మైక్రోసాఫ్ట్ యొక్క వాడకంమెయిల్ విలీనం ఫీచర్, మీరు పెద్ద సంఖ్యలో స్వీకర్తలకు స్వల్ప మార్పులతో అదే పత్రాన్ని పంపవచ్చు. ఒక డాక్యుమెంట్ (ఉదాహరణకు ఒక లేఖ, ఒక స్ప్రెడ్షీట్ వంటి డేటా సోర్స్ డాక్యుమెంట్తో విలీనం చేయబడినా) అనే పదం నుండి విలీనం అనే పదం వస్తుంది.
ఈ ట్యుటోరియల్ కోసం డేటా 2007, 2010, 2013, 2016, మరియు ఆఫీస్ 365 సహా మైక్రోసాఫ్ట్ ఎక్సెల్ యొక్క అనేక వెర్షన్లతో కంపైల్ చేయబడుతుంది.
మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్ యొక్క మెయిల్ విలీనం ఫీచర్ వర్డ్ 2010, 2013, 2016 మరియు ఆఫీస్ 365 కి అనుకూలంగా ఉంటుంది.
పదం యొక్క మెయిల్ విలీనం ఫీచర్ Excel నుండి డేటా సజావుగా పనిచేస్తుంది. వర్డ్ కూడా మీరు ఒక డేటా మూలం సృష్టించడానికి అనుమతిస్తుంది, ఈ డేటాను ఉపయోగించడానికి ఎంపికలు పరిమితం. స్ప్రెడ్షీట్లో మీ డేటాను మీరు ఇప్పటికే కలిగి ఉంటే, అది వర్డ్ యొక్క డేటా సోర్స్లో అన్ని సమాచారాన్ని మళ్లీ టైప్ చేయడానికి అర్ధం చేసుకోదు.
మెయిల్ విలీనం కోసం డేటాను సిద్ధం చేస్తోంది
సిద్ధాంతపరంగా, మీరు ఏ ఎక్సెల్ వర్క్షీట్ను వర్డ్ మెయిల్ విలీనం ఫంక్షన్లో ఏ ప్రత్యేకమైన తయారీ లేకుండా ఉపయోగించవచ్చు. అయితే, మెయిల్ విలీన ప్రక్రియను అనుకూలపరచడానికి మీ వర్క్షీట్ను సిద్ధం చేయడానికి మీరు కొంత సమయం కేటాయించాలి.
స్ప్రెడ్షీట్ డేటాను నిర్వహించండి
మీ ఎక్సెల్ డేటా సరిగ్గా నిర్వహించబడాలి వరుసలు మరియు నిలువు. ప్రతి వరుసను ఒకే రికార్డుగా మరియు ప్రతి నిలువరుసను మీ ఫీల్డ్ లో ఇన్సర్ట్ చేయబోతున్న ఫీల్డ్ గా భావిస్తారు. మీరు రిఫ్రెషర్ అవసరమైతే, Excel డేటా-ఎంటర్ ట్యుటోరియల్ను తనిఖీ చేయండి.
ఒక హెడర్ రో సృష్టించండి
మెయిల్ విలీనం కోసం మీరు ఉపయోగించడానికి ఉద్దేశించిన షీట్ కోసం శీర్షిక వరుసను సృష్టించండి. ఒకశీర్షిక వరుస ఇది కింద కణాలలోని డేటాను గుర్తించే లేబుల్లను కలిగి ఉన్న వరుస. ఎక్సెల్ డేటా మరియు లేబుల్స్ మధ్య తేడాను గురించి కొన్నిసార్లు చాదస్తంగా ఉంటుంది, దీని వలన ఈ బోల్డ్ టెక్స్ట్, సెల్ సరిహద్దులు మరియు శీర్షిక వరుసకు ప్రత్యేకంగా ఉండే సెల్ షేడింగ్లను ఉపయోగించడం ద్వారా ఈ స్పష్టం అవుతుంది - ఎక్సెల్ మీ మిగిలిన డేటా నుండి వేరుగా ఉంటుంది.
మీరు ప్రధాన పత్రంతో డేటాని విలీనం చేసిన తర్వాత, లేబుళ్ళు విలీనం ఫీల్డ్ల పేర్ల వలె కనిపిస్తాయి, కాబట్టి మీరు మీ పత్రంలో ఏ డేటాను ఇన్సర్ట్ చేస్తారనే దాని గురించి ఎటువంటి గందరగోళం లేదు.
ఇది భవిష్యత్తులో వినియోగదారు దోషాన్ని నివారించడంలో సహాయపడుతుంది, ఇది మీ Excel స్ప్రెడ్షీట్లోని నిలువు వరుసలను లేబుల్ చేయడానికి మంచి పద్ధతి.
ఒకే షీట్లో అన్ని డేటాను ఉంచండి
మెయిల్ విలీనం కోసం మీరు ఉపయోగించిన డేటా ఒక షీట్లో ఉండాలి; అది బహుళ షీట్లలో వ్యాపించి ఉంటే, మీరు షీట్లను కలపడం లేదా బహుళ మెయిల్ విలీనాలను నిర్వహించడం అవసరం. అలాగే, మీరు షీట్లను స్పష్టంగా పేరు పెట్టారని నిర్ధారించుకోండి, మీరు దానిని చూడకుండా ఉపయోగించడానికి ఉద్దేశించిన షీట్ను ఎంచుకోవలసి ఉంటుంది.
మెయిల్ మెర్జ్లో డేటా మూలాన్ని అనుసంధానించడం
మీ వర్డ్ డాక్యుమెంట్తో మీ సిద్ధం ఎక్సెల్ స్ప్రెడ్ షీట్ను అనుబంధించడానికి:
-
క్లిక్ చేయండి వర్తమానాలను టాబ్ యొక్క రిబ్బన్.
-
ఎంచుకోండి మెయిల్ విలీనాన్ని ప్రారంభించండి యాక్సెస్ బటన్ కింద పడేయి.
మనము ఈ మాదిరిని ఒక ఉదాహరణగా వ్రాసేటప్పుడు, మనం ఎన్నుకుంటాము లెటర్ నుండి ఎంపిక కింద పడేయి.
-
ఎంచుకోండి గ్రహీతలు ఎంచుకోండి యాక్సెస్ బటన్ కింద పడేయి.
మేము సేవ్ చేయబడిన Excel వర్క్షీట్ నుండి మా డేటాను దిగుమతి చేయాలనుకుంటున్నాము, కాబట్టి ఎంచుకోండి ఇప్పటికే ఉన్న జాబితాను ఉపయోగించండి … ఎంపిక.
-
డైలాగ్ బాక్స్ నుండి, మీ ఎక్సెల్ ఫైల్ను కనుగొని, ఎంచుకోండి.
క్లిక్ అలాగే ముందుకు సాగడానికి.
-
నుండి టేబుల్ ఎంచుకోండి డైలాగ్ బాక్స్, షీట్ను ఎంచుకోండి మీ పట్టికతో, మరియు క్లిక్ చేయండి అలాగే బటన్.
మీ ఎక్సెల్ నిలువరుసల శీర్షికలు కలిగి ఉంటే, నిర్ధారించండి డేటాలోని మొదటి వరుసలో నిలువు వరుస శీర్షికలు ఉన్నాయి ఎంపిక తనిఖీ చేయబడింది.
-
క్లిక్అలాగే.
ఇప్పుడు డేటా సోర్స్ ప్రధాన డాక్యుమెంట్తో సంబంధం కలిగి ఉంది, మీరు టెక్స్ట్ ఎంటర్ చెయ్యడం లేదా మీ వర్డ్ డాక్యుమెంట్ ను సవరించడం ప్రారంభించవచ్చు. అయితే, మీరు Excel లో మీ డేటా సోర్స్లో మార్పులను చేయలేరు. మీరు డేటాకు మార్పులు చేయవలసి వస్తే, Excel లో డేటా మూలాన్ని తెరవడానికి ముందు మీరు డాక్యుమెంట్ను Word లో మూసివేయాలి.
మీ పత్రంలో విలీన ఫీల్డ్లను చేర్చడం
-
క్లిక్ చేయండివిలీనం ఫీల్డ్ని చొప్పించండి మెయిల్ మెర్జ్ టూల్ బార్లో తెరవడానికి తెరవండివిలీనం ఫీల్డ్ని చొప్పించండి కింద పడేయి.
-
మీరు జాబితా నుండి ఇన్సర్ట్ చేయదలిచిన ఫీల్డ్ పేరుని నొక్కి, క్లిక్ చేయండిచొప్పించు.
మెయిల్ విలీన పత్రాలను చూస్తున్నారు
ఒక పత్రంలో విలీనం ఖాళీలను ఇన్సర్ట్ చేసినప్పుడు, డేటా డేటా మూలం నుండి డేటా ఫార్మాటింగ్ పైగా కలిగి లేదు. మీరు ఇటాలిక్స్, బోల్డ్, లేదా అండర్లైన్ వంటి ఫార్మాటింగ్ను దరఖాస్తు చేయాలనుకుంటే, మీరు వర్డ్లో తప్పక చేయాలి.
మీరు పత్రాలతో పత్రాన్ని చూస్తున్నట్లయితే, మీరు ఫార్మాటింగ్ దరఖాస్తు చేయదలిచిన ఫీల్డ్ యొక్క రెండు వైపులా డబుల్ బాణాలను ఎంచుకోండి. మీరు పత్రంలో విలీనమైన డేటాను చూస్తున్నట్లయితే, మీరు మార్చదలచిన టెక్స్ట్ను హైలైట్ చేయండి.
ఏ ఒక్క ఫార్మాటింగ్ మార్పులన్నీ కేవలం విలీనమైన అన్ని డాక్యుమెంట్లలోనే నిర్వహిస్తారు, ఒక్క వ్యక్తి మాత్రమే కాదు.
విలీనమైన పత్రాలను పరిదృశ్యం చేయండి
విలీనం చేయబడిన పత్రాలను పరిదృశ్యం చేయడానికి, క్లిక్ చేయండివిలీనం చేసిన డేటాను వీక్షించండి మెయిల్ మెర్జ్ టూల్బార్పై బటన్. ఈ బటన్ టోగుల్ స్విచ్ వలె పని చేస్తుంది, కాబట్టి మీరు కేవలం ఫీల్డ్లను చూడడానికి తిరిగి వెళ్లాలనుకుంటే, వారు కలిగి ఉన్న డేటాను మళ్లీ మళ్లీ క్లిక్ చేయండి.
విలీనం చేసిన పత్రాల ద్వారా నావిగేట్ చేయండి నావిగేషన్ బటన్లు న మెయిల్ విలీనం రిబ్బన్. వారు, ఎడమ నుండి కుడికి:మొదటి రికార్డ్, మునుపటి రికార్డ్, రికార్డ్ చేయడానికి వెళ్లండి, తదుపరి రికార్డ్, మరియు చివరి రికార్డ్.
మీరు పత్రాలను విలీనం చేయడానికి ముందు, వాటిని అన్నింటిని పరిదృశ్యం చేసే ముందు లేదా సరిగ్గా విలీనం చేయబడిన ప్రతిదీ ధృవీకరించడానికి మీరు వీలయ్యేంత వరకు. విలీనం చేసిన డేటా చుట్టూ విరామ మరియు అంతరంగాలకు ప్రత్యేక శ్రద్ధ ఇవ్వండి.
మీరు పత్రాలను విలీనం చెయ్యడానికి సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు, మీకు రెండు ఎంపికలు ఉన్నాయి. మీరు ఎంచుకునే ఏవైనా పద్ధతి, మీరు అన్ని రికార్డులు, ప్రస్తుత రికార్డు లేదా రికార్డుల శ్రేణిని విలీనం చేయడానికి వర్డ్కు తెలియజేయగల డైలాగ్ పెట్టెతో ప్రదర్శించబడుతుంది. మీ ఎంపిక ప్రక్కన ఎంపిక బటన్ను క్లిక్ చేసి, ఆపై క్లిక్ చేయండిఅలాగే. మీరు ఒక శ్రేణిని విలీనం చేయాలనుకుంటే, మీరు క్లిక్ చేసే ముందు విలీనంతో చేర్చాలనుకుంటున్న రికార్డుల సంఖ్యను ప్రారంభ సంఖ్యలో మరియు చివరి సంఖ్యలో ఉంచండి.అలాగే. మీరు పత్రాలను ప్రింట్ చేయాలని ఎంచుకున్నట్లయితే, డైలాగ్ బాక్స్ వచ్చిన తర్వాత, మీకు అందించబడుతుంది ప్రింట్ డైలాగ్ బాక్స్. మీరు ఏ ఇతర పత్రానికి అయినా అదే విధంగా మీరు సంభాషించవచ్చు. మెయిల్ విలీనం పత్రాన్ని ముగియండి
