపించే ఏదైనా ప్రతిస్పందన అవసరం లేదని చెప్పకుండానే ఉండాలి. మీకు ఇది సహాయకరంగా అనిపిస్తే, మీరు కావో సూచనల ప్రకారం ఫోల్డర్లను సృష్టించవచ్చు మరియు మీ ఇన్బాక్స్ను నిర్వహించడం మరియు దానిని నిర్వహించడం ఆచరణాత్మకంగా స్వయంచాలకంగా అనిపిస్తుంది.
పరిగణించవలసిన మరో విషయం ఇది: పంపినవారి స్థానంలో మీరే ఉంచండి. మీరు ఆ సందేశాన్ని పంపినట్లయితే, మీరు ప్రతిస్పందన కోసం చూస్తున్నారా? కృతజ్ఞతలు తెలియజేయడానికి ఖచ్చితంగా సమయాలు ఉన్నప్పటికీ, మీరు ఎవరితోనైనా క్రమం తప్పకుండా కరస్పాండెంట్ చేస్తే లేదా చాలా ముందుకు వెనుకకు ఉంటే-వీటిలో కొన్నింటికి మరింత ఆలోచనాత్మకమైన సమాధానం అవసరం-మీరు బహుశా సురక్షితంగా ఇమెయిల్ను ఒంటరిగా వదిలివేయవచ్చు మరియు పంపకుండా జాగ్రత్తలు తీసుకోవచ్చు మీలాగే, ఇన్బాక్స్ సున్నాను సాధించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నవారికి అనవసరమైన రెండు పదాల సమాధానం.
