మీరు తెలుసుకోవలసిన ప్రాథమిక ఇమెయిల్ మర్యాద నియమాలు - మ్యూస్

ఇమెయిల్. ఇది ప్రధాన సౌలభ్యం మరియు నిరంతరాయ పరధ్యానం రెండూ. కానీ, ప్రస్తుత సమయంలో మీరు దాని గురించి ఎలా భావిస్తున్నారనే దానితో సంబంధం లేకుండా, ఒక విషయం ఖచ్చితంగా ఉంది-ఇది అనివార్యమైన అవసరం. ఒక (సరే, ఒకటి కంటే ఎక్కువ) ఇమెయిల్‌ను కంపోజ్ చేయకుండా మీరు పనిదినం ద్వారా దీన్ని చేయలేరు.

మరియు, మీరు ప్రొఫెషనల్‌గా ఉండాలనుకుంటే మరియు మీ పాయింట్‌ను స్పష్టమైన మార్గంలో పొందాలనుకుంటే, అది సమర్థవంతమైనది, మరియు మీ సహోద్యోగులు స్వచ్ఛమైన నిరాశతో వారి డెస్క్‌లపై తలలు వేయాలనుకుంటున్నారా? సరే, కొన్ని విభిన్న మర్యాద నియమాలు ఉన్నాయి, మీరు మనస్సులో ఉంచుకోవాలని నిర్ధారించుకోవాలి.

“అవును, అవును, అవును. నేను ఇంతకు ముందు మిలియన్ సార్లు విన్నాను, ”మీరు ఆలోచిస్తున్నారు. కానీ, ఈ పాయింట్లు ఇంటికి ఎన్నిసార్లు దెబ్బతిన్నప్పటికీ, గత వారంలో కనీసం ఒక్కసారైనా మీరు ఒక సాధారణ ఇమెయిల్ ఫాక్స్ పాస్‌కు పాల్పడినట్లు పందెం వేయడానికి నేను సిద్ధంగా ఉన్నాను-బహుశా రోజు కూడా.

మనమందరం ప్రతిసారీ రిఫ్రెషర్‌ను ఉపయోగించవచ్చని నేను ప్రత్యేకంగా చెప్పనవసరం లేదు. కాబట్టి, మీకు తెలిసిన ప్రమాణం చేసిన ఇమెయిల్ మర్యాద నియమాలన్నింటినీ తెలుసుకోవడంలో మీకు సహాయపడే సులభ జాబితా ఇక్కడ ఉంది-అయినప్పటికీ వాస్తవానికి అమలు చేయడంలో విఫలమైంది.

ప్రాథాన్యాలు

మీరు ఇల్లు నిర్మించినప్పుడు, మీరు నేలమాళిగతో ప్రారంభిస్తారు. కాబట్టి, మేము మీ ఇమెయిల్ యొక్క నిర్దిష్ట విభాగాలలోకి ప్రవేశించే ముందు, ప్రాథమికాలను పరిశీలిద్దాం.

మీరు ఈ వ్యాసంలోని ప్రతి ఇతర భాగాన్ని విస్మరించినా లేదా మరచిపోయినా, కనీసం మీరు ఈ పెట్టెలను తనిఖీ చేశారని నిర్ధారించుకోండి.

1. మీరు వ్యక్తిగత చిరునామా నుండి-ఉద్యోగ అనువర్తనం లేదా సమాచార ఇంటర్వ్యూ కోసం పంపుతున్నట్లయితే, ఉదాహరణకు your మీ చిరునామా ఇప్పటికీ ప్రొఫెషనల్ సౌండింగ్‌లో ఉందని నిర్ధారించుకోండి. మీరు సరైన ముద్ర వేయాలనుకుంటున్నారు మరియు “[email protected]” దీన్ని తగ్గించదు.

2. మీకు కోపంగా సందేశం వచ్చినట్లయితే లేదా మీరే కోపంగా ఉన్నట్లయితే, కంప్యూటర్ నుండి కొన్ని నిమిషాలు దూరంగా ఉండండి. క్షణం యొక్క వేడిలో ఏదో కాల్చడం వలన సమస్యలు వస్తాయి.

3. స్నేహపూర్వక గ్రీటింగ్ మరియు ముగింపును చేర్చండి. ఇది మీ మొత్తం సందేశం మరింత పూర్తి, మెరుగుపెట్టిన మరియు వృత్తిపరమైన అనుభూతిని కలిగిస్తుంది.

4. సరిచూసుకున్నారు. చెప్పింది చాలు.

టైమింగ్

మీ ఇన్బాక్స్ ద్వారా మీ మార్గాన్ని శక్తివంతం చేయడానికి మీరు మీ వంతు కృషి చేస్తున్నప్పుడు మరచిపోవటం చాలా సులభం.

కానీ, మీరు ఎప్పుడైనా ఆలోచనాత్మకమైన, సుదీర్ఘమైన సందేశానికి తక్షణ ఒక-పదం ప్రతిస్పందనను అందుకున్నట్లయితే లేదా మీరు ఆత్రుతగా ఎదురుచూస్తున్న సమాధానం పొందడానికి వారాలు వేచి ఉంటే, సమయం కొంచెం విలువైనదని మీరు అంగీకరిస్తారని నేను భావిస్తున్నాను మరింత పరిశీలన.

1. సాధారణ నియమం ప్రకారం, మీరు వాస్తవికంగా చేయగలిగిన వెంటనే ఇమెయిల్‌లకు ప్రతిస్పందించండి. మీరు ప్రజలను ఉరితీసుకోవటానికి ఇష్టపడరు.

2. సందేశం కొంచెం ఎక్కువ సమయం మరియు ఆలోచనకు అర్హులైతే, మీ ప్లేట్ నుండి బయటపడటానికి సగం-గాడిద, తక్షణ ప్రతిస్పందనను కాల్చవద్దు. బదులుగా, మీరు దాన్ని స్వీకరించారని ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి మరియు ధృవీకరించండి - మరియు పంపినవారికి మీరు విషయాలు ఆలోచించడానికి కొంత సమయం కేటాయించబోతున్నారని తెలియజేయండి.

3. మీ ప్రతిస్పందనలను అదుపులో ఉంచడంలో మీకు సహాయపడే గొప్ప చిట్కా? మ్యూస్ సహ వ్యవస్థాపకుడు అలెక్స్ కావౌలాకోస్ మీరు ఎంత వేగంగా స్పందిస్తారో, మీ సమాధానం తక్కువగా ఉండాలి అని సిఫార్సు చేస్తున్నారు.

గ్రహీతలు

అంతం లేని ఇమెయిల్ గొలుసులు. మీతో ఎటువంటి సంబంధం లేని సందేశాలపై మిమ్మల్ని సిసిగా కొనసాగించే సహోద్యోగులు. ఆ సులభ బిసిసి ఫీల్డ్ ఏమిటో ఎటువంటి ఆధారాలు లేవని అనిపిస్తుంది.

అవన్నీ మీరు బహుశా కడుక్కోవడం-కనీసం ఇతర వ్యక్తులు వాటిని కట్టుబడి ఉన్నప్పుడు. కానీ, ఒక నిమిషం పాటు మీపై చర్చనీయాంశం చేద్దాం. మీ గ్రహీత జాబితాకు సంబంధించి మీరు ఈ మర్యాద నియమాలకు వ్యతిరేకంగా వెళ్ళారా?

1. “ అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి” ఉపయోగిస్తున్నప్పుడు జాగ్రత్తగా కొనసాగండి మరియు ఆ థ్రెడ్‌లోని ప్రతి ఒక్కరూ నవీకరించాల్సిన అవసరం వచ్చినప్పుడు మాత్రమే దాన్ని ఉపయోగించండి. మీకు హెచ్చరిక జరిగింది.

2. BCC ని ఉపయోగించటానికి బయపడకండి, ప్రత్యేకించి మీరు అన్ని చిరునామాలు లేదా గ్రహీతలు అందరికీ కనిపించకూడదనుకుంటే.

3. గుర్తుంచుకోవలసిన సులభ నియమం ఇక్కడ ఉంది: “టు” ఫీల్డ్‌లో ఒకరిని జాబితా చేయడం అంటే మీరు ప్రతిస్పందనను ఆశిస్తారు. దీనికి విరుద్ధంగా, మీరు ఆ వ్యక్తిని సిసి చేస్తే, మీరు ఇతరులకు మీ సందేశంలో అతన్ని లూప్‌లో ఉంచుతారు.

4. ఇవన్నీ చెప్పడంతో, మీరు ఇమెయిల్‌లో తక్కువ మందిని చేర్చగలిగితే మంచిది. వంటగదిలో చాలా మంది కుక్‌లు గందరగోళానికి దారితీస్తుంది మరియు వైర్లు దాటింది.

ముఖ్య ఉద్దేశ్యం

ప్రజలు దృష్టి సారించే మీ సందేశంలోని మొదటి భాగం ఏమిటి? ఇది సులభం: మీ విషయం.

మీకు ఇప్పటికే తెలిసినట్లుగా, మీ ఇమెయిల్ కోసం గొప్ప సబ్జెక్ట్ అద్భుతాలు చేస్తుంది. చెడ్డ విషయం? సరే, ఇది మీ గ్రహీతలలో తీవ్రతరం చేయగలదని చెప్పండి.

1. “చెక్ ఇన్” వంటి అస్పష్టమైన పదబంధాలపై ఆధారపడకుండా మీ సబ్జెక్ట్ లైన్‌ను నిర్దిష్టంగా చేయండి. ఇది మీ గ్రహీతలు మీ సందేశం గురించి వెంటనే సేకరించడానికి అనుమతిస్తుంది. అదనంగా, మీకు తర్వాత అవసరమైనప్పుడు దాన్ని కనుగొనడం చాలా సులభం చేస్తుంది.

2. చిన్నదిగా ఉంచండి. ఇది నిర్దిష్టంగా ఉండాలని మీరు కోరుకుంటున్నప్పుడు, అది దాని స్వంత స్వతంత్ర పేరా కావాలని కాదు. 10 కన్నా తక్కువ పదాలతో అతుక్కోవడానికి ప్రయత్నించండి that దాని కంటే ఎక్కువ ఏదైనా దాని స్వంత వాక్యం కావచ్చు.

3. మీరు ఎంత పెద్ద ఆతురుతలో ఉన్నా, విషయ రంగాన్ని పూర్తిగా దాటవేయవద్దు. అతని లేదా ఆమె ఇన్బాక్స్లో ఆ అరిష్ట “నో సబ్జెక్ట్” చూడటం ఎవరికీ ఇష్టం లేదు.

ఇమెయిల్ బాడీ

ఇక్కడ ఇది మీ సందేశం యొక్క మాంసం మరియు బంగాళాదుంపలు. ఇతర ఫీల్డ్‌లు ముఖ్యమైనవి, కాని మీరు మొదటి స్థానంలో ఉన్న వ్యక్తిని ఎందుకు సంప్రదిస్తున్నారో ఇక్కడ మీరు నిజంగా స్పష్టం చేస్తారు.

అవును, కార్యాలయ సమాచార ప్రసారాలు సాధారణం అవుతున్నాయి. కానీ, మీ ఇమెయిళ్ళు మొత్తం అసంఘటిత సందేశాలుగా రూపాంతరం చెందాలని మీరు కోరుకుంటున్నారని కాదు. మీరు ఈ మర్యాద నియమాలను పాటిస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి మరియు మీ సందేశాలు పాలిష్ మరియు ప్రొఫెషనల్గా ఉంటాయి.

1. ఇది సాధ్యమైనంత స్పష్టంగా మరియు సంక్షిప్తంగా ఉండాలని మీరు కోరుకునే మరొక ప్రదేశం-మీరు ఇమెయిల్ పంపే బంగారు నియమాన్ని పరిగణించవచ్చు. అన్నింటికంటే, ఏదైనా వివరించడానికి వచన పేజీలను తీసుకుంటే, మీరు వ్యక్తిగతంగా లేదా ఫోన్‌లో చేయడం మంచిది.

2. మీరు పాఠశాలలో నేర్చుకున్న సాంప్రదాయక రచనా నియమాలన్నింటికీ కట్టుబడి ఉండండి. అంటే సరైన వాక్య నిర్మాణం, క్యాపిటలైజేషన్, విరామచిహ్నాలు మరియు ఎమోజీలతో మీ సందేశాన్ని చెదరగొట్టే ప్రలోభాలను నిరోధించడం.

3. మీ సందేశంలో స్పష్టమైన అడగండి లేదా చర్య అంశాలు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. మీరు ఏదో ఒక సహోద్యోగి అభిప్రాయాన్ని అభ్యర్థిస్తున్నా లేదా ప్రాజెక్ట్ యొక్క వివరాల కోసం వెతుకుతున్నా, మీకు ఇమెయిల్ చేయడానికి ఒక బలమైన కారణం ఉండాలి - మరియు మీరు కూడా ఆ కారణాన్ని స్పష్టంగా చెప్పాలి.

4. గ్రహీతకు ఎటువంటి చర్య అవసరం లేకపోతే మరియు మీరు నవీకరణను అందించడానికి ఇమెయిల్ ఇస్తుంటే, దాన్ని కూడా స్పష్టంగా చెప్పండి. ప్రజలు మీ నోట్ నుండి ఏమి ఆశించారో తెలుసుకొని దూరంగా ఉండాలి.

5. తగిన చోట బుల్లెట్ పాయింట్లు లేదా సంఖ్యా జాబితాలను ఉపయోగించండి. మేము అందరం బిజీగా ఉన్నాము మరియు కొన్ని ఆకృతీకరణ మీ సందేశం ద్వారా దాటవేయడం మరియు ముఖ్యాంశాలను పొందడం చాలా సులభం చేస్తుంది.

6. ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని ధైర్యంగా ఉంచండి, కానీ అన్ని టోపీలను ఉపయోగించకుండా ఉండండి, ఇది మీరు అరుస్తున్నట్లు అనిపిస్తుంది.

7. స్పష్టమైన ఫాంట్‌ను ఉపయోగించండి మరియు చాలా విభిన్న ఫాంట్ రంగులను నివారించండి. మీ సందేశం వీలైనంత సులభంగా చదవాలని మీరు కోరుకుంటారు.

అటాచ్మెంట్లు

మీ ఇమెయిల్‌కు ఏదైనా జోడించాల్సిన అవసరం ఉందా? ఇది తరచూ ఒక పునరాలోచన, మరియు “పంపించు” నొక్కే ముందు సరిగ్గా ఏమి అవసరమో తెలుసుకోండి.

కానీ, జోడింపులు ఇమెయిల్ ప్రపంచంలోని వైల్డ్ వెస్ట్ కాదు. లేదు, మీరు అనుసరిస్తున్నారని నిర్ధారించుకోవాలనుకునే కొన్ని మర్యాద నియమాలు ఇంకా ఉన్నాయి.

1. ఏదైనా అటాచ్ చేయడానికి ముందు, ఇది వాస్తవానికి అవసరమని నిర్ధారించుకోండి. రెండు వాక్యాలను కలిగి ఉన్న ఒక పేజీ వర్డ్ పత్రాన్ని అటాచ్ చేయడంలో అర్థం లేదు.

2. సందేహాస్పదంగా ఉన్నప్పుడు, మీ ఫైల్‌ను పిడిఎఫ్‌గా అటాచ్ చేయండి, అందువల్ల మీరు ఎటువంటి అనుకూలత సమస్యల్లోకి రాలేరు.

3. మీరు పెద్ద అటాచ్మెంట్ పంపించవలసి వస్తే, మీరు “జిప్” చేశారని నిర్ధారించుకోండి లేదా ముందుగా దాన్ని కుదించండి.

4. మీ ఇమెయిల్ యొక్క బాడీని రూపొందించే ముందు మీ ఫైల్‌ను అటాచ్ చేసే అలవాటును పొందండి. ఆ విధంగా, “క్షమించండి, నేను అటాచ్మెంట్ మర్చిపోయాను!” అనే భయంకరమైన సందేశాన్ని మీరు నివారించవచ్చు.

మీరు కళ్ళు తిప్పుతూ, ఇవన్నీ మీరు ఇంతకు ముందే విన్నారని చెప్పుకుంటే, నేను నిన్ను నిందించడం లేదు. కానీ, అవకాశాలు ఉన్నాయి, మీరు తరచూ పునరావృతమయ్యే ఈ మర్యాద నియమాలను ప్రతిసారీ ఒకసారి పాటించడంలో విఫలమవుతారు.

కాబట్టి, ఆటోపైలట్ నుండి స్నాప్ అవ్వడానికి మరియు మీ సందేశాలకు ఎక్కువ శ్రద్ధ వహించడానికి ఇది మీ స్నేహపూర్వక రిమైండర్‌గా పరిగణించండి. మీ సహోద్యోగులు మీకు కృతజ్ఞతలు తెలుపుతారు.

జాబితాకు జోడించడానికి మీకు ఇతర నియమాలు లేదా పెంపుడు జంతువులు ఉన్నాయా? ట్విట్టర్‌లో నాకు తెలియజేయండి!